Crear preguntas de evaluación

Una vez que el plan de gestión de calidad esté en marcha con estándares de calidad bien definidos, estarás listo para medirlos comparados con tus estándares y por fin podrás empezar a implementar el proyecto. En esta entrada, analizaremos la importancia de la evaluación en lo que respecta al plan de gestión de calidad del proyecto, específicamente al aseguramiento de la calidad. Recuerda, el aseguramiento de la calidad consiste en revisar los procesos para evaluar si tu proyecto está cumpliendo con un nivel de calidad aceptable. Y la evaluación implica observar, medir y luego comparar tus resultados con un conjunto de criterios acordados. Estos podrían ser tus estándares de calidad o los objetivos generales de tu proyecto.

A continuación, crearás preguntas de evaluación como parte del proceso de aseguramiento de la calidad para que puedas medir qué tan bien el proyecto cumple con los estándares de calidad establecidos. Entender cómo crear preguntas de evaluación sólidas te dará las herramientas y habilidades que necesitas para medir el éxito de todo el ciclo de vida del proyecto. 

De la misma manera que los planes de gestión de la calidad pueden tener un aspecto diferente para cada proyecto, el aseguramiento de la calidad podría ser implementado de diversas maneras. Algunos ejemplos de aseguramiento de la calidad son las pruebas beta, las listas de verificación interna y las encuestas con feedback. Cada uno de estos métodos te permiten evaluar y medir qué tan bien tu proyecto está cumpliendo sus metas. La evaluación es una forma de investigación diseñada para promover el aprendizaje y tomar decisiones fundadas. También proporciona responsabilidad y te ayuda a evaluar en qué medida el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Cuando utilizas la evaluación, eres capaz de mejorar, juzgar y conocer los diferentes aspectos del proyecto y el proyecto en sí. 

Si reflexionas sobre las áreas de mejora y juzgas cómo se desarrollan ciertos aspectos del proyecto, sabrás qué cosas ayudaron en la ejecución prevista del proyecto, cómo se puede replicar y cómo los desafíos se podrían superar en el futuro. Tu evaluación puede tener un enfoque único, como identificar lo que hay que mejorar o juzgar si un proyecto o proceso debe continuar en su formato actual. Independientemente de tus metas, tu evaluación en última instancia te permitirá calcular tres de estas áreas de mejora y te brindará una mejor comprensión del éxito general del proyecto, así como su impacto y el beneficio para la organización. 

Bien, ahora que sabemos por qué la evaluación se utiliza en la gestión de proyectos, veamos el proceso de evaluación para que sepas cómo llevar a cabo una evaluación y obtengas la información que necesitas. Para identificar lo que realmente quieres saber sobre tu proyecto, primero explica por qué estás haciendo una evaluación. Comprender tu “porqué” dará forma a los tipos de preguntas que hagas sobre tu proyecto. Esto nos lleva de vuelta a mejorar, juzgar y aprender. Puedes acotar en qué enfocarte si revisas tanto las metas del proyecto como las metas de tu organización y determinas cómo el aspecto que estás evaluando se conecta con una de estas metas. 

Una vez que hayas decidido cuáles son tus razones para evaluar, estarás listo para escribir tus preguntas de evaluación. Una pregunta de evaluación es una pregunta clave sobre los resultados, el impacto o la eficacia de tu proyecto o programa. Hay dos categorías principales de preguntas de evaluación: preguntas que indagan acerca de cómo puedes hacer mejoras y preguntas que te ayudan a medir y comparar. Las preguntas que te ayudan a mejorar son de este tipo: ¿Cómo podemos mejorar? ¿Qué funciona y qué no en este momento? ¿Qué objetivos se están cumpliendo? ¿Quién se está beneficiando? ¿Cuáles son las reacciones más comunes de los participantes? 

A continuación, tenemos preguntas que miden y comparan. Estas preguntas te ayudarán a emitir juicios sobre cómo continuar con el proceso o proyecto mismo o si debes hacerlo. Las preguntas para medir y comparar son de este tipo: ¿Cuáles fueron los resultados? ¿Hubo resultados no deseados? ¿Cuáles fueron los costos y beneficios? ¿Hay lecciones que debemos aprender? ¿Deberíamos continuar? 

Si tienes en cuenta las metas del proyecto, podrás escribir preguntas efectivas que generen el tipo de datos que deseas. Las preguntas de evaluación efectivas cumplen los siguientes criterios: abordan los valores, los intereses y las preocupaciones de los interesados o usuarios; se relacionan con el propósito del proyecto y de la evaluación; vale la pena responderlas y son importantes para el proyecto y otros aspectos; y son prácticas y fáciles de responder con los recursos disponibles. 

Repasemos algo de lo que hemos aprendido hasta ahora. La evaluación es una forma de investigación diseñada para promover el aprendizaje y tomar decisiones fundadas. También proporciona responsabilidad. Una pregunta de evaluación es una pregunta clave sobre los resultados, el impacto o la eficacia o sobre un aspecto clave de tu proyecto. Hay dos categorías principales de preguntas de evaluación: las que preguntan cómo hacer mejoras y las que te ayudan a medir y comparar.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.