Presentar datos para contar la historia de un proyecto

En este post, se comentará sobre cómo contar una historia poderosa usando datos. Se te enseñará a reunir y organizar los datos de tu proyecto para presentarlos a otras personas dentro de tu organización. 

La presentación es una forma poderosa de comunicar tus ideas y apoyar tus decisiones a lo largo del recorrido del proyecto. Piensa en la presentación como una forma de contar la historia de tu proyecto. La narración es el proceso de convertir los hechos en una narrativa para comunicar algo al público. La narración es la forma de dar vida a los datos y es una manera útil de informar a los interesados dentro de tu organización sobre tu proyecto. En cierto modo, todos somos narradores que usan información y experiencias para compartir ideas con las demás personas.

Las historias suelen tener un principio, un desarrollo y un final. Para contar una gran historia usando datos, repasaremos algunas de las prácticas recomendadas para asegurarnos de que tu historia sea completa, precisa y convincente. En general, hay seis pasos principales para la narración. En primer lugar, definir tu público. Luego, recopilar los datos. A continuación, filtrar y analizar los datos. Cuarto, elegir una representación visual. Luego, dar forma a la historia. Y, por último, reunir tus comentarios. Ahora analicemos cada uno de ellos. 

Paso 1: Definir tu público. En este primer paso, es importante que sepas para quién es la presentación. ¿Es para los patrocinadores del proyecto o para los ejecutivos? ¿O para los miembros del equipo? Definir tu público y averiguar qué es lo que más les importa. Empieza por hacerte preguntas de calificación como las siguientes: ¿Qué querría conocer mi público sobre el proyecto? ¿Cuáles son sus preocupaciones más urgentes? ¿Qué puntos de datos clave influyen en la historia y el resultado del proyecto? Esto te permitirá saber el tipo de historia que quieres contar y el tipo de datos que debes usar para contarla. 

Paso 2: Encontrar los datos que se conectan a la pregunta que quieres responder. Tendrás que empezar a buscar datos de recursos confiables que respalden el punto que intentas exponer. Aprovecha los recursos relevantes del proyecto en documentos como el plan del proyecto o el software de gestión del trabajo para descargar y analizar los puntos de datos clave. 

Paso 3: Filtrar y analizar los datos. Ahora que has recopilado tus datos, tendrás que comprobar su credibilidad y filtrar la información. 

Paso 4: Elegir una representación visual. Las visualizaciones son una buena manera de ayudar a las personas a recordar la información que estás presentando y son una pieza esencial de la narración. Puedes usar los datos de diferentes maneras para contar una historia, puede ser con tableros, tablas, infografías y mapeos. 

Paso 5: Dar forma a la historia. Una vez que has analizado tus datos y sabes cómo te gustaría visualizarlos, es hora de unirlos todos en una narrativa coherente. Tómate un tiempo para pensar en lo que esperas conseguir, en los puntos que quieres exponer y en las preguntas e inquietudes que quieres responder. 

Paso 6: Reunir tus comentarios. Al igual que cuando le pides a un amigo que practique contigo antes de una entrevista, debes asegurarte de hacer una prueba antes de presentar la historia. Intenta recibir la opinión de alguien que no esté relacionado con el proyecto. Averigua si fue interesante. ¿Tiene sentido? ¿Qué preguntas tenía? Sus comentarios pueden ayudarte a identificar las áreas de tu historia que no eran claras o memorables y darte una última oportunidad para hacer ajustes. 

Para recapitular, hay que definir el público, recopilar los datos, filtrarlos y analizarlos, elegir una representación visual, dar forma a la historia, y, por último, reunir los comentarios. La clave para una narración eficaz es ser organizado, intencionado y estar preparado.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.