Componentes clave del presupuesto de un proyecto

Hay muchas cosas a tener en cuenta en el presupuesto de un proyecto. Por desgracia, no es tan simple como decir: “Tenemos $5,000, así que ese es nuestro presupuesto”. Cuando vas al supermercado, tú no decides cuánto cuestan las manzanas. De la misma manera, las empresas no pueden decidir que quieren gastar $200 en un proyecto si la tasa de mercado de algo de ese tipo es de $2,000. En su lugar, los gerentes de proyecto deben comprender las necesidades de los interesados, contemplar gastos imprevistos, ser capaces de adaptarse y revisar y actualizar las proyecciones a lo largo de todo el proyecto. Estos son solo algunos ejemplos de lo que necesitas tener en cuenta.

A medida que avanza tu proyecto, tendrás que revisar tu presupuesto y, a veces, volver a proyectar, lo que significa crear un nuevo presupuesto revisado de acuerdo con el seguimiento de tu proyecto. Mantenerte al tanto del presupuesto te ayudará a estar organizado y volver a proyectar es una forma de recalibrar el presupuesto si es necesario. 

Hay varios factores a tener en cuenta a la hora de crear un presupuesto, como las tarifas de los recursos, el análisis de reservas, el presupuesto para contingencias y el costo de la calidad. 

Deberás determinar las tarifas de los recursos. Las tarifas de los recursos son exactamente lo que te imaginas: el costo de un recurso. Algunos ejemplos de recursos son la mano de obra, las herramientas, los equipos, los materiales y el software. Deberás preguntarte: “¿Cuánto le costará a la empresa cada uno de estos recursos?”. 

A veces, un proyecto se descarrila porque el director del proyecto no incluyó suficientes fondos de reserva o “colchones”. Realizar un análisis de reservas te ayudará a estimar los fondos de reserva que podrías necesitar. Un análisis de reservas es un método para controlar los recursos restantes del proyecto. Cuando realices un análisis de reservas, deberás revisar todos los riesgos potenciales del proyecto y determinar si necesitas agregar fondos de reserva. Estos fondos son necesarios porque surgirán nuevos costos que no previste originalmente. Los fondos de reserva también se conocen como presupuesto para contingencias. En el contexto de la gestión de proyectos, el presupuesto para contingencia es dinero que se incluye para cubrir posibles eventos imprevistos que no se hayan tenido en cuenta en una estimación de costos. Su propósito es compensar la incertidumbre en las estimaciones de costos y tiempos, así como la exposición a riesgos impredecibles. 

El costo de la calidad se refiere a todos los costos que se contraen para evitar problemas con productos, procesos o tareas. El costo de la calidad incluye los costos de prevención, los costos de tasación, los costos de fallas internas y los costos de fallas externas. 

Una vez que hayas aplicado estos factores, las tarifas de recursos, el análisis de reservas, el presupuesto para contingencias y el costo de la calidad en tu presupuesto, podrás estimar cuánto podría costar el proyecto. 

Recuerda que lo más probable es que tu presupuesto cambie, pero comenzar con una estimación inicial es una forma de asegurarte de que al menos estés encaminado. No te preocupes si tu presupuesto efectivamente cambia; es por eso que lo revisamos y volvemos a proyectar.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.