Métricas de datos comunes para la gestión de proyectos

Hay muchos tipos de datos de proyectos que puedes usar para determinar el progreso y la eficiencia de tu equipo, evaluar el éxito de tu proyecto e informar las decisiones del proyecto. Si bien no es necesario ser un experto en datos, saber cómo medir, rastrear y evaluar el tipo correcto de datos te ayudará a ofrecer el mayor valor e impacto. Las ventajas de analizar los datos en la gestión de proyectos.

Como gerente de proyectos, puedes usar los datos a diario para tomar mejores decisiones, resolver problemas, mejorar el rendimiento y los procesos y comprender a tus usuarios. 

Por ejemplo, si tienes datos sobre los patrones de compra de los clientes, puedes identificar tus productos más vendidos y podrás tomar decisiones más inteligentes al realizar pedidos de nuevos productos a tus proveedores. Estos datos también te ayudarán a comprender mejor a tus usuarios y tus preferencias para poder mejorar la oferta y el rendimiento de tus productos. 

También puedes usar los datos del equipo del proyecto para ayudarte a refinar tus procesos. Por ejemplo, si tu equipo tiene un problema, el análisis de los datos del rastreador de proyectos sobre el número de tareas completadas, las escalaciones o los problemas de procesos internos puede ayudarte a encontrar el origen. Esto te permitirá tomar una decisión informada sobre dónde enfocar tus esfuerzos para mejorar los procesos. 

A través del análisis crítico, la aplicación y la ejecución, los datos se convierten en una poderosa herramienta para guiar cualquier proyecto en la dirección correcta. 

Datos, métricas y análisis.

Los datos son información. Son los números y los comentarios que tienes a tu disposición sobre diferentes aspectos de tu proyecto. Las métricas son la forma de medir los datos. Definen la información importante o específica (datos) que necesitas saber sobre tu proyecto, como la productividad, la calidad o el compromiso. Una vez que determines las métricas de tu proyecto, analiza los datos de acuerdo con esas métricas para encontrar patrones y responder a preguntas sobre tu proyecto. Este proceso se denomina análisis: usar los datos para responder a preguntas, descubrir relaciones y predecir resultados desconocidos. 

Al analizar los datos, pregúntate: ¿Qué significan las métricas para ti? ¿Cómo quieres usar las métricas que has elegido? ¿Puedes encontrar patrones para hacer predicciones sobre tu proyecto? ¿Puedes encontrar formas de mejorar, u optimizar, ciertos aspectos de tu proyecto? ¿Qué lecciones puedes aprovechar de los datos de tu proyecto? 

A continuación, se presentan algunas categorías comunes de métricas que se usan en la gestión de proyectos y una breve explicación de lo que son y de su utilidad para un proyecto. Ten en cuenta que el uso de diferentes métricas no se limita a estas categorías. Todos los datos de tu proyecto están interrelacionados. La misma métrica también puede proporcionar información diferente cuando se aplica a distintos aspectos de tu proyecto. 

Métricas de productividad.

Las métricas de productividad suelen medir el progreso y la producción a lo largo del tiempo. Te permiten rastrear, o predecir, la efectividad y eficiencia de tu equipo de proyecto. 

Para hacer un seguimiento de la productividad de tu equipo a lo largo del tiempo, analiza el número de tareas o hitos completados en un período de tiempo determinado. Hazte preguntas como, ¿Qué porcentaje de tareas se completan a tiempo y cuánto tiempo suelen tardar? O, si las tareas no se completaron a tiempo, ¿Cuánto tiempo más de lo previsto se tardó en completar todas las tareas? 

Las tasas de finalización a tiempo pueden ayudar a ilustrar a los clientes e interesados cómo progresa el proyecto y cuándo pueden esperar que estén listos ciertos entregables. Si las tasas de finalización de tu proyecto son altas, significa que estás haciendo un buen trabajo para cumplir con tus objetivos de finalización. Si las tasas son bajas, significa que no se cumplen los plazos. El análisis de los datos puede ayudarte a tomar decisiones sobre aspectos como mejorar o implementar nuevos procesos, o reevaluar la forma de estimar el alcance, la complejidad y el cronograma del proyecto. 

Calcular la duración (el tiempo que lleva algo) puede resultar útil para establecer y evaluar las tareas y los hitos y determinar si se cumplirá con los plazos del proyecto. El seguimiento de la duración de las tareas puede mejorar la precisión de la estimación del cronograma de un proyecto. Estos datos se dividen en horas, días, semanas, meses y, a veces, años. 

También puedes analizar la información actual para predecir los resultados futuros y hacer proyecciones (o previsiones) sobre las tendencias de productividad, la duración de los proyectos, los costos, el rendimiento o la calidad. Este tipo de datos te permite gestionar de forma proactiva tu proyecto y tus recursos y medir la exactitud de tus proyecciones a lo largo del tiempo. Por ejemplo, el análisis del rendimiento o la velocidad general de tu equipo puede responder a preguntas como: ¿El equipo está completando sus tareas e hitos? ¿Qué porcentaje de tareas termina a tiempo el equipo? 

Predecir el futuro puede ser imposible, pero comprenderlo mejor y perfeccionar el método para hacer proyecciones es posible y valioso. 

Métricas de calidad.

Las métricas de calidad se relacionan con el logro de resultados aceptables y pueden incluir métricas como el número de cambios, los problemas y la variación de costos, todos los cuales afectan a la calidad. 

