Presentaciones de evaluación: Componentes y consejos

Cuando hayas gestionado tu encuesta y recopilado todos los datos para tu evaluación, tendrás toda la información que necesitas para preparar una presentación de evaluación. Una presentación de evaluación examina qué tan bien funciona tu proyecto de acuerdo con un conjunto identificado de estándares.

¿Qué incluir en la presentación de la evaluación?

Introducción.

La introducción sirve como un resumen de tu presentación e incluye una visión general de los objetivos del proyecto y los resultados deseados. Esta debe incluir un resumen de tus hallazgos, lecciones aprendidas y recomendaciones para el futuro. Esta es una sección muy importante de tu presentación, pero debe ser breve. Tu introducción no debe tener más de un párrafo y solo debe incluir la información más necesaria. 

¿Qué se está evaluando y por qué?

Aquí es donde indicarás el propósito de la evaluación. Recuerda, en el contexto de la gestión de calidad del proyecto, el propósito de la evaluación es medir qué tan bien tu proyecto cumple con los estándares de calidad establecidos. Presentar los resultados de la evaluación a tus interesados les demuestra cómo el proyecto está cumpliendo con los estándares de calidad y les informa sobre el éxito del proyecto. Para ello: 

● Indica la meta, el hito o el entregable que se está evaluando y los estándares de calidad que se definieron para ese aspecto del proyecto. 

● Incluye las preguntas de evaluación y los indicadores que se utilizaron para evaluar cada estándar de calidad. 

Consejo profesional: Recuerda, tus interesados tienen un tiempo limitado. Cuando prepares tu presentación, solo selecciona los estándares y las preguntas más importantes. 

Resultados de la evaluación.

Ahora es el momento de exponer tus resultados. Otorga a cada estándar su propia sección dentro de esta parte de la presentación y resume lo que los resultados significan para cada estándar. Haz un juicio claro sobre los resultados: ¿Qué aprendiste? ¿Qué puedes obtener de los datos? Cuenta la historia de lo que significan los datos para el futuro del proyecto y para los interesados. 

Ejemplo: "Los datos revelan que el 36% de los usuarios sintieron que su experiencia gastronómica se vio afectada negativamente por las tabletas". Depende de ti resumir esos datos y determinar cuál podría ser la razón. Tal vez sea porque el software de la tableta no se instaló correctamente, lo que derivó en una tecnología defectuosa. O quizás sea porque el personal no fue capacitado de manera eficaz y, por lo tanto, el proceso de pedidos se retrasó demasiado. Tal vez algunos clientes simplemente no quieran que las tabletas tomen su pedido y prefieran tratar con los camareros. Explica lo que significan los datos de una manera que permita a los interesados tomar decisiones o declarar este aspecto del proyecto como exitoso o no. 

Consejo profesional: Visualiza los datos con gráficos o diagramas para transmitir rápidamente el mensaje de los resultados. 

Conclusión con recomendaciones.

En tu conclusión, expón tus hallazgos nuevamente y propón algunas recomendaciones sobre cómo aplicar los hallazgos a la siguiente fase del proyecto. También puedes describir cómo se pueden utilizar estos hallazgos en proyectos futuros. 

¿Cómo dar formato a la presentación?

Las presentaciones basadas en diapositivas se pueden crear utilizando aplicaciones digitales como Google Slides o Microsoft PowerPoint. Este tipo de presentación utiliza imágenes y viñetas concisas para proporcionar la información necesaria a los interesados. Las presentaciones basadas en diapositivas suelen incluir información resumida en lugar de párrafos largos y detallados. Son excelentes herramientas para presentaciones resumidas cuando los interesados no necesitan conocer cada detalle del proyecto. 

Consejos adicionales.

● Adapta las comunicaciones a los interesados: Cuando se trata de comunicar hitos importantes a los interesados, considera a quién se los estás presentando. Adapta tu presentación a la audiencia de una manera que la entiendan y puedan disfrutarla. 

● Comienza con un tema interesante: Comienza tu presentación con un tema para romper el hielo, una broma o una ayuda visual interesante para llamar la atención de tus interesados de inmediato. 

● Usa elementos visuales a lo largo de la presentación: El uso de imágenes crea interés y mantiene a la audiencia involucrada en tu presentación.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.