Comunicar de diferentes maneras

Ya debes saber que una comunicación de equipo eficaz es necesaria para ayudar a garantizar el éxito del resultado del proyecto. En este post, se te darán más consejos para comunicarte con el equipo y se te mostrarán herramientas que los ayudarán a ti y al equipo a comunicarse de manera aún más eficaz.

Como gerente de proyectos, tú eres el que vincula al equipo con la información que necesita. A lo largo del proyecto, serás el principal recurso del equipo en lo respectivo a comunicar y aclarar los objetivos, los factores de acción, el progreso y las actualizaciones. Es importante que te asegures de proveer la información con constancia y coherencia para que todos entiendan cuál es el estado actual del proyecto y qué sucederá después. 

Los equipos se comunican en una gran variedad de maneras. Si bien los gerentes de proyectos constantemente se comunican en los controles y reuniones, los documentos de proyectos, como los planes de proyectos, que incluyen cronogramas, rastreadores y notas de reuniones, también son centros de comunicación del equipo. Es tu responsabilidad ser claro sobre cómo se utilizan esos documentos, quién tiene acceso a ellos y con qué frecuencia se actualizan. Por supuesto, además de esas responsabilidades, también tendrás que enviar correos electrónicos, mensajes instantáneos y asistir a las reuniones. Todas estas cosas son críticas para impulsar un proyecto. Como gerente de proyectos, tú eres quien coordina la información que entra y sale. Tú vinculas a las personas con los detalles necesarios y el contexto y rastreas quién necesita recibir qué información y cuándo. Necesitarás comunicar cierta información al equipo varias veces y de diversas maneras. 

Algunas personas aprenden al escuchar, otras aprenden al mirar y otras aprenden al hacer.

Comunicarte de varias maneras garantiza que compartas conocimientos con el equipo en un formato que les resulte asimilable y fácil de aceptar. El equipo tendrá que concentrarse en muchas tareas. Sé proactivo y destaca la información importante varias veces y de muchas maneras para que nadie se quede afuera del circuito. 

Hay muchas herramientas de comunicación con el equipo para que sea fácil estar en contacto y en sintonía durante todo el proyecto. Algunas de ellas son: correo electrónico y mensajería, reuniones presenciales, videoconferencias y herramientas de gestión de trabajo y colaboración. Es posible que tu organización ya tenga algunas de estas herramientas en funcionamiento o tal vez tengas la oportunidad de seleccionar algunas para un proyecto. En cualquier caso, es bueno estar familiarizado con lo que hay disponible.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.