Encontrar soluciones de beneficio mutuo

Conocer mejor a las personas que evaluarán el éxito de tu proyecto facilita mucho la elaboración de estrategias para comunicarte con ellas y obtener el apoyo necesario. Así que, a continuación, aprenderemos más sobre cómo llevar a cabo con éxito una negociación con los interesados.

Como gerente de proyectos, tienes muchas herramientas útiles a tu disposición, pero incluso los negociadores más hábiles tienen que poner a prueba sus habilidades para cumplir con los objetivos del proyecto y conseguir la satisfacción de los interesados. Habrá ocasiones en las que tengas que negociar un aspecto delicado de los objetivos o el alcance del proyecto, o podría haber un desacuerdo entre los interesados o podrías estar en desacuerdo con algo que los interesados quieren. Tendrás que usar técnicas de negociación para que un desacuerdo pase del estancamiento a la solución. 

Cuando se trata de la gestión de proyectos, la persuasión y la negociación son herramientas constructivas que se pueden usar para mejorar la comunicación, aclarar los deseos y las necesidades y lograr soluciones viables para todos los involucrados. Ser hábil en la persuasión y en la negociación también aumentará tu nivel de influencia. Es importante que veas a las personas con las que negocias como tus colegas y compañeros, no como adversarios. Por eso hay que hacer un análisis de interesados para que puedas conocerlos como personas, con sus propios trabajos y responsabilidades, y como asociados que quieren que el proyecto tenga éxito. Cuando se produzcan conflictos o desacuerdos entre tus interesados, lo mejor es abordar esos problemas, crear un consenso entre los grupos de interesados y reducir los conflictos. Una forma de hacerlo es encontrar soluciones que sean de beneficio mutuo. 

El beneficio mutuo es cuando todas las partes involucradas obtienen algún tipo de beneficio o de ventaja. Por ejemplo, digamos que hay un desacuerdo sobre el número de personas que hay que contratar para un proyecto. Te gustaría contratar a cinco, pero un interesado quiere limitar el número de personas a tres. Una solución que ofrecería un beneficio mutuo podría ser la instalación de un software automatizado que asumiera parte del trabajo. Otra solución podría ser ajustar el plazo o las expectativas de manera que no se necesiten cinco personas para alcanzar el objetivo del proyecto. El interesado puede tener el tamaño deseado de equipo más pequeño, y puedes completar las tareas con menos personas. El objetivo es alcanzar una solución que maximice los beneficios, minimice las pérdidas y sea justa para todos. Haz una lluvia de ideas de todas las opciones posibles que cumplan con estos criterios. Luego, durante las negociaciones, podrás presentar múltiples alternativas y elegir una que beneficie a todos en cierta medida. 

Ahora bien, por mucho que quieras satisfacer a tus interesados, es igual de importante que pienses en las concesiones que estás dispuesto a hacer. Para hacerlo con éxito, necesitas comprender las prioridades del proyecto. Debes saber qué es lo más importante respecto del alcance, el plazo y el presupuesto. Por ejemplo, si hay un plazo específico que se debe cumplir, habrá que negociar cualquier cambio en el alcance que podría hacer que el proyecto se exceda de ese plazo. Si el producto necesita tener un aspecto o funcionar de una manera determinada, los requisitos son una prioridad absoluta, y se podrían negociar aspectos del presupuesto o del plazo para respetar el alcance. 

Una herramienta común que se usa para determinar las prioridades es el modelo de la restricción triple, o el triángulo de hierro. La restricción triple te ayudará a decidir si una solicitud de proyecto es aceptable y qué impacto tendrá. 

Repasemos. Persuasión y la negociación son herramientas constructivas que se pueden usar para mejorar la comunicación, aclarar los deseos y las necesidades y lograr soluciones viables para todos los involucrados. El objetivo es alcanzar un beneficio mutuo, que es cuando todas las partes involucradas obtienen algún tipo de beneficio o ventaja.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.