Realizar un análisis de los interesados

En este post, aprenderás cómo prepararte para algunas de las negociaciones que tendrás con los interesados acerca de tus proyectos. Dedicaremos algún tiempo a explorar los intereses individuales de los interesados, la participación y las contribuciones al proyecto. 

A continuación, descubriremos cómo usar la influencia de los interesados para beneficiar el proyecto y cómo trabajar con eficacia con los interesados. Casi todas las partes de un proyecto requieren las aportaciones y el acuerdo de múltiples interesados. Por supuesto, no todos los interesados valorarán la misma información o estarán de acuerdo en las mismas cosas. Por eso, un gerente de proyectos exitoso también necesita ser un negociador experto.

Algunos aspectos comunes del proyecto que se negocian durante el curso de un proyecto incluyen el alcance, los costos y beneficios, el plazo, los criterios de éxito, las funciones y responsabilidades, y los recursos. Esta es otra razón por la que resulta útil alinearse con los interesados desde el principio. Una buena alineación puede ayudar a evitar algunos de estos tipos de negociaciones en el futuro. Al principio del proyecto, es importante acordar el alcance. 

Un análisis de los interesados es una representación visual de todos los interesados. Te ayuda a entender quiénes son tus interesados, cuáles son sus prioridades y cómo prefieren comunicarse. Puede ayudarte a determinar el grado de prioridad que debes dar a las necesidades de determinados interesados o metas en el proyecto. Los interesados tienen un interés creado en el éxito del proyecto. Comprender a los interesados te ayuda a descubrir las personas adecuadas para incluir en las conversaciones importantes y cómo priorizar las diferentes necesidades de los diferentes interesados. Esto es clave para obtener el apoyo que necesitas durante el proyecto. Como parte de tu análisis, intenta responder a todas las preguntas que puedas sobre cada interesado. 

Luego, mientras revisas tu lista, identifica qué interesados influyen directamente en el proyecto y el nivel de interés que tiene cada uno. La influencia de un interesado está relacionada con la cantidad de poder que tiene y cuánto puede afectar sus acciones al resultado del proyecto. El interés se refiere a la medida en que las necesidades de los interesados se verán afectadas por las operaciones y los resultados del proyecto. Por ejemplo, si un interesado tiene un alto interés e influencia, puede ser muy importante que lo mantengas informado y te asegures de que sus objetivos para el proyecto sean la máxima prioridad. Si tiene intereses bajos y baja influencia, entonces podrías no priorizar una de sus preferencias personales para el proyecto. Si se traza una tabla de poder e interés, se sabrá con mayor claridad a quién dar prioridad y cuál es la mejor forma de abordar las negociaciones con cada interesado. 

Una vez que tengas una idea clara de quiénes son tus interesados y de qué papel desempeñan en el éxito del proyecto, puedes usar esta información para apoyar las negociaciones de tu proyecto. En una de las negociaciones más importantes, tratarás de definir y mantener el alcance del proyecto. Los interesados pueden presionar para que se agregue algo más al alcance, y es tu trabajo como gerente de proyectos negociar lo que sea realista dentro de las expectativas del presupuesto y el plazo. 

Repasemos. Algunas negociaciones comunes del proyecto que probablemente tengas con los interesados incluyen aspectos del estatuto, como los costos y beneficios y los criterios de éxito, así como otros aspectos del proyecto, como las funciones y responsabilidades y los recursos del proyecto. Puedes prepararte para estas negociaciones mediante la realización de un análisis de los interesados al usar una tabla de poder e interés.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.