Principios para redactar correos electrónicos eficazmente

El correo electrónico ha sido durante mucho tiempo el principal método de comunicación para muchas personas en el ámbito empresarial, pero los mensajes se malinterpretan o ignoran fácilmente. En esta publicación, analizaremos cuatro principios para redactar correos electrónicos eficazmente. Estos principios ayudarán a que tus correos se destaquen, se recuerden y obtengan la respuesta que necesitas. Estos principios son los siguientes:

● Indica claramente lo que quieres.

● Redacta un texto breve y conciso.

● Estructura la redacción.

● Revisa la gramática, la puntuación y la ortografía. 

Indica claramente lo que quieres.

Cuando te pones a redactar un correo electrónico, es porque hay algo que quieres solicitar a tu lector. Tal vez quieres recibir una respuesta simple, persuadir a alguien de algo o concertar una reunión. Antes de redactar un correo electrónico, piensa en lo que quieres, cuándo lo necesitas y la mejor manera de obtenerlo cuando quieras. 

Estos son algunos consejos sobre cómo indicar claramente lo que quieres en tu correo electrónico: 

● Incluye tu solicitud en la línea de asunto del correo electrónico. 

● Describe lo que solicitas dentro de los dos primeros párrafos del cuerpo del correo electrónico. 

● Indica la llamada a la acción específica asociada a tu solicitud (por ejemplo, responder, revisar, S. R. C.). 

● Escribe oraciones claras y concisas para brindar detalles. 

● Define los términos. Evita el uso de acrónimos y terminología que los usuarios pueden desconocer. Agrega la información que sea necesaria para evitar malentendidos. 

Redacta un texto conciso.

Haz que las palabras trabajen para ti. Elimina cualquier texto que no ayude a definir lo que quieres o no contribuya a las necesidades del lector. 

● Resume el contenido que quieres transmitir y elimina del correo electrónico todo lo que no contribuya a tu objetivo. 

● Procura escribir correos electrónicos “indudables” y “autosuficientes”. Es decir, el mensaje contiene información suficiente para valerse por sí solo. El lector no debe tener ninguna duda sobre lo que quieres y cuándo lo quieres. 

● Conoce a tu audiencia. Es posible que algunas personas, como los ejecutivos y otros líderes ocupados, no quieran leer correos electrónicos de más de unas pocas oraciones o hacer clic en enlaces externos para obtener más información. Intenta adaptar tus correos electrónicos en consecuencia. 

Estructura la redacción.

La estructura tiene que ver con el recorrido visual, o la estética, del correo electrónico. Un correo electrónico bien estructurado transmite información crítica al lector rápidamente y le permite escanear el texto explicativo, o bien ignorarlo por completo. Estos son algunos consejos para estructurar el correo electrónico de manera eficaz: 

● Usa listas. Las listas interrumpen el recorrido visual. Si tienes que decir más de una cosa sobre algo, considera usar listas. Escribe verbos de acción fuertes al principio de cada línea. 

● Usa etiquetas. Las etiquetas ayudan a orientar al lector hacia la información más importante. 

● Agrega enlaces. Los enlaces permiten a los lectores acceder directamente a la información adicional, en lugar de añadir esos detalles extensos dentro del correo electrónico. 

● Escribe una oración temática fuerte. Incorpora la idea principal del párrafo en la oración temática. 

Revisa la gramática, la puntuación y la ortografía.

La gramática, la puntuación y la ortografía son fundamentales. Activar las sugerencias gramaticales y ortográficas en tu aplicación de correo electrónico puede ayudarte a identificar los errores rápidamente. Asegúrate de corregir todos los errores antes de realizar el envío. 

Tener en cuenta estos principios al redactar correos electrónicos te ayudará a comunicarte más eficazmente con los miembros del equipo, los interesados, los clientes y otros. También te permite demostrar tu nivel de profesionalismo y competencia y hacer que los demás confíen en tu capacidad.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.