Tipos comunes de reuniones de proyectos

Exploraremos los detalles de algunos de los tipos de reunión más comunes que debes tener durante un proyecto. Cada proyecto tiene reuniones, muchas reuniones. Si bien cada reunión es única, familiarizarte con los tipos más comunes de reuniones de gestión de proyectos te ayuda a identificar mejor los objetivos, la estructura y las actividades más adecuadas para cada reunión. Hay cuatro tipos generales de reuniones de gestión de proyectos: inicial del proyecto, de actualizaciones de estado, de revisión con los interesados, y de revisión del proyecto.

El primero del que hablaremos es la reunión inicial del proyecto. Suele considerarse el comienzo oficial de un proyecto y sirve como una forma de alinear la comprensión que el equipo tiene de los objetivos del proyecto con los planes y procedimientos reales. Los miembros del equipo son los participantes principales de la reunión inicial. Pero la participación de la alta dirección y los interesados clave también es necesaria para asegurar la aceptación y garantizar el alineamiento con los objetivos del proyecto. 

El siguiente tipo de reunión que analizaremos son las reuniones de actualización de estado. Las reuniones de actualización de estado son uno de los tipos de reunión más comunes. Esta categoría incluye reuniones de equipo regulares cuyo objetivo principal es alinearlo con respecto a las actualizaciones, el progreso, los desafíos y los próximos pasos. Durante la reunión, el gerente de proyectos puede distribuir o presentar informes sobre el rendimiento del proyecto y las actualizaciones de estado formales sobre elementos clave del proyecto. Esto permite al equipo y los interesados tener una mayor visión actualizada de los niveles de rendimiento y el progreso de las tareas. 

Una de las responsabilidades clave del gerente de proyectos es estar al tanto del estado del proyecto en cualquier momento dado y asegurarse de que los demás estén al día o sepan dónde hallar la información más reciente. Para ello, las actualizaciones de estado se vuelven una herramienta esencial durante todo el ciclo de vida del proyecto para supervisarlo. Normalmente, evaluarás el estado de cada uno de los siguientes aspectos durante la reunión. 

Primero tenemos las actualizaciones de tareas. Es importante que los participantes sepan cuál es el estado de las tareas más urgentes, cuántas tareas se han completado y cuántos asuntos quedan pendientes. A continuación, tenemos el estado del cronograma. ¿Estamos retrasados? ¿Vamos adelantados? ¿O vamos al ritmo de nuestras proyecciones? Asimismo, es común discutir el estado presupuestario y cualquier cuestión nueva que afecte los resultados finales. Después, debes discutir los problemas actuales o por venir. Por ejemplo, cambios, riesgos, problemas de recursos, problemas de proveedores, etc. Especialmente, los cambios en cuanto a calidad y alcance. Siempre es buena idea plantear estas cuestiones regularmente para que no sorprendan a nadie y que puedas discutir las soluciones en forma grupal. 

Por último, querrás discutir los elementos de acción. Un elemento de acción es una tarea de tu lista que debes completar. La asignación de elementos de acción es un excelente broche final para la reunión y para asegurarte de que el proyecto siga avanzando. Recuerda que cada elemento de acción tiene un dueño y una fecha de vencimiento. La reunión de estado es una herramienta fundamental para el proyecto porque lo mantiene en marcha. La mayoría de los gerentes de proyectos recomiendan usar una agenda y tiempo relativamente fijos para esta reunión. Para que el equipo preste atención, sigue la agenda y fija un horario para la reunión. 

Como el gerente de proyectos debe ser capaz de brindar información actualizada a la fecha a los patrocinadores del proyecto o a los clientes en todo momento, es importante realizar reuniones de estado regularmente. Las reuniones de estado son beneficiosas porque brindan una oportunidad para identificar hitos, compartir información y plantear al equipo los problemas. 

La frecuencia con la que decides programar estas reuniones dependen de varios factores, como la complejidad del proyecto, el número de miembros del equipo y el nivel de información requerida por el patrocinador del proyecto, los clientes u otros. No temas cambiar la frecuencia a medida que avanza el proyecto. 

Otro tipo de herramienta de gestión de proyectos es una reunión con los interesados. La participación de los interesados es esencial para convertirte en un gerente de proyectos exitoso. El objetivo de una reunión con los interesados es conseguir su aceptación y respaldo. Cada uno de los interesados tiene su propio kit de herramientas, conocimientos técnicos y experiencia. Las reuniones con los interesados son el lugar donde se plantean y utilizan estas contribuciones. Tendrás que empezar con una comprensión de los desafíos o problemas de los interesados. Luego, actúa en consecuencia y haz los ajustes necesarios para resolver esos desafíos. Obtener y sostener el respaldo de los interesados es importante para el éxito del proyecto. En algunos casos, es posible que quieras tener reuniones individuales con ellos. Esto te permite profundizar más los detalles relevantes con cada uno. Entonces, puedes cubrir los temas que son más interesantes y preocupantes para esa persona en particular. Otras veces tendrás que involucrar a los interesados en grupos. Si tienes que gestionar un gran número de interesados, centra la reunión en los interesados con mayor influencia en tu proyecto. Identifica a los interesados adecuados para una comunicación intensa. Por ejemplo, puedes centrar la reunión en los altos directivos de cada uno de los grupos a los que necesitas cautivar. Puedes informar a otros interesados mediante otros métodos, como correos electrónicos o notas de reuniones. 

Si bien hay una serie de temas que puedes tratar al reunirte con los interesados, la mayoría de las reuniones se limitan a la comunicación de información esencial. Siempre debes poder presentar una actualización del proyecto. Comienza la reunión con una breve actualización general del estado del proyecto en 2 a 5 minutos. Otra razón clave para reunirte con los interesados es pedir y escuchar opiniones. O puedes reunirte con los interesados para tomar una decisión o resolver un problema importante en torno al proyecto. En este caso, te reunirás a menudo con los altos líderes y con el patrocinador del proyecto. Las decisiones podrían incluir escoger si ir o no ir, una elección entre opciones o firmar inversiones. Las reuniones con los interesados son, en general, más formales. Es normal preparar materiales de lectura y documentos para revisar anticipadamente e inculcar a los participantes la mentalidad adecuada para la reunión. Las reuniones con los interesados pueden ser regulares y recurrentes o reuniones del proyecto ocasionales. La frecuencia dependerá de por qué el interesado participa en el proyecto. ¿Desempeña una función consultiva, por ejemplo, es un consultor en una RACI, o simplemente es alguien a quien hay que mantener informado? ¿Su participación se centra en torno a una sola actividad del proyecto o tiene que seguir participando a largo plazo? 

Deberás decidirlo caso por caso. El final del proyecto o el final de la fase del proyecto es una excelente oportunidad para revisar cómo se desarrolló el proyecto. Esto se conoce como retrospectiva. Una retrospectiva típica de la agenda de reunión incluye revisar las lecciones aprendidas sobre lo que va bien, lo que debes seguir haciendo y lo que se puede mejorar. Tan importante como revisar las lecciones aprendidas es aprovechar la oportunidad para celebrar el éxito del proyecto. Conocer la diferencia entre estos tipos de reuniones de proyecto te permite maximizar la productividad y asegurarte de no perder el tiempo. Obtendrás el resultado deseado en cada tipo de reunión, lo que te ayudará a impulsar las decisiones y las acciones proactivas positivas. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.