Consejos para dirigir una reunión inicial exitosa

Una reunión inicial es la primera reunión entre el equipo del proyecto, los interesados y el patrocinador al comienzo de un nuevo proyecto o de una nueva fase. El objetivo de la reunión inicial es que todos compartan una visión común, asegurarte de que entiendan los objetivos y el alcance del proyecto, y verificar que todos estén de acuerdo con sus funciones y responsabilidades en el proyecto. La reunión inicial es fundamental para que el proyecto tenga un resultado satisfactorio. En ella, el equipo se pone de acuerdo sobre los objetivos y la visión del proyecto, y lo prepara para que se lleve a cabo con éxito. 

Prácticas recomendadas para la reunión inicial.

● Escoge el momento adecuado. Elige un horario que le quede bien a todos. Ten en cuenta las diferencias horarias. 

● Establece la duración adecuada. Elige una duración adecuada para la reunión: no más de una hora. No quieres que la gente pierda tiempo, pero tampoco quieres quedarte sin tiempo. Las reuniones iniciales tienen un mejor resultado cuando se comparte primero la información clave y, luego, se dedica el tiempo adicional a las preguntas y a la consolidación del equipo. 

● Invita a las personas adecuadas. Sé estratégico a la hora de incluir a las personas adecuadas. El objetivo es invitar a los asistentes que desempeñan un papel en el desarrollo y la ejecución del proyecto, como todos los miembros del equipo, los interesados y el patrocinador. No es conveniente dejar a nadie fuera, pero tampoco invitar a personas que no deberían estar allí. 

● Designa a alguien para que tome notas. El debate que se genera durante la reunión es importante. Es fundamental documentar la retroalimentación, los cambios y las preguntas de los asistentes. Si diriges la reunión, designa a otra persona para que tome notas antes de comenzar. También puedes utilizar herramientas como Chorus Notetaker, Google Keep, Google Docs o Microsoft OneNote.  

● Define la agenda. Para recapitular lo previamente visto, la agenda de una reunión inicial debe incluir, por lo general, lo siguiente: las presentaciones, los antecedentes y el propósito del proyecto, los objetivos y el alcance del proyecto, los roles y responsabilidades, el proceso de colaboración y las herramientas del proyecto, lo que sigue (expectativas y puntos de acción), y tiempo para preguntas y conversaciones. 

● Comparte la agenda. Antes de la reunión, comparte la agenda con los asistentes por correo electrónico e identifica a los oradores de cada tema. Al enviar la agenda con antelación, todos tendrán una idea de lo que pueden esperar, tiempo para preparar cualquier cosa que tengan que presentar o debatir y tiempo para generar preguntas o ideas. 

● Cumple la agenda. Durante las reuniones, las conversaciones pueden desviarse del tema o alargarse más de lo previsto. Como gerente de proyectos, tu trabajo consiste en mantener el rumbo de la reunión y reorientar los debates hacia los puntos de la agenda. 

● Haz un seguimiento después de la reunión. Después de la reunión, asegúrate de enviar a todos un resumen con las notas y los puntos de acción. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.