Estimación de tiempo: Negociación efectiva de la estimación de tiempo

Las habilidades de negociación también pueden ayudarte a obtener estimaciones precisas de tiempo y esfuerzo, pero las habilidades que uses y el enfoque que adoptes serán un poco diferentes. En este caso, estás negociando con un experto en la tarea, no con un interesado. Tu objetivo es tratar de determinar una estimación precisa de tiempo y esfuerzo para una tarea, en lugar de persuadirlos para que estén de acuerdo con un determinado resultado. Están tratando de llegar a una estimación objetivamente precisa en conjunto. En cualquier proyecto, tendrás que trabajar con personas que tienen una tendencia a sobrestimar o subestimar el tiempo, los costos o los recursos. La gente no hace esto intencionalmente. Por lo general, solo está siendo optimista o tratando de complacerte ofreciendo lo que creen que quieres escuchar, en lugar de lo que es realista. O a veces pueden ser demasiado cautelosos y darte una estimación extrema en caso de que algo no salga según lo planeado.

En algunas situaciones, usar habilidades de negociación para obtener estimaciones de tiempo más precisas puede ser fundamental para el éxito del proyecto. Hay muchos tipos de técnicas de negociación, pero centrémonos en algunas que sean específicas para negociar una estimación de tiempo. Estas son: decir no sin decir no; centrarse en los intereses, no en las posiciones; presentar opciones mutuamente beneficiosas; e insistir en criterios objetivos. Si un experto en tareas te da una estimación de tiempo diferente de lo que esperabas, hay algunas técnicas que puedes utilizar para tratar de llegar a una estimación que funcione para ambos. 

Comencemos con la primera técnica: decir no sin decir no. La idea detrás de esta técnica es conseguir que la otra persona empiece a pensar en una solución alternativa contigo. Así es cómo se hace. Primero, piensa en las formas en que usualmente le dices a alguien que no. “Eso no funcionará”. “Eso no va a suceder”. “No puedo hacer eso”. O, “No hay manera de que eso suceda”. Declaraciones como estas pueden hacer que la persona con la que te estás comunicando se ponga a la defensiva y se cierre a la conversación. En su lugar, haz preguntas abiertas como esas. ¿Cómo quieres que proceda? ¿Cómo podemos solucionar este problema? Y, ¿qué puedo hacer para ayudar? Preguntas como estas invitan a la otra persona a colaborar contigo. Esto mantiene la conversación enfocada en llegar a una solución que funcione para ambos. 

Exploremos la siguiente técnica. Concentrarte en los intereses, no en las posiciones. Aquí, el objetivo no es ganar. En su lugar, trata de identificar los intereses de la otra persona, sus necesidades básicas, deseos y motivaciones para completar una determinada tarea. Es posible que estés trabajando con un experto en tareas que se preocupa profundamente acerca de completar la tarea con un alto grado de calidad, pero te preocupa que si no cumples con el plazo, la calidad del trabajo no importará. Puedes preguntar si hay áreas de calidad en las que estaría dispuesto a ceder, ya que eso acortaría el tiempo estimado, pero aun así le permitiría completar la tarea en un grado aceptable. 

Una tercera técnica es presentar opciones mutuamente beneficiosas, así es como puedes aplicar este concepto cuando negocies estimaciones de tiempo. Imagina que tanto tú como tu experto en tareas quieren completar la tarea lo más rápido posible, pero la estimación de tiempo del experto todavía es más larga de lo que te gustaría. Hacer algunas preguntas abiertas, como las enumeradas anteriormente, puede ayudarte a averiguar si hay una solución que satisfaga ambos objetivos. Tal vez haya información que le falte al experto, o un recurso que podrías comprometerte a encontrar y suministrar para hacer la estimación más corta. 

La última técnica es insistir en usar los criterios objetivos para definir una estimación de tiempo. Los criterios objetivos se basan en información neutral, como el valor de mercado, los resultados de la investigación, la experiencia previamente documentada o las leyes y los reglamentos. Cuando utilizas criterios objetivos, estás basando el acuerdo en principios conocidos o compartidos. La clave es ponerse de acuerdo de antemano sobre qué criterios objetivos consultar y luego usar la información para determinar tus estimaciones. Es posible que tengas un experto que insista en seguir sus instintos cuando lleguen a las estimaciones de tiempo. Si le pides por adelantado que proporcione datos claros objetivos que apoyen sus instintos, puedes hacer que lleguen a una estimación más precisa. 

Repasemos lo que hemos tratado: Hay muchos escenarios donde las habilidades de negociación para una estimación de tiempo podrían ser fundamentales para el éxito del proyecto. Estas son algunas técnicas que son específicas para negociar una estimación de tiempo: decir no sin decir no; concentrarse en los intereses, no en las posiciones; presentar opciones mutuamente beneficiosas; e insistir en criterios objetivos. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.