Liderar equipos de alto funcionamiento

Hay formas clave en las que los gerentes de proyectos construyen equipos altamente funcionales que trabajan para cumplir con los objetivos. Crean sistemas que convierten el caos en orden; se comunican y escuchan; promueven la confianza y la seguridad psicológica; demuestran empatía y generan motivación; delegan responsabilidades y priorizan; y celebran el éxito del equipo. Repasemos cada uno de esos puntos uno por uno.

Los buenos gerentes de proyectos dirigen sus equipos con sistemas que transforman el caos en orden. Puedes hacerlo al crear, implementar y mejorar: estandarizar flujos de trabajo y procesos medibles, repetibles y escalables para tu equipo. Por ejemplo, si notas que muchas veces persigues a tus compañeros de equipo para que progresen en su trabajo, puedes establecer un proceso de cómo y cuándo un compañero de equipo debe avisarte que ha completado una tarea. Piensa en crear sistemas como si fuera el juego de conectar los puntos. Ser gerente de proyectos es algo así, pero no hay números, solo puntos y una imagen parcial. Pero no necesitamos los números. Nos podemos dar cuenta de los puntos, conocer su importancia y conectarlos para ayudar a todos a visualizar el proyecto como un todo. Encuentras el sistema a través del caos y ayudas a otros a encontrarlo también. 

Los gerentes de proyectos también lideran a través de la comunicación y la escucha. Como gerente de proyectos, tu trabajo es garantizar que todo el equipo esté de acuerdo con respecto al estado del proyecto. Por ejemplo, puedes comunicarte con el equipo a través de correos electrónicos de actualización de estado diarios o semanales y reuniones periódicas. Las reuniones de equipo también brindan un espacio para escuchar, ya sea que recibas retroalimentación sobre un flujo de trabajo o un proceso, o respondas a las preguntas del grupo. También puedes pedir retroalimentación o preguntas mediante correos electrónicos de actualización de estado, ya que algunos prefieren hablar en privado. Además de comunicarte y escuchar al equipo en general, también debes conectarte regularmente con los compañeros de equipo individualmente. Haces esto al adquirir una comprensión de los estilos de comunicación y preguntar a los miembros del equipo cómo prefieren comunicarse. Lo que es importante saber es que todos se comunican de manera diferente. Por ejemplo, podría charlar informalmente con los colegas que sé que lo disfrutan, o podría ir directo al grano con colegas que prefieren conversar formalmente. 

Los gerentes de proyectos también lideran al promover la confianza y la seguridad psicológica dentro del equipo. La seguridad psicológica se refiere a la percepción de un individuo de las consecuencias de tomar riesgos interpersonales. Los miembros del equipo deben confiar en que están seguros y hacerse escuchar si tienen comentarios o inquietudes sobre todo el proyecto o sobre sus tareas individuales. Tu trabajo es crear un ambiente de equipo donde las opiniones son bienvenidas y todos los miembros se respetan durante las conversaciones desafiantes. Por ejemplo, durante las reuniones de estado semanales, puedes programar tiempo para conversaciones abiertas, reflexivas e inclusivas. Puedes modelar esto solicitando ayuda para resolver un problema que está afectando al equipo. Debes fomentar las contribuciones de todos los miembros del equipo, independientemente de su rol o rango. Al hacer esto, dejas en claro a tus compañeros de equipo que deberían sentirse cómodos al desafiar los procesos y flujos de trabajo. Y deja en claro que son bienvenidas las críticas al proyecto y los planes, y se valoran sin importar de quién vengan. Si bien puede resultar desafiante brindar y recibir retroalimentación, es una parte saludable de la gestión de proyectos y por lo general implica un mejor resultado del proyecto. 

A nivel individual, los gerentes de proyectos lideran practicando la empatía y creando motivación para los miembros del equipo. Es posible que hayas escuchado la frase “no existe el yo en un equipo”, y, si bien es cierto que los equipos deben trabajar en conjunto para ser eficaces, también es importante recordar que los equipos están formados por personas con diferentes motivaciones y vidas fuera del trabajo. Puedes demostrar empatía por tus compañeros de equipo si estás presente, escuchas y haces preguntas. Durante las conversaciones individuales, evita hacer suposiciones sobre lo que la otra persona piensa y siente. Si eres silencioso y curioso, siempre hay más que aprender.  Además de mostrar empatía por el equipo, también es bueno generar motivación al reconocer un trabajo bien hecho a través de foros públicos, como en una reunión o en un correo electrónico grupal. El reconocimiento les dice a las personas que están haciendo lo correcto y los motiva a seguir haciendo un buen trabajo. Asegúrate de reconocer el buen trabajo, y no solo los esfuerzos heroicos. 

Los gerentes de proyectos también lideran al delegar responsabilidades y priorizar. Es probable que muchos proyectos tengan varias tareas que se realizan a la vez. Y es tu trabajo mantener al equipo concentrado y dirigirte hacia los objetivos y entregables del proyecto. Al delegar la responsabilidad por tareas específicas a miembros individuales del equipo, les ofreces la oportunidad de añadir valor con su conjunto particular de destrezas. También te das espacio para concentrarte en el proyecto como un todo. Al priorizar las tareas, reduces la ambigüedad y aportas claridad para tu equipo. Si crees que una tarea es importante, pero tu equipo no cree lo mismo, pueden trabajar en cualquier tarea que les guste. Al priorizar y dar a conocer esa priorización, mantienes al equipo concentrado. Trabaja con el equipo para consensuar las prioridades y explica tu justificación para obtener su aceptación y aumentar su compromiso con el trabajo. 

Por último, los gerentes de proyectos lideran al celebrar el éxito del equipo tanto durante el proyecto como al final de este. Esto incluye celebrar las victorias grandes y pequeñas, como alcanzar un hito o recibir retroalimentación positiva de los interesados. Celebrar el éxito es una herramienta importante para motivar al equipo porque aumenta su moral y compromiso. Puedes celebrar al equipo con un almuerzo en grupo, un pequeño regalo o incluso un correo electrónico de felicitación. Gestos simples como estos demuestran agradecimiento por el trabajo del equipo. Y cuando la gente se siente apreciada, tienden a trabajar con más esfuerzo y sus equipos funcionan mejor. 

En resumen, los gerentes de proyectos construyen equipos de varias maneras: crean sistemas que conviertan el caos en orden, se comunican y escuchan, promueven la confianza y la seguridad psicológica, demuestran empatía y crean motivación, delegan responsabilidades y priorizan, y celebran el éxito del equipo. A medida que crezcas en tu carrera, fortalecerás tu capacidad de liderar equipos más grandes y complejos, pero los principios seguirán siendo los mismos. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.