Los proyectos no son la única tarea en la que el gerente de proyectos puede participar. También hay programas y portfolios. El proyecto es una tarea que tiene un solo propósito, el programa es un conjunto de proyectos y el portfolio es el conjunto de proyectos y programas de toda la organización. Piénsalo así: los proyectos pueden existir dentro de los programas, que a su vez pueden existir dentro de los portfolios. Ten en cuenta que se dice “pueden”, ya que no siempre es el caso. También pueden existir proyectos como iniciativas independientes, sin vinculación. Pero si integran algo mayor dentro de la organización, los proyectos pueden convertirse en un programa.
Los éxitos colectivos e individuales de los tres se basan en las mejoras continuas. Entonces, ¿quiénes gestionan estas tareas diversas e impulsan el éxito? Analicemos esto de forma organizacional y empecemos por el gerente de proyectos.
El gerente de proyectos supervisa los proyectos individuales y tiene entregables concretos a corto plazo. El gerente de proyectos tiene a su cargo la mejora continua del proyecto que le asignaron. El gerente del programa supervisa a los grupos de los proyectos e incluso a otros gerentes de proyectos y se centra en objetivos comerciales a largo plazo. Este gerente del programa tiene a su cargo la mejora continua del conjunto de proyectos que le asignaron. Un gerente de portfolio supervisa un grupo de proyectos y programas y se encarga de la gestión centralizada de todos ellos. Este gerente de portfolio tiene a su cargo la mejora continua de su conjunto asignado de proyectos y programas. Las diferentes empresas pueden tener nombres apenas diferentes para estas funciones, pero el concepto es el mismo.
Examinemos un ejemplo en el que estas funciones directamente crean una mejora continua para sus organizaciones. Un gerente de proyectos ha decidido ofrecer capacitaciones interdepartamentales mensuales a los miembros de su equipo. Su equipo es pequeño, así que consideró útil que las personas de otros departamentos entiendan su carga de trabajo y sus procesos. De esta manera, si alguien está fuera de la oficina, siempre habrá cobertura. Después de un par de meses de estas capacitaciones, el gerente de proyectos se da cuenta de que no solo mejoran los procesos de comunicación, sino que también actúan como formadores de equipos sin advertirlo. Debido a las capacitaciones, los empleados tienen la oportunidad de interactuar y llegar a conocerse mejor. El gerente de proyectos eleva esta información a su gerente del programa, y al gerente del programa le encanta esta información inesperada. Ahora, el gerente del programa puede incorporar estos capacitadores en todos los proyectos bajo su gestión, lo que lleva las mejoras continuas a todo el programa en lugar de solo al proyecto.
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