Organización de la documentación del proyecto

Se explicará una forma en que puedes organizar toda la información de tu proyecto en un lugar centralizado. Podrás aplicar estas mismas técnicas generales para casi cualquier tipo de estilo o sistema de gestión de proyectos.

Organizar los planes de tu proyecto facilitan el trabajo de todos y eliminan la oportunidad de confusión. Como gerente de proyectos, tu objetivo es tener todos los recursos de tu proyecto documentados y vinculados de manera tal de que tú o cualquier persona del proyecto puedan acceder a lo que necesitan rápidamente. Un par de formas prácticas de organizarse son utilizar una unidad de archivo compartido, como Google Drive, y crear un recurso, como un documento u hoja de cálculo, que vincule todos los archivos y los recursos que se utilizan en el proyecto. 

Por ejemplo, al organizar tus archivos en Google Drive, no importa qué tipo de sistema de uso compartido utilice tu equipo del proyecto, puedes usar el mismo proceso para casi todos ellos. Primero, crea una nueva carpeta y etiquétala con el nombre de tu proyecto. Utiliza esta carpeta para almacenar todos los archivos de tu proyecto. Incluso puedes crear subcarpetas y guardarlas en la carpeta principal del proyecto. También puedes mantenerte organizado al crear un documento de planificación centralizado que una todo. Esto puede servir como una guía de referencia rápida que puedes utilizar para encontrar todos tus archivos con acceso en un solo lugar. 

Un proyecto ya se inició, de a uno a la vez, selecciona un nombre de recurso y, a continuación, establece un enlace. Ahora puedes acceder al archivo directamente desde el documento centralizado. Si el proyecto utiliza varias hojas de cálculo y quieres evitar tener que abrir muchos archivos separados, puedes agruparlos en una hoja, esta hoja tiene pestañas para todas las demás hojas que contienen información del proyecto. Puedes añadir una nueva hoja en cualquier momento. Es útil incluir una hoja de descripción general y vincular cualquier archivo que no sea hoja de cálculo. Este también es un buen lugar para proporcionar una breve descripción del proyecto, instrucciones de uso sobre la hoja, o expectativas de comunicación. En este ejemplo, la hoja de información general se denomina panel de control, que es lo mismo. Puedes decidir cómo etiquetar los tuyos. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.