Documentación común de adquisiciones

Hay algunos documentos importantes que pueden ayudar a un gerente de proyectos en cada fase del proceso de compras. Por ejemplo, en la fase de iniciación, el gerente de proyectos deberá crear un contrato de confidencialidad o NDA. En la fase de selección, deberá crear una solicitud de propuesta o RFP. En la fase de contratación, se crea una declaración de trabajo o SOW.

El primer documento importante es un contrato de confidencialidad, también conocido como NDA. Muchas empresas usan el NDA de forma estandarizada y se recomienda pedirles a los trabajadores contratados que firmen uno. El propósito de un NDA es mantener la información confidencial dentro de la organización. Por ejemplo, si una empresa utiliza algún tipo de tecnología patentada en un proyecto o se prepara para el lanzamiento secreto de un producto, debes asegurarte de que las conversaciones y la información sobre la tecnología no se filtren a la competencia o al público antes de que esté todo listo para el lanzamiento. 

Luego tenemos la solicitud de propuesta o RFP, que es un documento que describe los detalles y requisitos del proyecto que se transmitirán a los proveedores. Las RFP se utilizan para solicitar ofertas a los proveedores y, así, poder seleccionar el proveedor ideal para tu proyecto. Las RFP se usan ampliamente en diferentes departamentos de una empresa y en varios sectores. Una RFP suele incluir una introducción al proyecto, los resultados deseados, los objetivos, los plazos, los hitos y la información de contacto para que cada proveedor pueda enviarte una propuesta detallada de cómo piensa abordar el trabajo. 

Cuando crees una RFP, no olvides agregar las siguientes secciones al documento. La introducción. Trata esta sección como un resumen general. ¿Cuál es el propósito del proyecto? ¿Qué problemas solucionará? ¿Qué nuevas puertas le abrirá a la empresa? Tus objetivos. ¿Cuáles son algunos resultados medibles que puedes intentar lograr a lo largo del proceso? Lo siguiente es el alcance del trabajo. ¿Cuáles son los detalles del proyecto? ¿Cómo vas a lograr esos objetivos y asegurarte de que el proyecto se inicie correctamente? Luego, incluye los hitos. No olvides resaltar los hitos clave que incluirá tu proyecto. Por último, incluye los requisitos de presentación, como: “Enviar la RFP como presentación e incluir tres prototipos”, junto con las preguntas que quieras que el proveedor responda como parte del proceso. Esto te ayuda a evaluar adecuadamente a los proveedores potenciales. Por ejemplo, podría interesarte saber qué problemas anticipa un contratista o cómo se desglosarán los costos. Cuando envíes la RFP, varios proveedores la verán y, si creen que pueden satisfacer las necesidades de tu proyecto, te harán una propuesta. 

Podrías oír que RFP se use como verbo, como en: “¿Ya se RFPeó esto?”. Esa es una forma de preguntar si ya se envió una RFP a los proveedores. Ten en cuenta que tanto el NDA como la RFP son fijos y siguen siendo los mismos durante todo el proceso. Esto significa que no hay mucho espacio para personalizar estos documentos y que no cambiarán una vez que se hayan enviado. 

Por último, hay un tercer documento importante denominado declaración de trabajo o SOW. Una SOW se envía después de seleccionar el proveedor y evoluciona a medida que avanza el proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.