El proceso de cierre para el gerente de proyectos

Analicemos qué significa el proceso de cierre del proyecto para ti, el gerente de proyectos. Para un gerente de proyectos, es importante cerrar el proyecto correctamente por una serie de motivos. El cierre brinda una oportunidad para reflexionar sobre tu rendimiento y el de tu equipo, garantizar que todas las tareas se hayan completado y evitar la confusión en torno al proyecto en el futuro. Se detallará la importancia de estas prácticas de cierre, así como la documentación necesaria para cerrar con éxito un proyecto.

Uno de los aspectos más importantes de cerrar por completo un proyecto es el informe de cierre del proyecto. Un informe de cierre de proyecto es un documento creado por los gerentes de proyectos para los gerentes de proyectos. Un informe de cierre de proyecto tiene tres propósitos principales. Primero, es un modelo para documentar lo que hizo el equipo, cómo lo hizo y qué entregó. En segundo lugar, proporciona una evaluación de la calidad del trabajo. Y en tercer lugar, evalúa el rendimiento del proyecto con respecto al presupuesto y al cronograma. 

Al igual que la retrospectiva, el informe de cierre del proyecto se puede utilizar para determinar las mejores prácticas cuando se trata de proyectos futuros. Piensa en ello como una transferencia de conocimientos a los futuros gerentes de proyectos. Por ejemplo, una vez que se cierra un proyecto, existe la posibilidad de que un proyecto similar o una continuación de ese proyecto surjan dentro de la organización, y tal vez se asigne otro gerente de proyecto a este nuevo proyecto mientras tú pasas a otras cosas. Si creas un informe de cierre detallado, ayudará mucho a los gerentes de proyectos nuevos a saber lo que sucedió antes en un proyecto similar. El informe de cierre puede incluir cosas que hayan funcionado bien y cosas que no hayan funcionado tan bien. 

La creación de un informe de cierre también reduce el tiempo que dedicas a responder preguntas mientras el nuevo gerente de proyectos se pone al día. Podemos suponer que las personas que lean tu informe en el futuro no estarán familiarizadas con el proyecto, de modo que debe ser lo más detallado posible. De esa manera, el nuevo equipo del proyecto podrá comprender el propósito, la ejecución y el resultado del proyecto basándose únicamente en tu informe. En el informe de cierre de tu proyecto, deberás incluir lo siguiente: 

Un resumen ejecutivo: Es una descripción del proceso y del propósito del proyecto. Debe ser breve y conciso; unas pocas frases en un párrafo como máximo. Si un ejecutivo no tuvo tiempo de leer el documento completo y solo tuvo tiempo de leer este resumen ejecutivo, ¿Sería capaz de entender los aspectos destacados del proyecto? 

Una lista de logros clave: Piensa en esto como una forma de destacar los logros del equipo, así como el impacto general del proyecto. Incluye las lecciones aprendidas, como: ¿Qué salió bien y por qué? ¿Qué salió mal y por qué? ¿Cuáles fueron los principales efectos de las áreas problemáticas clave, como la corrupción del alcance y el incumplimiento del cronograma? 

Elementos abiertos: Cosas que no llegaste a hacer o ideas para cambios que harías si hubieras tenido tiempo. 

Tus próximos pasos: Cosas como si se planean proyectos de seguimiento y si se requiere algún mantenimiento continuo. También debes incluir información importante sobre el cronograma y las fechas límite importantes, como: cuáles fueron tus hitos y cómo los elegiste. ¿Cuánto tiempo llevó completar el proyecto? ¿El proyecto se mantuvo encaminado? Y cualquier información sobre contratiempos importantes. Asegúrate de enumerar los recursos y miembros del equipo. Explica quién estuvo involucrado y cuáles eran sus funciones. Esta también es una forma clave de reconocer a las personas que contribuyeron a la finalización del proyecto. 

Y por último, incluye una sección de recursos y archivo del proyecto. Esto incluirá vínculos a información como tu plan de proyecto original, las comunicaciones y los comentarios documentados de los interesados (como notas de reuniones), la documentación utilizada para rastrear, supervisar e informar y cualquier información técnica relacionada con los entregables del proyecto, como guías y manuales de usuario. 

Es de esperar que a estas alturas ya comprendas cómo los informes de cierre de proyectos benefician no solo a la organización, sino también al gerente de proyectos. Los informes de cierre del proyecto promueven la visibilidad entre los miembros del equipo y permiten crear proyectos futuros más eficientes.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.