Identificar las tareas del proyecto: Análisis de la documentación

En esta entrada, aprenderás a analizar la documentación del proyecto, incluidos los documentos de proyectos anteriores, para identificar tareas para un nuevo proyecto. La documentación útil incluye estatutos de proyectos, correos electrónicos y planes de proyecto anteriores que una empresa podría tener disponibles cuando te unes a una nueva organización o cambias a un nuevo proyecto.

Primero, revisa el propósito y la función de un plan de proyecto. Un plan de proyecto puede ser útil para cualquier proyecto, grande o pequeño, ya que te ayuda a documentar el alcance, las tareas, los hitos, el presupuesto y las actividades generales para mantener el proyecto en marcha. En el centro del plan de proyecto está el cronograma del proyecto. El cronograma es tu guía para hacer estimaciones de tiempo para las tareas del proyecto, determinar los hitos y supervisar el progreso general del proyecto. Uno de tus trabajos principales como gerente de proyectos es identificar todas las tareas del proyecto, calcular cuánto tiempo llevará cada tarea y realizar un seguimiento del progreso de cada una. Entonces, ¿Cómo haces para agregar tareas e hitos al plan por primera vez? Lo primero es revisar los objetivos y entregables en el estatuto del proyecto. Luego, haz una lista de todos los elementos que tienen tareas o hitos asociados a ellos. Como recordatorio: los hitos son puntos importantes dentro del cronograma que indican el progreso. Suelen corresponderse con un entregable o una fase del proyecto. Y las tareas del proyecto son actividades que se deben realizar en un período establecido de tiempo. Se asignan a diferentes miembros del equipo de acuerdo con los roles y las habilidades de cada persona. Para alcanzar un hito, tu equipo y tú deben completar ciertas tareas. 

Para cada entregable, pregúntate lo siguiente: ¿Qué pasos debemos dar para lograr esto? Los pasos se convertirán en las tareas individuales que deben completarse. Es tu trabajo ayudar a descubrir el resto de las tareas. ¿Cómo descubres más tareas? Además del estatuto del proyecto, existen otras formas comunes de documentación que pueden ayudarte a identificar tareas. Por ejemplo, puedes pedir a los interesados o colegas que compartan correos electrónicos o un plan de proyecto anterior para un proyecto similar. Analiza cómo estos pueden ser útiles a medida que creas tu lista de tareas. Los correos electrónicos relacionados con el proyecto pueden proporcionar mucha información útil de donde obtener tareas. Dado que gran parte de la comunicación en el lugar de trabajo se realiza a través del correo electrónico, pide que te envíen correos electrónicos relacionados que contengan debates sobre los detalles del proyecto. Estos correos electrónicos pueden ayudarte a descubrir tareas y también a identificar miembros del equipo con quienes conectarte si tienes preguntas adicionales. También es útil revisar un plan de proyecto anterior para una iniciativa similar y averiguar qué tipo de tareas se incluyeron. Por ejemplo, si eres un gerente de proyectos encargado de lanzar un nuevo producto, podrías preguntarle a un colega con experiencia en el lanzamiento de otros productos para la misma empresa que comparta su plan de proyecto como ejemplo. O, si tu proyecto incluye algún trabajo de construcción, podrías preguntar a tus colegas sobre proyectos no relacionados que también tenían componentes de construcción.

Los planes de proyectos anteriores pueden brindarte una inspiración útil a medida que creas tu propia lista de tareas. También pueden ayudarte a identificar la posible duración de las tareas, los expertos en la materia e incluso los proveedores que pueden ser útiles para tu proyecto. 

Mientras revisas la documentación del proyecto, toma nota de la información que sugiera otras tareas que tu equipo debería completar para ejecutar los entregables del proyecto. Durante este proceso, hazte preguntas como estas: ¿Hay una gran tarea en la que están trabajando muchas personas que podría dividirse en tareas más pequeñas asignadas a los individuos? ¿Hay señales que implican que las tareas anteriores deben completarse primero? 

Repasando todo lo mencionado anteriormente, el plan del proyecto ayuda a documentar el alcance, las tareas, los hitos, el presupuesto y las actividades generales para mantener el proyecto en marcha. Para agregar tareas a tu plan, busca información útil sobre documentación existente del proyecto, como el estatuto del proyecto, las cadenas de correos electrónicos y planes de proyecto antiguos de un proyecto similar. Al revisar la documentación del proyecto, toma nota de la información que sugiera tareas e hitos adicionales que tu equipo deberá completar para cumplir con los entregables del proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.