Lista de verificación para reuniones productivas

Es posible que hayas asistido a algunas reuniones que no te parecieron un buen uso de tu tiempo. Las reuniones frecuentes e improductivas suelen tener un impacto negativo en la productividad y el bienestar personal y del equipo. En esta entrada, aprenderás las mejores prácticas para garantizar la productividad antes, durante y después de las reuniones.

Muchas cosas pueden hacer que las reuniones sean improductivas, pero un estudio interno de Google reveló que las reuniones productivas tienen tres factores en común:

1. Participación activa de los asistentes.

2. Una agenda clara y concisa que se sigue completamente.

3. Los participantes correctos (lo cual significa que los participantes pueden contribuir a lograr el objetivo de la reunión).

Sigue esta lista de verificación para ayudar a lograr estos objetivos y realizar reuniones más productivas para ti y el equipo del proyecto:

Antes de la reunión:

● Prepara una agenda que establezca el propósito y los objetivos de la reunión y compártela con los participantes.

● Solo invita a personas que necesiten estar presentes y que puedan ayudar a alcanzar los objetivos de la reunión. Aclara las funciones y responsabilidades de los participantes en la reunión. Agrega a los participantes no esenciales como opcionales en la invitación a la reunión.

● Si trabajas con personas en zonas horarias diferentes, comparte la carga de la zona horaria al variar las horas de reunión regulares.

● Evalúa la necesidad de la reunión y suspéndela si no es necesaria. Considera si el contenido de la reunión se puede cubrir por correo electrónico.

● Programa reuniones más cortas. Las reuniones tienden a sobrepasar el tiempo asignado, así que procura hacer más en menos tiempo.

● Asigna cierto tiempo a tu preparación para la reunión. Lee los materiales necesarios, revisa la agenda y prepárate para participar.

Durante la reunión:

● Declara los objetivos de la reunión al iniciarla. Obedece la agenda durante toda la reunión para no perder el rumbo. En el caso de reuniones regulares, revisa los elementos de acción de la reunión anterior para garantizar la rendición de cuentas.

● Alienta a los participantes a guardar teléfonos y computadoras portátiles durante las reuniones y silenciar las notificaciones, si es posible.

● Practica y demuestra la escucha activa. Responde verbalmente (p. ej.: “Eso tiene sentido. Cuéntanos más”) y no verbalmente (al asentir con la cabeza y hacer contacto visual) para mostrar compromiso. 

● Fomenta la participación y da a todos la oportunidad de hablar, incluidos los participantes remotos. Haz preguntas abiertas, como: “¿Qué piensan todos?” en lugar de “¿Todos están de acuerdo?”.

● Ayuda a que todos se relajen y se sientan más cómodos al comenzar las reuniones con preguntas abiertas y personales, por ejemplo: “¿Cómo estuvo tu fin de semana?”.

● Captura los puntos clave, elementos de acción y decisiones de la reunión y asigna elementos de acción a los participantes de la reunión indicados.

Después de la reunión:

● Resume las decisiones clave, los elementos de acción, los cronogramas y las notas y envíalos a los participantes.

● Programa las reuniones siguientes necesarias según el contexto correspondiente.

● Evalúa la necesidad y la frecuencia de las reuniones regulares. Si es posible, programa reuniones con menos frecuencia.

Consejo experto: Si eres nuevo en la empresa o el equipo, infórmate e intenta aplicar sus prácticas típicas en las reuniones antes de realizar cualquier cambio importante.

Las reuniones productivas generalmente requieren la participación activa de los participantes, una agenda clara y concisa que se siga en todo momento y los participantes adecuados. Seguir las prácticas recomendadas para antes, durante y después de las reuniones descritas aquí puede ayudarte a tener reuniones más productivas. Cuando se necesita menos tiempo para las reuniones porque estas son más productivas, se puede dedicar más tiempo a las tareas del proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.