Diferentes métodos de seguimiento

Entendiendo cuán importante es el seguimiento, exploremos y comparemos varios tipos de métodos de seguimiento. El propósito de tu plan del proyecto es guiarte a través de la ejecución de tu proyecto. Por lo tanto, siempre incluirá, al menos, un tipo de método de seguimiento y, a veces, podrías usar más de uno según las necesidades de tu equipo.

Los métodos de seguimiento que se explicarán en esta publicación son un diagrama de Gantt, una hoja de ruta y un diagrama de trabajo pendiente. Hay muchos otros, pero estos son de los más utilizados. El tipo que elijas dependerá de lo que consideres adecuado para tu proyecto. Es importante recordar que debes seleccionar algo que todo el equipo pueda entender, consultar y mantener actualizado fácilmente. 

Vamos a comparar los métodos de seguimiento mencionados. 

Quizás el método de seguimiento más común de todos es el diagrama de Gantt. Es una herramienta de eficacia probada para mantener tu proyecto en marcha. Un diagrama de Gantt mide las tareas contra el tiempo e incluye información útil, como quién hará cada tarea y cuál debería ser el orden de las tareas. Por este motivo, es un diagrama útil para mantener el cronograma y para proyectos con muchas dependencias, tareas, actividades o hitos que dependen unos de otros. También es un diagrama útil para equipos con muchas personas porque la propiedad y las responsabilidades se presentan explícitamente de forma visual. A medida que haces un seguimiento y avanzas de manera secuencial en el tiempo, comienza a verse como una cascada; es por eso que los diagramas de Gantt se usan generalmente en la gestión de proyectos de Waterfall. Cada tarea está representada por una barra de progreso horizontal y la longitud de la barra depende de cuánto tiempo se asigne a la tarea. Las barras se agrupan una sobre la otra para denotar que la tarea en la parte superior debe completarse antes de que la siguiente se pueda completar. Los diagramas de Gantt suelen residir en tu plan de proyecto y se actualizan con el progreso del proyecto. 

Las hojas de ruta son otro método de seguimiento común. Una hoja de ruta es más adecuada para cuando necesitas una forma de hacer un seguimiento de los grandes hitos de tu proyecto. Es útil para ilustrar a un equipo y a los interesados clave cómo debe evolucionar un proyecto a lo largo del tiempo. Una hoja de ruta puede incluir las metas de tu proyecto en la parte superior y una descripción del enfoque que nos ayudará a cumplir esos objetivos. El enfoque detalla las principales tácticas que tu equipo usará para alcanzar el objetivo. Una hoja de ruta también incluye un resumen del proyecto de alto nivel. En este contexto, alto nivel significa un resumen conciso, por lo general de tres a cuatro oraciones, para indicar claramente los objetivos y las prioridades de tu proyecto. Por debajo de los objetivos, el enfoque y el resumen está la tabla que mapea lo que implicará el proceso. 

Por ejemplo, una tabla se divide en trimestres que reflejan el cronograma del proyecto. Un trimestre es un período de tres meses en el calendario financiero de una empresa. Los hitos clave se enumeran para cada trimestre. También hay tareas que cada miembro del equipo o departamento debe completar. La mayoría de las tareas se pueden asignar a un hito programado para el mismo trimestre. En este ejemplo, el proyecto en su conjunto tiene un hito clave en el primer trimestre de finalizar el inventario para la temporada navideña. El trabajo de la prueba del producto y la finalización de las sugerencias para las ofertas recaen principalmente en los equipos de marketing y ventas. Sin embargo, a veces las tareas pueden tener que completarse antes para desbloquear a otro equipo o hito de futuros trimestres. El equipo de producto e ingeniería trabaja en tareas del primer trimestre y el segundo trimestre que conducirán al lanzamiento de la renovada tienda en línea en el tercer trimestre. Para alcanzar ese hito, cada departamento debe completar tareas específicas y la hoja de ruta hace un seguimiento individual y del progreso del proyecto en cuanto a los hitos. 

Por último, hay un diagrama de trabajo pendiente, el más detallado de estos tres métodos de seguimiento. Un diagrama de trabajo pendiente mide el tiempo en función de la cantidad de trabajo realizado y la cantidad de trabajo restante. Su función principal es mantener al equipo del proyecto al tanto de las fechas de finalización previstas y que el equipo sea consciente del alcance a medida que ocurre. Los diagramas de trabajo pendiente son los más adecuados para proyectos que requieren una revisión detallada y desglosada de cada tarea asociada con un proyecto, y son geniales para proyectos en los que terminar a tiempo es la máxima prioridad. El eje y, o eje vertical, representa el número de tareas que quedan por completar, y el eje x, o eje horizontal, representa el tiempo. Se realiza un seguimiento del progreso desde la esquina superior izquierda del diagrama. A medida que el proyecto avanza, harás un seguimiento y trabajarás para conseguir cero tareas restantes, y a la derecha, trabajarás para cumplir con la fecha de finalización. Suele haber una línea de puntos para lo que se espera o proyecta del progreso en función del tiempo que tu equipo estima que llevará cerrar tareas, y una línea continua que representa tu progreso real. 

Antes de seguir adelante con tu proyecto, tendrás que decidir qué sistema de seguimiento es más adecuado. Si necesitas comunicar hitos a un gran equipo, podrías elegir una hoja de ruta. Si tienes un proyecto con múltiples dependencias, podrías elegir un diagrama de Gantt. Si el seguimiento de las tareas contra la fecha límite es especialmente importante, entonces el diagrama de trabajo pendiente podría ser tu mejor opción. Incluso puedes elegir usar más de uno. Debido a que el método de seguimiento será determinado por el tipo de proyecto en el que estés trabajando, tus recursos y el alcance del proyecto, probablemente usarás varios tipos de métodos de seguimiento en algún momento de tu carrera.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.