Herramientas de visualización de datos

En esta publicación, hablaremos de la visualización de datos y de cómo ayuda a tomar decisiones para tu proyecto. La visualización de datos es la representación gráfica de la información para facilitar la comprensión. Puede incluir gráficos, mapas y tablas, por nombrar algunos. Los gerentes de proyectos usan estas representaciones visuales por algunas razones. Son útiles para comunicar datos a otras personas porque ayudan a filtrar la información al centrar al público en los puntos de datos e ideas más importantes. Las visualizaciones también son una forma más eficiente para resumir la información porque se condensan las ideas y los hechos largos en una sola imagen o representación y, sobre todo, ayudan al espectador a dar sentido y recordar la información que se presenta. Las visualizaciones ayudan a procesar la información y mejoran la memoria. Desempeñan un papel activo en el proceso de narración, ya que ayudan a comunicar las ideas del proyecto para el público. Analicemos algunos tipos de visualizaciones de datos conocidas que los gerentes de proyectos usan en todo el ciclo de vida del proyecto.

En primer lugar, vamos a hablar de una herramienta de visualización de datos que se usa al ejecutar el proyecto: un panel. Un panel es un tipo de interfaz de usuario, normalmente un gráfico o una tabla resumida, que proporciona una vista instantánea del progreso de tu proyecto o su rendimiento. Actúa como un lugar centralizado para que los interesados del proyecto puedan extraer información rápida. Puedes mostrar un resumen de métricas conciso, estadísticas e indicadores clave de rendimiento o KPI. 

Un KPI es un valor o métrica medible que demuestra la eficacia de una organización en la consecución de objetivos clave. Sirven de gran ayuda para que tu equipo y los interesados entiendan si vas por el buen camino. En otras palabras, señalan si estás progresando para alcanzar tus criterios de éxito. En tu panel, puedes tener un resumen de tus principales KPI o métricas y tu progreso hasta la fecha. Por ejemplo, si uno de tus objetivos es que tu proyecto alcance una puntuación del 95 % de satisfacción del cliente al final de un período de tres meses, puedes hacer un seguimiento de ese objetivo mediante miles de encuestas de satisfacción del cliente. En lugar de mostrar una hoja de cálculo de cada respuesta, un panel es un buen lugar para resumir esos resultados y mostrar la puntuación promedio de la satisfacción del cliente para ver el ritmo de tu objetivo. 

De forma similar, también podrías incluir otros KPI clave que indiquen el progreso, como una cuenta atrás que muestre el número de días que faltan para el lanzamiento del proyecto o el porcentaje del número de problemas resueltos. Muchos paneles de proyectos también pueden resumir los planes del proyecto, documentos, e informes en un solo lugar y proporcionar una ilustración del estado de cada uno de ellos. Por ejemplo, si tu plan del proyecto tiene cientos de tareas con diferentes grados de progreso, tu panel puede resumir la cantidad de tareas o hitos completados en ese momento y el porcentaje de tareas que se encuentran en progreso, completadas o no iniciadas. 

Como puedes empezar a notar, los paneles son grandes visualizaciones para las actualizaciones de estado eficientes porque te permiten agrupar, resumir y destacar los puntos de datos principales del proyecto. 

Otra visualización que hace esto es el gráfico de quemado. Un gráfico de quemado es un gráfico de líneas que mide el tiempo contra la cantidad de trabajo realizado y la cantidad de trabajo restante. El trabajo pendiente suele estar en el eje vertical, con el tiempo visualizado de manera horizontal. Esto sirve como una fuerte visualización para ayudar al equipo a imaginar la cantidad de tareas que quedan por completar. Al igual que el gráfico de líneas, el gráfico de columnas es otro gráfico popular que se usa para señalar el rendimiento y el progreso del proyecto. Los gráficos de columnas son útiles para comparar diferentes actividades o comparar el progreso a lo largo del tiempo. Por ejemplo, puedes mostrar diferentes resultados, como el número de clientes y el número de plantas entregadas, año tras año, para demostrar el crecimiento del cambio. 

Los gráficos circulares son útiles para mostrar la composición de algo o la relación entre las partes y el todo. Todos estos gráficos sencillos ofrecen visualizaciones que permiten extraer ideas rápidas y ayudan a contar historias. 

Las infografías son representaciones visuales de información, como datos o hechos, y suelen tener la forma de lo que en Google llaman "one-pager" o "one-sheeter". La diferencia es que suelen ser resúmenes concisos de esos datos. Esto suele hacerse principalmente a través de gráficos o dibujos, destacando los puntos más importantes con texto añadido para dar más explicaciones. Usa las infografías para presentar información compleja de forma rápida, profesional y clara, especialmente cuando no puedas estar presente para compartir todos los detalles. Las infografías deben ser capaces de comunicar información sólida sin necesidad de apoyos y explicaciones adicionales. 

Estos son solo algunos ejemplos de visualización de datos en la gestión de proyectos. Recuerda que deberás usar elementos visuales para demostrar e ilustrar situaciones, por ejemplo, los cambios en el tiempo, la frecuencia, las correlaciones de las relaciones, y para analizar el valor y los riesgos. Otro consejo importante: asegúrate de que estas visualizaciones sean accesibles, deberás asegurarte de que tu historia de datos sea entendida por todos.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.