Mejores prácticas para construir un plan de comunicación

Consejos para crear tu plan de comunicación.

Identificar, identificar, identificar.

Antes de comenzar a crear el plan, responde estas preguntas para asegurarte de tener toda la información relevante:

● Interesados del proyecto: ¿Has creado un gráfico RACI o un mapa de partes interesadas de todos tus interesados? ¿Quién es tu audiencia? ¿Quién necesitará estar informado en diferentes momentos durante el ciclo de vida del proyecto? 

● Frecuencia y método de comunicación: ¿Cuándo y con qué frecuencia deberías consultar con tus interesados? ¿Qué métodos de comunicación prefieren? ¿Cuántos detalles necesita cada interesado? 

● Objetivos: ¿Cuál es el objetivo de tu comunicación? ¿Necesitas una respuesta? ¿Intentas fomentar la participación o simplemente estás proporcionando una actualización? 

● Obstáculos: ¿Existen limitaciones de zona horaria? ¿Barreras del idioma? ¿Algunos interesados necesitan tiempo para responder (por ejemplo, un ejecutivo)? ¿Existe algún problema de privacidad o de acceso a Internet? 

Documentar y desarrollar.

Elige una herramienta o plantilla para documentar todas tus necesidades de comunicación y comienza a desarrollar tu plan. Una vez que comprendas los elementos básicos (interesados, métodos de comunicación, objetivos y barreras), ¡es hora de trabajar en los detalles! Algunos consejos: 

● Agrega una columna para notas. La gestión de proyectos no es única para todos y hay muchas piezas que deben rastrearse. Por ejemplo, si te estás comunicando con un líder o ejecutivo senior, ¿Necesitas copiar a alguien más en el correo electrónico? Si un interesado está fuera de la oficina o no disponible en determinadas fechas, ¿Tienes un plan de respaldo? Agrega notas para establecer recordatorios y cualquier detalle adicional relevante. 

● Utiliza el formato para resaltar cualquier detalle clave en el plan. ¿Se necesita un anuncio de lanzamiento o una decisión urgente para que el proyecto avance? Resalta estos elementos fundamentales en un color o tamaño de fuente diferente para enfatizar su importancia. 

● Asegúrate de que el equipo pueda acceder a tu documento. Comparte el plan con tu equipo. Permitir que tu equipo revise el documento asegura que conocen el plan y les da la oportunidad de ofrecer comentarios. Compartir el documento también sirve como un control adicional para asegurarte de que no se pierda ninguna pieza crucial.

 ● Pon a prueba tu plan. Si envías un correo electrónico o un enlace a todo el equipo, envíate un correo electrónico de prueba a ti mismo o a un colega. Si estás planificando una presentación virtual, asegúrate de probar los aspectos visuales, de audio y otras cuestiones técnicas con anticipación. De esa forma, puedes minimizar cualquier problema técnico.  

Revisar.

Una vez que tu plan de comunicación esté en circulación, consulta con tu audiencia sobre su efectividad. Programar controles de rutina te ayudará a comprender qué funciona y qué no para que puedas mejorar tu plan. Quieres asegurarte de que tu plan de comunicación transmita la información adecuada a los interesados adecuados en el momento justo. Además, asegúrate de verificar que los interesados clave no hayan cambiado con el tiempo. 

Evalúa dónde puedes estar compartiendo información en exceso o en forma insuficiente o si faltan interesados. Puedes hacer esto a través de: 

● Formularios de encuesta anónimos.

● Encuestas o sesiones abiertas de comentarios durante las reuniones del equipo.

● Conversaciones y controles uno a uno con los interesados clave. 

¡Ten en cuenta estos consejos mientras elaboras tu próximo plan de comunicación y estarás listo para el éxito en la comunicación!

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.