Los cambios se refieren a las diferencias en cualquier aspecto del proyecto con respecto a lo que se planeó o requirió originalmente. Los problemas son asuntos que pueden afectar la finalización de las tareas y, a menudo dan lugar a un cambio. Haz un seguimiento del número de cambios y problemas para identificar patrones, perfeccionar procesos y compartir información sobre el proyecto con los interesados. 

La variación de costo o del presupuesto es la diferencia entre la cantidad real de dinero gastada en un proyecto y la cantidad que se presupuestó para el proyecto. Con el tiempo, estos datos pueden ayudarte a comprender si estimas bien los presupuestos para tus proyectos. Una variación baja significa que has estimado el presupuesto del proyecto con precisión. Una variación alta significa que debes reevaluar el proceso de estimación. Es posible que estés subestimando o sobreestimando los costos de tu presupuesto, o que no estés haciendo un seguimiento eficaz de los gastos. 

Felicidad y satisfacción.

Algunos gerentes de proyectos usan un subconjunto de métricas llamadas métricas de felicidad, que también se relacionan con la calidad. Se trata de métricas que se relacionan con distintos aspectos de la satisfacción general del usuario con un producto o servicio, como el atractivo visual, la probabilidad de que lo recomiendes y la facilidad de uso. Las métricas de felicidad generalmente se pueden capturar con una encuesta bien diseñada o mediante el seguimiento de los ingresos generados, la retención de clientes o las devoluciones de productos. 

Las puntuaciones de satisfacción del cliente reflejan las actitudes del usuario, su satisfacción o la facilidad de uso percibida. Estas puntuaciones indican si el proyecto cumplió con lo previsto y si satisface las necesidades de los clientes y los interesados. Las puntuaciones de satisfacción del cliente suelen representar una métrica combinada: la suma de varias métricas de felicidad diferentes. Por ejemplo, en una encuesta de satisfacción, un cliente puede calificar por separado la apariencia de un producto con 6/10, la facilidad de uso con 7/10 y la probabilidad de recomendarlo o volver a usarlo con 8/10. El puntaje global de la satisfacción del cliente sería entonces de 7/10. 

Tendrás que determinar qué puntuaciones son aceptables para tu proyecto al discutir con los interesados cuáles son los aspectos más importantes del proyecto. 

Adopción y compromiso.

Otro conjunto de métricas relacionadas con la calidad son la adopción y el compromiso. La adopción se refiere a la aceptación y uso de un producto, servicio o proceso. El compromiso se refiere al grado en que se usa, es decir, la frecuencia de uso, la cantidad de tiempo que se usa y la amplitud de uso. Puede ser útil pensar en ellos como si se tratara de una fiesta: tus métricas de adopción te revelarán si las personas aceptaron o no la invitación y se presentaron. Las métricas de compromiso te dirían sí estuvieron activos en la fiesta, si participaron en las actividades o interactuaron con otros asistentes, si invitaron a sus amigos a ir con ellos y cuánto tiempo se quedaron. 

Las métricas de adopción para el lanzamiento de un producto o servicio, como una aplicación, un programa de software, un servicio de entrega o una membresía en un gimnasio, serían similares a las del ejemplo de la fiesta. Sin embargo, pueden ser un poco más complejas si necesitas hacer un seguimiento de las métricas para más de una cosa, por ejemplo, si los usuarios hacen compras adicionales o se inscriben en funciones premium. 

Cada proyecto tendrá que definir su propio conjunto de métricas de adopción exitosas, como por ejemplo:

● Índices de conversión.

● Tiempo para generar valor (TTV).

● Tasas de finalización de la integración.

● Frecuencia de las compras.

● Proporcionar comentarios (calificar el producto o servicio).

● Completar un perfil. 

Las métricas de compromiso te indican hasta qué punto se usa un producto, servicio o proceso. Revelan la frecuencia y el tipo de interacción y participación de los clientes a lo largo del tiempo. Las métricas de compromiso pueden incluir la tasa de uso diario de una función de diseño o el seguimiento de los pedidos y las interacciones de los clientes. 

Como gerente de proyectos, no solo te preocupa el nivel de compromiso del usuario final. También es importante monitorear el compromiso de los interesados y de los miembros del equipo. La medición de la participación de los interesados mediante el seguimiento de la frecuencia de la comunicación, las respuestas a los correos electrónicos o las actualizaciones, la asistencia a las reuniones o el nivel de aportación puede darte una idea de si los interesados encuentran o no valor en el proyecto. La falta de un compromiso significativo podría poner en riesgo tu proyecto. Es posible que los interesados no estén al tanto de los cambios o del progreso general del proyecto y, por lo tanto, el resultado final del proyecto puede no satisfacer sus expectativas. Medir el compromiso de los miembros del equipo es vital para el éxito de tu proyecto, porque cuanto más comprometidos estén, más productivos serán y habrá más probabilidades de que produzcan resultados de alta calidad. 

Lo ideal es que las métricas de adopción y compromiso aumenten o, al menos, alcancen las métricas de los objetivos que se establecieron con los interesados al principio del proyecto.  Si no hay aumento o las métricas bajan, entonces tus tasas son bajas y, por lo tanto, no tienen tanto éxito. 

Los datos, las métricas y los análisis son importantes para el éxito de tu proyecto. Deberás estar familiarizado con la forma de recopilar y medir los datos y con la forma de usarlos para informarte sobre los distintos aspectos de tu proyecto. Dependiendo del proyecto y de sus objetivos únicos, algunas métricas serán más importantes que otras. Tu trabajo consiste en asegurarte de que entiendes qué métricas son las que más importan a tus interesados y qué elementos afectan a la capacidad de tu equipo para ofrecer resultados de calidad a tiempo y dentro del presupuesto. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.