Exploración de los tipos de herramientas de gestión de proyectos

Diferentes tipos de herramientas que se utilizan en la gestión de proyectos, entre ellas se encuentran el software de planificación y gestión del trabajo, así como las herramientas de productividad y colaboración.

Un tipo de herramienta común es el software de planificación y gestión del trabajo. Hay muchos tipos de software de gestión del trabajo en el mercado, incluidas las herramientas populares como estas: Asana, Jira Software. 

Es posible que algunas herramientas funcionen mejor para tu proyecto. Esto depende de muchas cosas; por ejemplo, la metodología del proyecto que estás llevando a cabo o la cantidad de tareas y personas involucradas. Entonces, ¿Por qué elegirías un software de planificación y gestión del trabajo? Puede ser realmente útil para asignar tareas a varios compañeros de equipo y para hacer un seguimiento del progreso de ese trabajo. También puede ayudarte a visualizar el progreso de tu equipo. 

Por ejemplo, si utilizas un software de gestión del trabajo para asignar tareas y hacer un seguimiento de estas, es más probable que te des cuenta si tu equipo completa 50 tareas una semana y solo tres la siguiente. Eso es una clara señal de que necesitas comprobar si hay algún problema que esté bloqueando el progreso. Si no hubieras hecho un seguimiento de sus tareas, tal vez no te habrías dado cuenta del problema. Ese es, en parte, el motivo por el que el software de gestión del trabajo es tan útil. Proporciona una descripción general de cómo va el proyecto para que sepas cuándo tienes que consultar con tus equipos para volver a poner las tareas en marcha. 

Otro tipo de herramienta de gestión de proyectos que analizaremos son las herramientas de productividad. Estas pueden ser muy útiles para ti y tu equipo. Esto incluye herramientas de procesamiento de textos, como Microsoft Word o Google Docs. Puedes utilizarlas para crear documentos compartidos con el equipo, como el estatuto del proyecto también puedes utilizar estas herramientas para crear documentos como agendas de reuniones y actualizaciones de estado. 

Las hojas de cálculo son otra herramienta de productividad útil, son versátiles y puedes utilizarlas para crear documentos, como los gráficos RACI y los planes de proyecto, así como otros gráficos útiles. 

las presentaciones creadas con herramientas, como Microsoft PowerPoint, Keynote o Presentaciones de Google, pueden ser una excelente manera de presentar tu proyecto de forma visual y fácilmente digerible. 

Hablemos de las herramientas de colaboración, en las que es probable que te bases para trabajar de cerca con tus compañeros de equipo. Entre ellas se encuentran herramientas con las que probablemente estés familiarizado, como el correo electrónico y el chat. Este tipo de herramientas pueden ayudarte a consultar de forma rápida y eficaz las preguntas, los comentarios y otros temas relacionados con el proyecto. 

Las herramientas de productividad, como los documentos y las hojas de cálculo, y las de colaboración, como el correo electrónico y el chat, son bastante sencillas, lo que significa que son ideales para proyectos más pequeños con menos tareas y compañeros de equipo a los que hacer un seguimiento. 

El software de planificación y gestión del trabajo es mejor para proyectos más grandes con una mayor cantidad de tareas y un equipo más grande de personas que gestionar.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.