Cada vez que comuniques los detalles de tu proyecto, debes pensar en tu público y en qué información es importante para ellos. Al agregar detalles a un estatuto del proyecto, hazte las siguientes preguntas sobre tu público, y, si es útil, intenta responder a estas preguntas en tus notas. ¿Quiénes son tus interesados? En este caso, tu público incluye a todos tus principales interesados. ¿Qué detalles son más importantes para ellos? ¿Hay detalles del proyecto acerca de los cuales ellos podrían estar en desacuerdo? Una vez que hayas identificado los que creas que son detalles importantes, revisa tu estatuto y asegúrate de que todos esos detalles estén incluidos. A partir de ahí, podrás presentar el estatuto a tus interesados y confirmar que todos estén de acuerdo con la información del proyecto.
Piensa en el estatuto del proyecto de esta manera: además de servir como un documento formal que define el proyecto, un estatuto del proyecto es también una herramienta de alineación. En este caso, la alineación se refiere a alcanzar un acuerdo entre dos o más partes. Una causa común del fracaso de un proyecto es la desalineación entre los interesados sobre los detalles del proyecto. La desalineación también puede suceder entre tú y tus interesados cuando tienes visiones diferentes para el proyecto. Por eso es tan importante alinearse con tus interesados antes de comenzar el trabajo. Los interesados no suelen participar en las tareas cotidianas de la ejecución del proyecto, por lo que es fundamental dedicar tiempo durante la fase de iniciación a crear un estatuto del proyecto que establezca con claridad los detalles de un proyecto. Esto ayuda a garantizar que el equipo trabaje para obtener los resultados esperados por todos los interesados y no solo por algunos de ellos.
Normalmente, la fase de iniciación es el momento ideal para realizar cambios en el proyecto. A medida que el proyecto avanza en las fases de planificación y ejecución, es posible que los cambios sustanciales requieran deshacer el trabajo ya realizado. Por eso, en esta primera fase del ciclo de vida del proyecto, no hay que tener miedo de hacer ajustes. Cuando presentas un estatuto del proyecto a tus interesados, es importante recopilar feedback e identificar dónde hay desalineaciones. Luego, puedes realizar cambios para abordar esas desalineaciones. Si tú y tus interesados se toman el tiempo necesario para definir con claridad el proyecto, es mucho más probable que obtengas los resultados que tus interesados esperan al final del proyecto. Como gerente de proyectos, es importante registrar el feedback que recibes y documentar cualquier desalineación y sus soluciones. Esto les permite a ti y a tu equipo del proyecto, más adelante, hacer referencia a esas decisiones.
Una forma de documentar las desalineaciones y las soluciones es crear un apéndice con un sello de tiempo para la información nueva o actualizada. Un apéndice es una sección de contenido adicional al final de un documento. Un sello de tiempo incluye la fecha, y en algunos casos la hora, de cuándo se creó o se agregó el nuevo contenido al documento.
Repasemos algunas de las ideas principales mostradas aquí. Cada vez que comuniques los detalles de un proyecto, debes pensar en tu público y en qué información es importante para ellos. En el caso de un estatuto del proyecto, tu público está formado por tus interesados. Una causa común del fracaso de un proyecto es la desalineación entre las partes interesadas sobre los detalles del proyecto. Es importante tomarte el tiempo durante la fase de iniciación para crear un estatuto del proyecto que establezca con claridad los detalles clave de un proyecto y para alinearte con tus interesados antes de comenzar el trabajo. Y, por último, documenta cualquier desalineación y sus soluciones en tus notas y en el estatuto del proyecto para poder consultarlos más adelante.
Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.
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