Superar los desafíos presupuestarios

Ser eficaz a la hora de elaborar un presupuesto puede ayudarte a tener éxito como gerente de proyectos.

Desafío 1: Preasignación del presupuesto.

Podría haber situaciones en las que el presupuesto ya esté definido antes incluso de comenzar el proyecto. Esto se conoce como preasignación presupuestaria. Algunas organizaciones siguen ciclos presupuestarios estrictos, lo que puede llevar a que se realicen estimaciones de costos antes de que el alcance del proyecto esté completamente definido. 

Si te dan un presupuesto preasignado, es importante trabajar con el cliente para definir expectativas sobre el alcance y los resultados entregables dentro del presupuesto asignado. Para entregar un buen producto sin salirte del presupuesto asignado, deberás planificar en detalle. 

Un presupuesto preasignado también se debe controlar de manera rutinaria a fin de asegurarse de que los montos presupuestados sean suficientes para cubrir los costos. Recuerda realizar un seguimiento cuidadoso de todos los gastos del presupuesto. Contrasta regularmente estos gastos con el presupuesto preasignado a fin de asegurarte de tener fondos suficientes para el resto del proyecto. 

Parte de esa planificación involucra asegurarte de realizar un seguimiento de los gastos fijos y aquellos relacionados con el tiempo y materiales. Los contratos fijos generalmente se pagan cuando se alcanzan ciertos hitos. Los contratos de tiempo y materiales, por otra parte, tienen pagos mensuales en función de las horas trabajadas y otras tarifas asociadas con el trabajo, como los viáticos.  

Desafío 2: Cálculo incorrecto del TCO.

Otro escollo presupuestario que debes procurar evitar es subestimar el costo total de propiedad (TCO) de los recursos del proyecto. El TCO tiene en cuenta múltiples elementos que contribuyen al costo de un artículo. Este valor tiene en cuenta no solo los costos iniciales, sino también los gastos asociados con un producto o servicio a lo largo de toda su vida útil. 

Ve el TCO en el contexto de un bien más común, como un vehículo. Supón que compras un vehículo por un precio determinado, pero, luego, también debes pagar por cosas relacionadas con él, como los gastos relacionados con la licencia de conducir, el patentamiento y el mantenimiento. Si sumas todo esto, obtendrás el TCO del vehículo. Entonces, ahora que sabes qué cosas incluye el TCO, puedes evaluar esas tarifas antes de comprar tu próximo vehículo. Por ejemplo, podrías optar por un vehículo con menos requisitos de mantenimiento frente uno que requiera un servicio más frecuente, ya que sabes que eso te permitirá ahorrar dinero en general. 

El mismo concepto se aplica a la hora de presupuestar un proyecto. Por ejemplo, si tu equipo usa tecnología de software que tiene una tarifa de servicio, entonces es importante tener en cuenta los costos asociados con ese servicio. Otros tipos de costos que debes tener en cuenta a la hora de calcular el TCO son las garantías, los suministros, los costos adicionales requeridos y los costos de actualización. 

Desafío 3: Requisitos imprevistos.

Los requisitos imprevistos, también conocidos como “corrupción del alcance” o “síndrome del lavadero”, hacen referencia a una situación en la que los cambios, el crecimiento y otros factores afectan el alcance de un proyecto después de que comience. Los requisitos imprevistos derivan en trabajo adicional no planificado, lo que puede afectar el presupuesto del proyecto. 

Hay varios factores que pueden conducir a requisitos imprevistos. Estos son algunos de ellos:

● Una declaración de trabajo (SoW) imprecisa.

● Conversaciones y acuerdos sobre el proyecto que no se documentan oficialmente.

● Cronogramas y plazos inalcanzables.

● Pedidos de último momento de los principales interesados. 

Abordar estos factores mientras planificas tu proyecto puede ayudarte a evitar que los requisitos imprevistos afecten tu presupuesto. 

Podrías enfrentarte a muchos desafíos diferentes a la hora de planificar y administrar un presupuesto. La preasignación presupuestaria, la subestimación del TCO de los recursos del proyecto y los requisitos imprevistos son algunos de los más comunes. A medida que avances en tu carrera como gerente de proyectos, conocer estos desafíos puede ayudarte a evitarlos y superarlos.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.