Prácticas recomendadas para la presentación de datos

Se sugieren las siguientes prácticas recomendadas al presentar datos e información a las partes interesadas: 

● Comienza por lo más general y termina con lo más específico. 

● Presenta la información más destacada al inicio y de forma clara. 

● Repite la información destacada a medida que presentes los datos.

● Presenta visualizaciones con títulos cargados de información. 

● Deja tiempo suficiente para preguntas. 

● Cierra con una llamada a la acción.

 

En esta lectura, te ofrecemos consejos y un diseño de muestra para que desarrolles una presentación con estas prácticas recomendadas en mente. 

Consejos para crear presentaciones eficientes.

Usa los siguientes consejos al crear una presentación para las partes interesadas. 

Consejo 1: Conoce tu ritmo: comienza por lo más general y termina con lo más específico. 

Al igual que en cualquier buena historia, en una presentación hay que ofrecer algo de contexto antes de entrar en los detalles. La cantidad de información general o contexto previo dependerá de tu público. 

● Si tu público está compuesto por ejecutivos/as, el contexto puede ser breve y general. Los/las ejecutivos/as tienden a enfocarse en lo que se puede mejorar en el futuro, por lo que será mejor que le dediques la mayor parte de la presentación a las conclusiones y las recomendaciones. 

● Si tu público está compuesto por gerentes, es posible que les interese más el contexto. Por ejemplo, puedes preparar puntos de conversación sobre el rendimiento y el público objetivo de campañas anteriores y por qué eso mismo podría aplicarse a tu campaña. 

● Si tu público está compuesto por otros miembros de tu equipo y colaboradores/as individuales, tendrás más libertad y hasta quizás más tiempo para profundizar sobre el contexto antes de presentar la información destacada.

 

Consejo 2: Presenta la información destacada al inicio. 

Algunas personas se tientan con saber el final de una historia apenas comienzan a leer un libro. Quizás a tu público le pasa lo mismo, así que ¡Dales el gusto! Puedes ganar su atención si presentas tu información más destacada al inicio. Luego, mantén su atención mostrándoles datos y métricas que respalden esa información. Otra ventaja de presentar la información al inicio es que, si alguien tiene que abandonar la reunión antes del final de la presentación, ya habrá escuchado lo más importante.

 

Consejo 3: Presenta visualizaciones (y repite tu información destacada respaldada por métricas). 

Hacer un seguimiento de la información que presentaste al inicio con métricas y visualizaciones es como llevar a tu público a la cima de una montaña. Puede ser un trabajo difícil, pero al mostrar representaciones visuales de las métricas mientras repites la información destacada ayudarás a tu público a llegar a las mismas conclusiones que tú. Los títulos que elijas para tus visualizaciones deben estar relacionados con los datos clave y transmitir la idea principal con claridad. Por ejemplo, si estás presentando datos sobre la inversión publicitaria en YouTube en comparación con la inversión de la competencia, en lugar de titular la diapositiva “Inversión publicitaria en YouTube de la competencia”, escribe “Estamos gastando un 200% menos en YouTube que la competencia”.

 

Consejo 4: Deja tiempo suficiente para preguntas. 

Tienes que asumir de antemano que todas las personas de la audiencia tienen vidas ocupadas. Tu presentación tiene que ser lo más breve posible, así que puedes hacer lo siguiente: 

● Sé consciente del manejo del tiempo. Esto aplica para la cantidad total de diapositivas que incluiste y el tiempo que le destinas a cada una. 

● Presenta tus datos de forma eficaz. Si una diapositiva es similar a alguna otra, quizás sea mejor combinar la información de ambas. Por otro lado, si una diapositiva parece estar muy llena de cosas porque tiene más de una información o más de un gráfico, crea una diapositiva separada para cada una. 

● Deja tiempo suficiente para preguntas al final o permite que la gente pueda preguntarte durante la presentación.

 

Consejo 5: Cierra con una llamada a la acción. 

Ya sea que estés pidiendo que se tome alguna decisión, se implemente un cambio en algún proceso, se destine un mayor presupuesto o incluso que se reconozca a un equipo que hizo un buen trabajo, siempre es recomendado cerrar una presentación con una llamada a la acción. En función de lo que las partes interesadas comprendieron de los datos clave que presentaste, tendrán en claro qué hacer con esa información. Una llamada a la acción puede incluir la asignación de elementos de acción y plazos para su finalización. 

Diseño de muestra para diapositivas.

El siguiente es un diseño de muestra para una presentación de diapositivas. 

Primera diapositiva: Agenda.

Incluye una lista completa con los temas que vas a abarcar y el tiempo que le vas a destinar a cada uno. Las normas de cada empresa son distintas, pero, en general, las presentaciones suelen durar entre 30 minutos y una hora como máximo. Aquí hay un ejemplo de una agenda de 30 minutos de duración: 

● Presentación del equipo (tres minutos). 

● Contexto (tres minutos). 

● Información clave y recomendaciones (cinco minutos). 

● Métricas y datos (diez minutos). 

● Llamada a la acción y pasos a seguir (cinco minutos). 

● Preguntas (cuatro minutos). 

Nota: Como alternativa, puedes presentar tus información clave y recomendaciones antes del contexto. Sin embargo, necesitas dar cierto contexto para que la información se entienda, entonces sí debe ser lo primero. 

Segunda diapositiva: Contexto.

No todos conocen tu proyecto o campaña de marketing, ni saben por qué es importante. No pasaron las últimas semanas pensando en las métricas y en los resultados como tú. Esta diapositiva resume el propósito o contexto de la campaña o proyecto y su importancia para la empresa. 

Tercera diapositiva: Información clave y recomendaciones.

Primero, es más que posible contar la historia en una sola diapositiva que resuma la información más destacada. Pero, en la mayoría de los casos, después de esta diapositiva presentarás las métricas y los datos que la respaldan. 

Para hacer énfasis en datos específicos, puedes hacer lo siguiente: 

● Hacer aparecer cada punto de una lista de viñetas gradualmente a medida que explicas cada información en la diapositiva. 

● Mostrar solo la viñeta más relevante para lo que estás diciendo (hacer desaparecer gradualmente las viñetas que no son tan relevantes). 

● Usar flechas o globos para apuntar a cierta zona de la diapositiva que estás usando. 

Cuarta diapositiva: Métricas y datos.

Prepárate para comunicar cómo las métricas respaldan tu información destacada de diferentes maneras. Si incluyes visualizaciones de tus métricas, etiqueta claramente los puntos de datos a través de anotaciones o leyendas de gráficos. Además, prepara diferentes formas de reformular lo que se muestra en las visualizaciones para ayudar a cualquier persona que tenga dificultades para interpretar los datos. 

Nota: Todo dependerá de la cantidad de datos que estés compartiendo, pero, en muchos casos, no te entrará todo en una sola diapositiva. Después de la cuarta diapositiva, puedes crear todas las que necesites. 

Última diapositiva: Llamada a la acción y pasos a seguir.

Para completar tu presentación, incluye un resumen simple, pero poderoso, y una lista de pasos a seguir que detallen lo que le quieres pedir al público que haga a continuación. Si incluyes elementos de acción, agrega un cronograma con fechas para que cada persona sepa cuándo debe cumplir con su trabajo. 

Cuando implementas las prácticas recomendadas para crear presentaciones eficientes y cuentas con un flujo de trabajo organizado, estarás en buen camino para presentar claramente la información clave de tu trabajo como profesional de marketing.

Fuente:
Coursera – Google Marketing Digital E-Commerce.