Estatutos del proyecto: Definición del alcance, los beneficios y los costos

A continuación, exploraremos lo que hay que tener en cuenta al añadir al estatuto del proyecto aspectos como definir el alcance, identificar los beneficios y los costos. 

A la hora de pensar en qué tipo de información incluir en estatuto del proyecto, siempre es bueno tener en cuenta el público principal que lo leerá. Ya que el objetivo de crear un estatuto del proyecto es comunicarse con los interesados, ellos son tu público principal. Aquí hay un ejemplo: Si sabes que uno de los beneficios de tu proyecto puede ser de especial interés para un interesado clave, debes asegurarte de destacar este beneficio en tu estatuto del proyecto. Es posible que los interesados que lean tu estatuto no vean los planes de proyecto más detallados en otros documentos posteriores, por lo que es importante conseguir un consenso sobre los elementos críticos ahora, mientras se ultiman los detalles del proyecto. Ya has identificado, y espero que resuelto, cualquier desajuste sobre la visión y los objetivos del proyecto.

A continuación, debes ponerte de acuerdo con tus interesados sobre el alcance, los beneficios y el costo. Alcance se refiere a los límites del proyecto; por ejemplo, el número de restaurantes que participan en el proyecto piloto. Los detalles que no contribuyen a los objetivos del proyecto se consideran fuera del alcance. Para determinar lo que está dentro y fuera del alcance, piensa en lo que se necesita para lograr el objetivo del proyecto. Ten en cuenta las siguientes preguntas: ¿En qué detalles del proyecto coinciden los interesados que se considerarían dentro del alcance? ¿Los interesados están en desacuerdo con algún elemento? ¿Hay algún detalle que debas designar como fuera del alcance de este proyecto en particular? Al pensar en estas preguntas, toma notas de lo que concluyas y recurre a ellas cuando completes la sección de alcance de tu estatuto del proyecto. 

Una vez que hayas determinado el alcance de tu proyecto, tendrás que concentrarte en los beneficios y los costos del proyecto. Los beneficios son las ganancias esperadas de un proyecto. Estos pueden ser directos, como las ganancias monetarias, o indirectos, como una mejora en la participación o satisfacción del cliente. Los costos se refieren al dinero gastado en las tareas del proyecto y a los precios del tiempo, los recursos y la mano de obra, por ejemplo. Los costos pueden evaluarse y gestionarse con un presupuesto de proyecto. Un presupuesto es una estimación de la cantidad de dinero asignado para completar el proyecto. Por lo general, puedes encontrar los beneficios que el proyecto aportará al caso de negocio o a la propuesta del negocio. 

Una lista de beneficios puede ayudarte a identificar los objetivos potenciales del proyecto que te hayas perdido. Una lista de costos incluirá artículos que la organización tendrá que pagar para poder realizar el trabajo, como el precio de la mano de obra o los materiales. La enumeración de los costos ayuda a los interesados a sopesar los beneficios contra la cantidad de dinero necesaria para obtener esos beneficios. Puedes elaborar una lista de los costos junto con los interesados para obtener las estimaciones sobre la mano de obra, los materiales y cualquier otro factor que podría costarle dinero a la empresa durante el proyecto. 

Los beneficios de un proyecto deben superar los costos. Esto es casi siempre el caso cuando se inicia o propone un proyecto. Cuando agregas estos detalles al estatuto, ayuda a visualizarlos en un solo lugar y hace que los costos y los beneficios sean muy claros para los interesados. Esta sección se usa mucho como una ayuda para asegurarse de que los interesados estén de acuerdo en que vale la pena el dinero para llevar a cabo el proyecto. 

Recapitulando: El alcance se refiere a los límites del proyecto. Los beneficios se refieren a las ganancias esperadas del proyecto. Y los costos se refieren al dinero gastado en las tareas del proyecto, además de los precios de los aspectos como tiempo, recursos y trabajo.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.