¿Por qué ocurren los riesgos y los cambios?

Los riesgos y los cambios podrían ocurrir durante un proyecto y eso puede afectar el alcance del proyecto. Un riesgo es un evento potencial que podría ocurrir y afectar tu proyecto. Cuando piensas en los riesgos en el contexto de la gestión de proyectos, lo harás de forma hipotética. En otras palabras, estos podrían no ser eventos que sin dudas sucederán, pero como existe la posibilidad de que ocurran, es tu responsabilidad como gerente de proyectos identificarlos y hacer planes para enfrentar esos riesgos.

Repasemos algunos ejemplos de riesgos. Un riesgo para el proyecto puede ser que un contratista no cumpla con una fecha límite, o introducir una herramienta que podría provocar una interrupción de la comunicación dentro de tu equipo, o un trabajo inesperado adicional debido a la puesta en marcha de una política imprevista. Cuando se presenta algún riesgo, la consecuencia es un cambio en el plan del proyecto. 

Un cambio es cualquier cosa que altera o afecta las tareas, las estructuras o los procesos dentro de un proyecto. Los cambios suelen ser inesperados. La mayoría de las veces, tienen un impacto negativo en el proyecto y tendrás que aprender a afrontarlos. Sin embargo, a veces (muy rara vez) los cambios pueden tener un impacto positivo. Los cambios pueden abarcar cualquier variación del plan del proyecto original con respecto a la triple restricción. Esto puede implicar cambios en las prioridades, el alcance, el presupuesto y los recursos, o cambios en el cronograma del proyecto. 

A continuación leeremos cómo las dependencias internas y externas de un proyecto se afectan entre sí y provocan cambios. Repasemos algunos tipos de cambios que pueden afectar tu proyecto. Algunos ejemplos de cambios pueden incluir cambios en las dependencias o nuevas dependencias. Las dependencias son tareas, actividades o hitos que dependen unas de otras. Así que si una tarea no se completa a tiempo, podría atrasar el resto de las tareas. 

Podrías estar a cargo de las renovaciones de una vivienda donde hay dependencias. Por ejemplo, en la remodelación del baño, no se puede instalar un lavabo nuevo hasta que se coloquen el tocador y las tuberías. Lo siguiente es cambiar las prioridades. El alcance de la remodelación cambia si los suegros de tu cliente de repente tienen que mudarse y tienes que adelantar el trabajo planificado del dormitorio libre antes de completar la remodelación del baño. Además, la capacidad y las personas disponibles podrían cambiar. Tal vez tengas que reemplazar el plomero porque tenías problemas en el sitio de trabajo. Otro tipo de cambio podría incluir una nueva limitación en tu presupuesto o recursos. Por ejemplo, si necesitas reducir los costos del diseño del baño nuevo en un 10% porque tu presupuesto para el trabajo eléctrico es más alto de lo esperado. Otro cambio podría ser la corrupción del alcance. La corrupción del alcance se refiere a cuando los cambios, el crecimiento y otros factores afectan el alcance del proyecto. Por ejemplo, tus clientes están tan contentos con los azulejos del baño nuevo que les gustaría reemplazar los azulejos de todos sus baños. 

Por último, está la fuerza mayor. Este es otro cambio que podría ocurrir debido a una crisis nacional o internacional. Si no estás familiarizado con este término, significa una circunstancia imprevista que impide que alguien cumpla con el contrato debido a una crisis grave. La fuerza mayor es poco común, pero, por ejemplo, si un sindicato se declara en huelga, ciertos proveedores no podrán cumplir con sus contratos. Si hay una pandemia, toda la producción de tu nuevo producto podría detenerse. 

Los cambios se deben medir en contra de las estimaciones del cronograma de alcance, el presupuesto y el tiempo asignadas para tu proyecto, según los requisitos originales. Ten en cuenta que cuando cambies cualquiera de esas cosas, puede tener efectos que pueden ser positivos o negativos. 

Por ejemplo, tus clientes pueden creer que tienen hermosos pisos de madera escondidos debajo alfombra vieja de la sala y querer sacar la alfombra vieja y usar el piso original que está debajo. Tú, como gerente de proyectos de este trabajo de construcción particular presupuestaste retirar la alfombra y lijar los pisos viejos y manchados. Pero surgieron malas noticias. Levantas la alfombra y encuentras que los pisos están en mal estado y podridos. Tendrán que ser reemplazados o reparados, lo que podría resultar costoso. Por lo tanto, tu cronograma y presupuesto probablemente se modifiquen. 

Cuando se trata de quién asume la responsabilidad de gestionar el cambio, serás tú, el gerente de proyectos. Sin embargo, según el proyecto, es probable que no lo hagas solo. Para gestionar los cambios de forma apropiada, querrás referirte a documentos como tu Declaración de trabajo y el gráfico RACI. Sin embargo, es posible que también debas crear documentos nuevos. Querrás crear o familiarizarte con los procesos para solicitar cambios para tu equipo u organización. Estos procesos pueden incluir un formulario de solicitud de cambio. 

Vamos a definir los formularios de solicitud de cambios. Tú y los interesados usarán estos formularios para estar preparados para cualquier cambio y poder gestionarlo de manera adecuada. Dado que muchas personas con diferentes funciones en el proyecto pueden llenar estos formularios, es importante que los formularios sean claros y muy completos. En la plantilla que contiene una tabla de 2 por 10 (por lo regular), tendrás que incluir información en las celdas, tales como el nombre del proyecto, el propietario del debate, quién toma la iniciativa en este debate del equipo y el tipo de debate. Querrás que el público sepa si están debatiendo un riesgo, una oportunidad o cualquier otra cosa. Querrás identificar a los equipos involucrados y el resultado esperado del debate, lo que podría implicar un cambio en las prioridades, un cambio en el cronograma o una convocatoria oficial sobre cómo proceder con un problema. Agrega la fecha límite del debate e identifica qué hitos o metas podrían verse afectados. Proporciona una breve descripción de la situación actual, el cambio y cualquier diferencia esperada que se deba hacer en el plan de registro, como una imagen del antes y el después. Luego, profundiza la propuesta de los cambios necesarios y aborda cualquier compensación. Por último, proporciona cualquier información previa para que todos tengan el mismo contexto. 

También puedes consultar tu declaración de trabajo, o SOW, para obtener más información sobre quién necesita participar en esa conversación. Si notas que uno o más de tus hitos corren riesgo de no completarse, entonces necesitarás que el cliente lo apruebe antes de que el alcance, la fecha límite o el presupuesto se modifiquen, y todos los involucrados deben estar informados. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.