Control de cambios.

En caso de que el proyecto asignado para el desarrollo de contenidos de aprendizaje haya sufrido modificaciones, es necesario que realice una gestión de control de cambios. 

Solicitud de cambio. 

Las modificaciones pueden deberse a requerimientos del cliente o del diseñador instruccional para mejorar o corregir los materiales antes de su entrega. 

Todo cambio debe estar indicado en un documento llamado ‘Solicitud de Cambio’, que deberá señalar lo siguiente: 

· Nombre del solicitante. 

· Cargo/Perfil. 

· Fecha de solicitud. 

· Nivel de complejidad del cambio. 

· Urgencia del cambio. 

· Descripción de la solicitud. 

· Nombre y firma del solicitante. 

· Nombre y firma del desarrollador. 

Evaluación del cambio. 

Debes evaluar si los cambios que se solicitan son pequeños o grandes, su nivel de importancia y si impactarán en todo el proyecto. Para ello determina si los cambios son necesarios. A veces las peticiones del cliente no están orientadas a un cambio para mejorar el producto a profundidad, sino solamente a variar la estética, en este caso debes hacerle saber a tu cliente que dicho cambio retrasará el desarrollo del proyecto. 

Recursos necesarios. 

Para la realización de las modificaciones, puede incrementar la información necesaria, los gastos, el personal y la adquisición de tecnología entre otros. (Recursos financieros, humanos, técnicos y materiales). 

Las alteraciones en el cronograma y en la nueva fecha posible de entrega. Si el cliente solicita que se realicen algunos cambios y no acepta un ajuste en el cronograma, deberás ajustar el precio del proyecto para que puedas adquirir los recursos necesarios y cumplir con la fecha pactada. Toma en cuenta que deberás consultar a tu equipo de trabajo antes de tomar alguna decisión. 

Propuesta. 

Una vez realizada la evaluación de las modificaciones requeridas, presenta una propuesta de cambio propia e indica sus características que puedan resolver la necesidad del cliente sin perder de vista el objetivo principal del curso y la audiencia a la que vaya dirigido. 

Para ello, redacta en un documento: 

· El curso. 

· Las modificaciones solicitadas. 

· La propuesta de cambio. 

· Los recursos y el tiempo para hacerlo. 

Puedes apoyarte de presentaciones dinámicas que le ayuden a visualizar al solicitante la propuesta a desarrollar. 

Acuerdos. 

La decisión que tome el cliente y lo acordado deberá estar sustentado por escrito y con firma de ambas partes en copia y original para cada uno. En este se debe indicar nombre del curso, fecha, modificaciones solicitadas a detalle y sus razones, tiempo de entrega, costo actualizado en caso que aplique, nombre y firma. 

En el caso del tiempo de entrega, realiza la actualización del cronograma con copia al solicitante y a todos los miembros de tu equipo. 

Comunicación interna. 

Realiza una junta con todas las personas involucradas en el proyecto y proporciona a cada una por escrito las modificaciones a realizar. Lleva un control de cambios al interior y realiza un seguimiento puntual para evitar errores u omisiones. 

Finalmente, realiza un expediente para entender las causas de las modificaciones, para justificar el incremento o reducción de la facturación, y para realizar una correcta gestión del proyecto a desarrollar. 

Fuente: 

Fundación Carlos Slim – Curso Desarrollador de Contenido Digital.