Retrospectivas: Fomentar la participación

En esta publicación, se mostrarán técnicas que puedes usar para hacer frente a una falta de participación durante una retrospectiva. La baja participación puede prevenir que un equipo del proyecto haga mejoras importantes en los procesos. Pero, si tienes métodos en los que puedes confiar para ayudar a impulsar la participación, estarás más preparado para liderar cualquier tipo de retrospectiva en cualquier momento de tu carrera en la gestión de proyectos.

Primero, vamos a aclarar el tema, las retrospectivas pueden ser un poco intimidantes. Cuando organizas una retrospectiva con tu equipo, no solo llamas la atención sobre los éxitos del proyecto, sino también sobre los desafíos. Si un equipo se siente incómodo expresando los desafíos, entonces es posible que no deseen participar durante un debate retrospectivo. Así que antes de realizar cualquier retrospectiva, debes preguntarte, ¿Parece probable que tu equipo contribuya al debate? Si te parece que la respuesta puede ser no, analicemos algunas técnicas útiles que usan en Google para fomentar la participación en una retrospectiva. 

Una técnica que se usa en Google con frecuencia para alentar la participación es crear un entorno seguro para el equipo. Para crear un entorno seguro, puedes empezar la reunión diciendo que hay una política de que lo que se dice que allí, se queda allí; y lo que se aprende allí, se va con cada uno. Recuerda al equipo que la retrospectiva es una reunión sin interesados o clientes, y que es un espacio seguro donde el equipo puede hablar claramente sobre los problemas. Para ayudar a aumentar la participación, también puede ser útil modelar el tipo de participación que te gustaría obtener de tu equipo. Así que si estás intentando ayudar a que tu equipo se sienta cómodo para que hable con franqueza sobre los éxitos y desafíos del proyecto, puedes empezar el debate mencionando tus propios éxitos y desafíos. Antes de la reunión, trata de preparar algunos ejemplos de tareas o procesos que sabes que podrías haber manejado mejor. Si sabes que cometiste un error en una tarea del proyecto, dilo en voz alta. Por ejemplo, quizás cometiste un error de papeleo que retrasó la entrega de tabletas dos días hábiles. Sé honesto acerca de tu equivocación y habla sobre cómo evitarás errores similares en el futuro. Cuando admites tus propios errores, haces que el resto de tu equipo pueda compartir sus errores también. 

Otra técnica útil para fomentar la participación es hacer una pregunta al grupo y solicitar respuestas individuales. Por ejemplo, podrías pedir a los miembros de tu equipo que cada uno piense en un éxito y un desafío del proyecto hasta el momento, y luego invitarlos a que compartan su respuesta. Si notas que una pregunta que hiciste no consigue el tipo de respuesta que esperabas, intenta expresarla de una manera diferente. Por ejemplo, si las preguntas como “¿Qué salió bien?” y “¿Qué salió mal?”, no te dan las respuestas que te gustarían, prueba con otras. Quizás puedes preguntar algo como: “¿Qué pasa con este proyecto? ¿Debemos empezar, parar y continuar?”. 

Por último, si tu equipo participa, pero contribuye solo con éxitos y desafíos muy recientes, podría ser útil revisar el plazo del proyecto. Esta es una técnica por alentar a los compañeros del equipo para se retrotraigan en el ciclo de vida del proyecto e identifiquen los éxitos y desafíos. Si le recuerdas a tu equipo el plazo del proyecto, puedes refrescar sus recuerdos y desatarás un debate sobre todo el proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.