Estimación de tiempo: Negociar con empatía

Pedir estimaciones de tiempo o preguntar por qué un aspecto del proyecto está retrasado puede ser una conversación difícil. Por eso, practicar la empatía es tan importante a la hora de negociar y al comunicarse en general. La empatía es la capacidad de entender y sentir lo que otros están sintiendo. Es cuando haces el esfuerzo para imaginarte en el lugar de la otra persona y experimentar cosas desde su perspectiva. Comenzar una conversación con empatía puede hacer que el debate sea mucho más fácil.

En este post, vamos a ver cómo puedes usar la empatía en conversaciones sobre las estimaciones y los plazos de la tarea. Hacer preguntas sobre cuánto tiempo tardará una tarea podría hacer que algunas personas se sientan inseguras. Quizás sientan que no confías en ellas, que crees que no son competentes, que crees que sabes más que ellas sobre su propio trabajo, y así sucesivamente. ¿Alguna vez sentiste que alguien no confiaba en ti o que cuestionara tu habilidad para completar tu trabajo? Incluso cuando simplemente estás tratando de lograr una comprensión clara sobre una tarea que no entiendes, hacer preguntas sin empatía puede dejar a los miembros del equipo con la sensación de que estás haciendo microgestión. 

La microgestión es cuando un gerente observa demasiado de cerca, controla o recuerda continuamente a las personas bajo su gestión el trabajo que se les ha asignado. Esto tiene un impacto negativo porque demuestra la falta de confianza del gerente en las personas a las que supervisa. Hay muchas formas en que puedes incorporar la empatía a tus conversaciones. 

Una forma es escuchar con curiosidad. Haz preguntas para demostrar tu interés en lo que la gente tiene para decir. En lugar de suponer o sugerir, inicia la conversación con una pregunta. Por ejemplo, podrías preguntar a la persona cuánto tiempo le tomó realizar una tarea particular en un proyecto anterior, en lugar de sugerir un marco de tiempo para completar una tarea similar. 

Otra forma de mostrar empatía es repetir periódicamente lo que piensas que la otra persona dijo. Cuando noten que repites su mensaje en tus propias palabras los animará a confirmar su intención y sabrán que entiendes lo que están comunicando. También podría ayudarlos a ver los problemas que están debatiendo desde una perspectiva diferente. 

También puedes demostrar empatía si tratas de conectarte con su experiencia. Hazle saber a la persona que entiendes que hacer las estimaciones puede ser difícil para cualquiera, incluso para ti mismo. Puedes contarle acerca de un proyecto en el que tuviste problemas para hacer una estimación de tiempo para una tarea, o sobre una estimación completamente errónea que hiciste. Deja claro que sabes que quiere hacer el mejor trabajo posible y que lo apoyas. 

Practicar la empatía también significa que eres capaz de reconocer tus propios juicios. Reconoce cuando estés haciendo juicios internos sobre la persona con la que te estás comunicando, como cuando tienes dudas sobre la calidad de su trabajo, por ejemplo. 

A continuación, encuentra formas de ver la situación con mayor consideración. Incluso si no mencionas tus juicios en voz alta, las personas son muy buenas en leer el lenguaje corporal y las expresiones faciales e interpretar el tono de los demás. Trata de ponerte en el lugar del otro y pregunta sobre cualquier obstáculo que podría estar enfrentando. 

Otra estrategia para practicar la empatía es reconocer el margen. Un miembro del equipo podría agregar un margen a su estimación de tiempo para una tarea sin comunicar por qué agregó dicho margen. Pregúntale en persona si incluyó un margen para tener en cuenta las vacaciones, los días por enfermedad, el cuidado de niños o las emergencias. Esto puede demostrar tu empatía por su situación y también te ayudará a obtener una estimación más precisa. Anímalo a compartir este margen adicional asegurándole que quieres una respuesta honesta, incluso si no es la ideal. 

Y por último, con el fin de emplear eficazmente todas estas estrategias para practicar la empatía en tus conversaciones, debes ser capaz de enfocarte totalmente en lo que la otra persona te está comunicando. Esto significa evitar distracciones. Poner tu teléfono en silencio, no mirar las notificaciones ni los mensajes de texto y cerrar tu computadora portátil son algunas maneras de mostrar a la persona que le estás dando toda tu atención y que lo que está compartiendo es importante para ti. 

Hagamos un repaso rápido, la empatía es la capacidad de entender y sentir lo que otros están sintiendo. Algunos consejos para aportar empatía a tus conversaciones son: escuchar con curiosidad, repetir lo que crees haber escuchado, conectarte con su experiencia, reconocer juicios, reconocer los márgenes y evitar distracciones. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.