Cómo organizar reuniones eficaces

Las reuniones pueden ser un método eficaz para distribuir información, comunicarse con el equipo y los interesados y ayudar a que el proyecto siga en marcha. En este post, aprenderás cómo organizarte y lograr reuniones de equipo eficaces que conducirán a un proyecto exitoso.

Si bien el tamaño, el propósito y el formato de las reuniones pueden variar, las reuniones eficaces siempre tienen los siguientes factores en común: Son estructuradas, intencionadas, colaborativas e inclusivas. Estudiemos estos factores con más detalle. 

En primer lugar, las reuniones eficaces son estructuradas. Esto significa que comienzan y terminan en un tiempo establecido. Se seleccionaron los participantes cuidadosamente. Se priorizaron los temas de la reunión y se designó a alguien como encargado de tomar notas. Administrar el tiempo de la reunión y la audiencia permite a los participantes saber que se los valora y aprecia. Recuerda que el tiempo de todos es valioso. Si la presencia de alguien es innecesaria, no tienes que invitarlo a la reunión. Quizás puedas compartirle las notas. Incluye a personas que puedan aportar a la conversación y a todos aquellos a quienes los temas por tratar afecten directamente. Las reuniones estructuradas también tienen una agenda con temas prioritarios. Así que las cuestiones más importantes reciben la atención que merecen. Es bueno considerar y establecer expectativas sobre cuánto tiempo esperas que el grupo dedique a un tema determinado. Esto se define como bloques de tiempo; sencillamente, significa que estableces un límite de tiempo para la conversación. En un bloque de tiempo, asignas algunos minutos a cada tema para asegurarte de no sobrecargar la agenda. Ten en cuenta el tiempo de reunión y asegúrate de que sea suficiente para el tema que tienes que cubrir. Si son varios los temas que debes abordar, considera programar algunas reuniones más breves centradas en uno o dos temas solamente. 

Después de las primeras reuniones de equipo, considera el ritmo para saber si debes ser más generoso con el tiempo que otorgas a cada tema o si el grupo tiene tiempo para algo más. Si cubres los temas con tiempo de sobra, puedes finalizar la reunión más temprano.

A todos les encanta que les devuelvan su tiempo. Por último, una reunión estructurada debe tener designado a alguien que tome notas. Así, tú o cualquier otro podrán consultar las notas de la reunión después y averiguar lo que se conversó. El encargado de tomar notas puedes ser tú u otro participante de la reunión. Por esta razón, ten en claro cómo, cuándo y con quién se comparten los resultados de la reunión. Una vez más, todo depende del tipo de reunión que tengas y de quiénes participen. 

El siguiente punto por considerar es que las reuniones eficaces también son intencionadas.

Esto significa que tienen propósito y expectativas declarados, que deben constar en la agenda y la invitación de la reunión. Así, todos comprenden por qué participan. La agenda debe establecer expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante la reunión. Esto ayuda a los participantes a prepararse, a que todos se centren en los temas adecuados y aclara las expectativas y objetivos que cumplir. El propósito de la reunión podría ser tomar una decisión, asignar tareas, proponer/inventar una idea o algún otro. El propósito (u objetivo) de la reunión describe el motivo por el cual se reúnen y lo que quisieras lograr. 

Una agenda bien diseñada aumenta la capacidad del grupo para abordar problemas y evita la pérdida de tiempo. Por ejemplo, supón que revisas las ventas comerciales del último mes y estableces objetivos para el siguiente. Tal vez el grupo necesite elegir coordinadores para un próximo evento. O el objetivo puede ser que tu supervisor priorice una lista de tareas. El propósito puede variar de una reunión a otra o puede ser el mismo. Si los participantes necesitan información, envía todo material de lectura introductoria antes de la reunión para que todos asistan ya preparados para participar. Según el propósito, las reuniones pueden ser formales o informales, con grupos de tan solo dos o tres miembros o cientos de participantes. Sea como sea, asegúrate de declarar un propósito claro y racional y esfuérzate por lograr ese propósito al final del tiempo asignado. 

Otro factor de las reuniones eficaces es fomentar un entorno colaborativo. Existe colaboración cuando las personas trabajan juntas para producir o crear algo. Hay muchas maneras de hacer que las reuniones sean colaborativas, aunque el propósito sea que una persona comparta información importante con el resto del grupo. Una forma sencilla de hacerlo es asegurarte de que la agenda no esté llena de presentaciones en las que los participantes solo escuchen. Asegúrate de que la agenda sea clara con respecto a los objetivos de la sesión. ¿Se tomará una decisión o la sesión es de información y discusión? Además, comparte un documento digital sobre la reunión y alienta a los participantes a escribir cualquier comentario o idea directamente en el documento. Es importante que les recuerdes que se compartirán las notas. Esto alienta la escucha activa y la participación en tiempo real durante la reunión. 

Por último, es importante respetar y aceptar a cada persona en su preferencia de estilo comunicativo también en las reuniones, especialmente en las reuniones colaborativas. Hazles saber que se agradecen las respuestas verbales, a través del chat, en las notas de la reunión o en cualquier otro formato que desees incluir. 

El último factor de una reunión eficaz es que sea inclusiva. La inclusión es la práctica o política de incluir a personas que en otro caso quedarían excluidas o marginadas. Un buen uso de la inclusión conduce a una excelente colaboración al garantizar que se valoran todos los aportes de los participantes. Como gerente de proyectos, tienes la función esencial de garantizar que los participantes se sientan respaldados e incluidos. Por lo tanto, es útil ofrecer recursos adicionales sobre formas de participar. Tanto para reuniones presenciales como virtuales, considera designar un moderador o facilitador de la reunión. Esta persona guiará la reunión y ayudará a los participantes con las preguntas en tiempo real mientras otro hace una presentación. Así, el presentador puede concentrarse en su tema mientras el moderador presta atención a los participantes y puede guiarlos sobre cuándo intervenir. También es una buena idea dejar un espacio en la reunión para los participantes que estuvieron callados. Al cerrar un tema o antes de finalizar la reunión, podrías considerar recorrer la habitación de vez en cuando y preguntar a cada persona su opinión sobre un problema o cuestión en particular.  Un componente clave de la inclusión es asegurarse de que las reuniones y las presentaciones sean accesibles. 

Otro tema que debes tener en cuenta es el nivel de acceso a Internet cuando se realizan reuniones virtuales. Ofrece una opción de llamada telefónica a aquellos sin un buen acceso a internet. Google Meet, Zoom y la mayoría de los servicios de reuniones virtuales tienen esta opción. Hazles saber a los participantes que pueden apagar sus cámaras si necesitan mejorar la conexión o ajustar la calidad de video. Centrarse en la inclusión ayuda a crear sentido de pertenencia y sirve para recordarnos que vivimos en un mundo con muchos tipos de personas diferentes. Crear un espacio de reunión donde las personas tengan diferentes perspectivas, antecedentes y experiencias puede rendir frutos, y el apoyo mutuo es primordial. 

Estos consejos no agotan el tema en absoluto, pero con suerte pueden ser útiles para empezar a empoderar a otros para que se unan y contribuyan significativamente. Cuando se hacen bien, las reuniones pueden ser herramientas de comunicación de gran utilidad. Por eso, es importante actuar con decisión al diseñar reuniones que sean estructuradas, intencionadas, colaborativas e inclusivas. Esto te dará la reputación de alguien que escribe reuniones eficaces, inclusivas y exitosas en las que todos se sienten apreciados, lo cual es grandioso para tu proyecto y tu carrera.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.