Priorizar problemas

Vamos a conocer una estrategia común usada para resolver problemas en un proyecto. Además de otras tareas, la responsabilidad del gerente de proyectos es resolver problemas y eliminar las restricciones que perjudican el éxito del proyecto. Una forma de hacerlo es por elevación.

La elevación es el proceso de solicitar la ayuda de un líder o gerente de proyectos de nivel superior para eliminar un obstáculo, aclararlo o reforzar las prioridades, y validar los siguientes pasos. Puede parecer que la elevación tenga una connotación negativa, pero ese no es el caso en la gestión de proyectos. En la gestión de proyectos, la elevación debe alentarse, usarse a menudo e incluso celebrarse. Las elevaciones son saludables y actúan como controles y herramientas de balance para asegurar que se están tomando las medidas adecuadas. Pueden tener como resultado una toma de decisiones rápida y, en general, cuanto antes se resuelva un problema, mejor será el proyecto. En lugar de ir y venir entre dos miembros del equipo que no pueden ponerse de acuerdo, un tercero que sea objetivo podría ayudar a hacer la llamada y reducir las frustraciones del equipo. Finalmente, las elevaciones fomentan la participación. Alentar a los demás a participar en la resolución o la asignación de problemas puede promover la confianza y la responsabilidad compartida entre compañeros de equipo, que son signos de un equipo sano y funcional. 

Antes de empezar a trabajar en un proyecto, el gerente de proyectos, el equipo y el patrocinador del proyecto deben establecer las normas y prácticas de elevación. Esto significa que especificarán a quién se le plantearán los problemas, cómo se plantearán y el foro de debate. Un poco de trabajo inicial ayudará a que las elevaciones se ejecuten sin problemas si fueran necesarias. 

Ahora sabes qué es una elevación y cuándo establecer el framework para la gestión de elevaciones, pero, ¿Cómo sabes cuándo hacer una elevación? Un gerente de proyectos debe elevar un problema ante la primera señal de problemas graves en el proyecto. Los problemas graves son problemas que pueden causar un retraso a un hito importante del proyecto, problemas que causan excesos en el presupuesto, problemas que pueden provocar la pérdida de un cliente y problemas que hacen aplazar la fecha estimada de finalización del proyecto. Básicamente, cualquier cosa que afecte tu restricción triple, tiempo, presupuesto y alcance es algo que debería elevarse. 

La elevación es ideal para prevenir dos problemas comunes dentro de un proyecto: guerras de trincheras y malos compromisos. Las guerras de trincheras ocurren cuando dos pares o grupos no pueden llegar a un acuerdo y ninguna de las partes está dispuesta a ceder. Esto lleva a una paralización del proyecto y, probablemente, provocará retrasos en ciertos aspectos del progreso del proyecto. Por lo general, pensamos en los compromisos como una forma positiva de resolver problemas, pero también existen malos compromisos. Un mal compromiso ocurre cuando dos partes deciden una supuesta solución, pero el producto final igual sufre consecuencias. Cuando se trata de comprometerse con los objetivos importantes del proyecto, no es productivo para ninguna de las partes que simplemente se conformen porque es un medio para alcanzar un fin. Sí, comprometerse y al mismo tiempo mantener los objetivos más grandes del proyecto en mente y trabajar para todo eso junto. Es posible que tengas que ayudar a tu equipo o a los interesados a tomar decisiones difíciles por un bien mayor.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.