El propósito de una retrospectiva

¿Alguna vez recordaste un suceso de tu vida y deseaste que hubiese sido diferente? Bueno, no podemos evitar que recuerdes, pero puedes hacer cosas que te permitirán evitar dar los mismos pasos en falso de nuevo. Una forma de garantizar las mejoras continuas es realizar una retrospectiva, así que vamos a analizarlas un poco más en profundidad.

Una retrospectiva es un taller o reunión que da tiempo a los equipos para reflexionar sobre su proyecto. Las retrospectivas, a veces conocidas como retros, deben hacerse durante todo el ciclo de vida del proyecto, pero suelen implementarse después de los hitos más importantes o, más comúnmente, después de completar el proyecto. Las retrospectivas te brindan la oportunidad de hablar de los éxitos y contratiempos que ocurrieron durante el proyecto o las fases. Puedes concebirlas como una forma de mejora de procesos dentro del proyecto. 

Las retrospectivas tienen tres objetivos principales: En primer lugar, fomentan la formación de equipos, porque permiten a los miembros entender perspectivas diferentes dentro de su equipo. En segundo lugar, facilitan una mejor colaboración en proyectos futuros. En tercer lugar, promueven cambios positivos en procedimientos y procesos futuros. Vamos a detallar cada uno de ellos. 

Las retrospectivas son ideales para la formación de equipos, ya que permiten que los equipos se entiendan mejor entre sí y facilitan una mejor colaboración, lo que aumenta la productividad. Las retrospectivas enfatizan la mejora continua y el cambio, en lugar de reciclar hábitos, procedimientos y procesos antiguos que pueden ser dañinos. Las retrospectivas son útiles, ya que, aunque planifiquemos todos los riesgos posibles, lo más probable es que surja algo imprevisto. Cuando algo sale mal y necesitas reflexionar sobre ello con el equipo, te conviene realizar una retrospectiva. 

Algunas razones adicionales para hacerlo comprenden el incumplimiento de plazos o expectativas o una mala comunicación entre los interesados. También es posible que quieras realizar la retrospectiva al final de un sprint. Recuerda que sprint es una serie de tareas asignadas con el fin de cumplir un objetivo. También puedes realizar una retrospectiva tras el lanzamiento y los aterrizajes del producto. Todas estas son grandes oportunidades para registrar elecciones clave que otras personas pueden aprender al trabajar en sus propios proyectos. 

Identificar los obstáculos y éxitos en un proyecto ayuda a mejorar los procesos futuros, pero la forma en que decides realizar una retrospectiva puede variar. No existe exactamente una fórmula o plantilla para una retrospectiva productiva; la forma en que elijas estructurar tu retrospectiva dependerá de tu equipo y lugar de trabajo. Puedes decidir realizar una retrospectiva formal y presencial si el equipo prefiere intercambiar información en esas condiciones. Puedes incorporar notas adhesivas, documentos o cualquier otro tipo de herramientas físicas para ayudar al equipo a intercambiar información. O si adviertes que el equipo suele perder el rumbo en las reuniones presenciales, puedes decidir que una retrospectiva virtual o en línea es la mejor opción. En este caso, las encuestas pueden ayudarte a organizar las ideas. 

Aunque no hay una sola forma de realizar las retrospectivas, hay algunas buenas prácticas para tener en cuenta. Como se ha mencionado anteriormente, querrás que tus retrospectivas sean incuestionables. Si te aseguras de que todos se sientan cómodos para dar su opinión con la mayor franqueza posible, el resultado será la retrospectiva más productiva posible. Para sortear situaciones incómodas o temas delicados, puede ser necesario alentar opiniones anónimas o privadas. 

Un par de tácticas que el gerente de proyectos puede usar para garantizar que el proceso siempre sea incuestionable son el cambio de perspectiva y la sustitución de un discurso de “tú” por uno de “nosotros”. Cambiar de perspectiva implica ponerte en los zapatos del otro. El discurso de “tú” puede meterte en problemas, porque se puede percibir como que todos los que están en la habitación juzgan a la persona responsabilizada. Asegúrate de no centrarte en lo negativo solamente. Las retrospectivas consisten en reflexionar sobre los aspectos positivos de los proyectos también, así que habla sobre aquello que salió bien. ¿Qué estuvo divertido? ¿Qué cosas nuevas serás capaz de llevar contigo a los proyectos futuros? Cualesquiera que sean los aspectos positivos, vale la pena celebrarlos. Incluso puedes pedir algo para cenar o un postre como agradecimiento a todos. 

Finalmente, debes asegurarte de aplicar los cambios que se hayan mencionado. Implementarás esos cambios como corresponde y decidirás manejar el proyecto de forma un poco diferente en la siguiente fase. Las personas no quieren participar en retrospectivas si perciben que sus opiniones no se tienen en cuenta ni se implementan en absoluto. 

Fuente:

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.