La importancia del cierre de un proyecto

En esta publicación, analizaremos la fase de cierre de un proyecto. Responderemos las preguntas: ¿Qué significa el cierre de un proyecto? ¿Por qué es importante, y cuándo ocurre? El cierre de un proyecto es el proceso que se lleva a cabo para completar formalmente el proyecto, la fase actual y cumplir con las obligaciones contractuales. Lo primero que debes saber es que completar un proyecto no es lo mismo que cerrar un proyecto. Terminar un proyecto no significa que esté cerrado. En un restaurante, solo porque pediste tu comida y la terminaste, no significa que tu experiencia culinaria haya terminado. Tienes que pagar la cuenta antes de irte. Lo mismo ocurre con los proyectos.

¿Qué se necesita en realidad para cerrar un proyecto? Hay tres criterios que componen el cierre de un proyecto. Deberás asegurarte de que todo el trabajo está terminado. Asegúrate de que los procesos de gestión del proyecto acordados se ejecuten y obtengan el reconocimiento formal de los interesados de que el proyecto está terminado. Primero, debes asegurarte de que todo el trabajo está terminado. Existe la posibilidad de que una de las tareas se haya pasado por alto. Al hacer una revisión del proyecto, verificas dos y hasta tres veces que todo el trabajo esté terminado para evitar tener que volver a examinar el proyecto más adelante. 

A continuación, debes asegurarte de que todos los procesos de gestión de proyectos acordados se hayan ejecutado. A veces, las tareas de gestión se pasan por alto. Si la tarea en sí misma se completó, el procedimiento o trabajo administrativo que tiene que llevarse a cabo después podría quedar en el olvido. 

Finalmente, necesitarás un reconocimiento formal y el reconocimiento de los interesados clave de que el proyecto se completó. Si no tienes la aprobación formal de todos los interesados de que el proyecto está terminado, ciertos interesados aún podrían solicitar que se realicen ajustes en el proyecto porque pensarán que sigue activo. Esto podría afectar a distintos miembros de tu equipo. 

Del mismo modo en que todas las fases anteriores del proceso, como la iniciación, la planificación, la ejecución, la supervisión y el control tienen un propósito, el cierre tiene un propósito igual de importante. Cerrar un proyecto es importante porque garantiza que nada quede en el limbo. Si un proyecto no se cierra, los esfuerzos, el tiempo y la credibilidad de tu equipo pueden verse afectados negativamente. Para evitar que tu equipo se vea afectado, hay muchos tipos diferentes de proyectos que debes conocer y evitar. Estos son el proyecto interminable y el proyecto abandonado. 

Un proyecto interminable es aquel cuyos entregables y tareas, por el motivo que sea, no se pueden completar. Esto puede ocurrir cuando las tareas se delegan a miembros del equipo que no tienen las habilidades necesarias para completarlas o cuando las fechas límite no son comunicadas correctamente, quizás cuando las pruebas de aceptación del usuario contienen demasiados errores de bloqueo que no son relativos al lanzamiento, o cuando tu cliente no está satisfecho, a pesar de que cumpliste con sus requisitos. Presta especial atención a proteger el alcance de tu proyecto y es mucho más probable que cierres un proyecto con éxito. Si sientes que el cliente quiere mucho más de tu parte de lo que se acordó entregar en este proyecto, tal vez la mejor opción sea comprometerse con un proyecto de seguimiento y cerrar el actual. 

En un proyecto abandonado, hay una entrega insuficiente de los entregables del proyecto. Básicamente, el entregable final nunca llega a tu cliente. No tendría sentido crear un producto y luego no poder comercializarlo o venderlo. Hacer planes para garantizar una entrega o una transición adecuada de los entregables es crucial para garantizar que los clientes estén satisfechos y que los proyectos se cierren correctamente. 

En resumen, deberás hacer todo lo que puedas para cerrar correctamente un proyecto porque, de lo contrario, podrías quedar enganchado por no haber completado los contratos o el alcance, o por no haber cumplido con las prácticas.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.