Los seis pasos del análisis de datos

El análisis de datos es el proceso de recopilar y organizar la información para ayudar a sacar conclusiones, resolver problemas, tomar decisiones informadas y apoyar tus objetivos. 

El análisis de datos consta de seis pasos principales: preguntar, preparar, procesar, analizar, compartir y actuar. Vamos a analizarlos uno por uno.

Preguntar.

Durante la fase Preguntar, haz preguntas clave que te ayuden a enmarcar tu análisis, empezando por la siguiente: ¿Cuál es el problema? Al definir el problema, observa el estado actual de la empresa e identifica en qué se diferencia del estado ideal. Por lo general, hay un obstáculo en el camino o algo incorrecto que debemos arreglar.  En esta etapa, debes ser lo más específico posible. También debes centrarte en el problema en sí, no solo en los síntomas. Por ejemplo, imagina que estás haciendo un análisis de datos para un gimnasio que está perdiendo socios. Podrías preguntarte lo siguiente: ¿Por qué seguimos perdiendo socios? Pero una pregunta mejor y más específica sería la siguiente: ¿Qué factores afectan negativamente a la experiencia de los socios? De este modo, cuando te pongas a investigar, sabrás exactamente lo que tienes que buscar. 

Otra parte de la etapa de Preguntar es identificar a los interesados y comprender sus expectativas. Puede haber muchos interesados en un proyecto, y cada uno de ellos puede tomar decisiones, influir en las acciones y opinar sobre las estrategias. Cada interesado también tendrá objetivos específicos que quiere cumplir. Es bastante habitual que un interesado acuda a ti con un problema que necesita solución. Pero antes de comenzar tu análisis, debes tener claro lo que te piden. Por ejemplo, si tu gerente te asigna un proyecto relacionado con el análisis del riesgo comercial del gimnasio, sería una buena idea confirmar si quieren que analices todos los tipos de riesgos que podrían afectar al gimnasio o solo los riesgos relacionados con el clima o las tendencias estacionales. 

Preparar.

Una vez que tengas una dirección clara, es el momento de pasar a la etapa de Preparar. Aquí es donde se recopilan y almacenan los datos que se usarán para el próximo proceso de análisis. 

Volvamos a nuestro ejemplo de la afiliación a un gimnasio. Para recopilar datos sobre la experiencia de los socios, decides enviar encuestas a los socios del gimnasio pidiéndoles comentarios sobre su experiencia. Para asegurarte de obtener respuestas específicas, pídeles que te den su opinión en tres categorías distintas: mantenimiento de las instalaciones, servicio al cliente y costo de la afiliación.  También deja espacio para que escriban una respuesta. Cuando recibas las encuestas de los socios, es importante que tengas un sistema organizado para localizarlas y archivarlas.   

Procesar.

En esta etapa es cuando llega el momento de procesar los datos. En este paso, “limpiarás” tus datos, lo que significa que los ingresarás en una hoja de cálculo o en otra herramienta de tu elección y eliminarás las incoherencias e inexactitudes que puedan obstaculizar los resultados.  Al recopilar los datos, asegúrate de eliminar las respuestas duplicadas o los datos sesgados. Esto te ayuda a saber que cualquier decisión tomada a partir del análisis se basa en hechos y que es justa e imparcial. Por ejemplo, si al clasificar las encuestas observas que hay respuestas duplicadas de un solo socio del gimnasio, tendrás que deshacerte de las copias para asegurarte de que tu conjunto de datos es preciso.  

Durante esta etapa, también es importante verificar los datos que preparaste para asegurarte de que están completos y son correctos y de que no hay errores tipográficos u otros errores. 

Analizar.

En esta etapa, analizarás de cerca los datos para sacar conclusiones, hacer predicciones y decidir los próximos pasos. Aquí, transformarás y organizarás los datos de manera que resalte el alcance completo de los resultados para que puedas descubrir qué significa todo. Puedes crear visualizaciones mediante tablas y gráficos para determinar si hay tendencias o patrones en los datos o si es necesario hacer una investigación adicional. 

En nuestro ejemplo de afiliación a un gimnasio, digamos que el 50 % de los socios escribió una respuesta adicional en la encuesta citando que el equipo está desactualizado. La encuesta también mostró que el 75 % de las respuestas citaban “cuotas de afiliación costosas”. Al observar en un gráfico el 50 % de las respuestas que citan “equipos desactualizados” y el 75 % de las respuestas que citan “tarifas de afiliación costosas”, se puede deducir que estas respuestas se informan entre sí. Los socios sienten que la experiencia no vale el precio. Puedes llegar a la conclusión de que el gimnasio debe invertir en nuevos equipos si quieren mantener a los socios y agregar valor a la cuota de afiliación. 

Compartir.

Una vez que hayas hecho las preguntas para resolver el problema, y se hayan preparado, procesado y analizado los datos, es el momento de compartir las conclusiones. En esta etapa, se usa la visualización de datos para organizarlos en un formato que sea claro y fácil de digerir para el público. Al compartirlos, puedes ofrecer la información que obtuviste durante tu análisis para ayudar a los interesados a tomar decisiones eficaces y basadas en datos para resolver el problema. 

Actuar.

En la etapa final de tu análisis de datos, la empresa toma todos los conocimientos que has proporcionado y los pone en acción para resolver el problema original del negocio. 

Hacer un análisis de datos es un proceso esencial para entender las necesidades y los desafíos de una empresa y determinar soluciones eficaces. Estos seis pasos fundamentales: preguntar, preparar, procesar, analizar, compartir y actuar, te ayudarán a alcanzar el éxito. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.