Facilitar una reunión inicial del proyecto

Es importante programar una reunión que sirva como un comienzo formal a la planificación del proyecto. Tal vez te preguntes qué es una reunión inicial y en qué se diferencia de otros tipos de reuniones. Es una buena pregunta.

La reunión inicial de un proyecto es la primera reunión en la que el equipo de un proyecto se une para poner a todos de acuerdo en una visión compartida, obtener un entendimiento compartido de los objetivos y el alcance del proyecto, y entender los roles de cada persona dentro del equipo.

Así que, ¿quién está invitado a la reunión inicial? Los miembros del equipo identificados en un gráfico RACI, creado durante la fase de iniciación. Como recordatorio, un gráfico RACI ayuda a definir roles y responsabilidades para individuos o equipos para garantizar que se trabaje de manera eficiente.

Durante la reunión inicial, los miembros del equipo aprenderán más sobre cómo contribuirán al proyecto y obtendrán una comprensión más profunda de cómo el equipo trabajará en conjunto para alcanzar los objetivos. También deberías invitar a los interesados y al patrocinador a la reunión, para que tengan la oportunidad de entender el plan de alto nivel del proyecto, puedan compartir su perspectiva, y para asegurarte de que todos están de acuerdo.

Ahora, tal vez te preguntes: ¿para qué necesito hacer una reunión inicial? ¿No puede mi equipo aprender todo lo que necesita saber del estatuto del proyecto? Lo entendemos. Las reuniones pueden llevar mucho tiempo, y definitivamente hay situaciones en las que un correo o un chat rápido con alguien del equipo bastará. Pero cuando estás iniciando un proyecto, especialmente proyectos más grandes con varias personas, es importante reunirse para establecer una visión compartida, ponerse de acuerdo sobre el alcance y generar buenas interacciones en el equipo. También es una oportunidad para que tu equipo haga preguntas y brinde ideas, y es un muy buen momento para que establezcas las expectativas con el equipo sobre cómo cada persona contribuirá de forma individual al proyecto.

Hay muchas plantillas para agendas de reuniones iniciales en línea, y la mayoría sigue una estructura similar y dura alrededor de una hora. Ten en cuenta que esto es solo una sugerencia, y no debes dudar en programar todo el tiempo que quieras para cada elemento de la agenda en función de las necesidades del proyecto y el equipo. La mayoría de las reuniones comienzan con presentaciones. Puedes asignar minutos para que cada miembro del grupo se presente y diga sus funciones, y, si el tiempo lo permite, compartan algo divertido para generar buenas interacciones.

A continuación, dedicarás unos cinco minutos para dar una descripción general de los antecedentes del proyecto. Esto cubre detalles como cómo surgió y por qué es importante el proyecto. También usarás este tiempo para dar una visión compartida.

Luego, dedica unos cinco minutos a compartir los objetivos y el alcance, que se refiere a los límites en torno a un proyecto. Eso incluye dejar claro qué trabajo se considera que está dentro del alcance y qué trabajo se considera fuera del alcance. Este también es un buen momento para compartir la fecha de lanzamiento prevista y resaltar los hitos importantes que el equipo debe tener en cuenta.

Una vez que hayas cubierto los objetivos y el alcance, es hora de hablar de los roles de cada uno. Es una buena idea dedicar unos minutos a asegurar que todos tienen claro de qué trabajo serán responsables durante todo el proyecto.

Luego, es el momento de abordar la colaboración, que es la forma en que cooperarán en el proyecto. Estas son las herramientas que servirán como fuente común de información para el equipo, como un plan de proyecto creado en una hoja de cálculo o una herramienta de gestión del trabajo, como Asana. También es un buen momento para determinar cómo se comunicará entre sí el equipo, por ejemplo, con actualizaciones diarias por correo electrónico, en una sala de chat y en reuniones semanales de actualización. Deberías dedicar unos minutos a este tema.

Cuando eso esté listo, es hora de hablar de lo que viene después. Ahora que ya hablaste de los detalles del proyecto hasta el momento, deberías dedicar unos minutos a establecer las expectativas sobre lo que se avecina. También utilizarás este tiempo para aclararle a cada uno qué acciones tomarán a continuación.

Por último, es muy importante dedicar unos minutos para las preguntas del grupo. Esta es la oportunidad del equipo para despejar las dudas sobre cualquiera de los temas que has tratado hasta ahora. También es tu oportunidad de escuchar al equipo y asegurarte de que el proyecto se beneficie de una diversidad de opiniones, experiencias e ideas.

Por ejemplo, además de responder preguntas en voz alta en la reunión, se puede invitar a los compañeros de equipo a que aporten preguntas o retroalimentación en un documento compartido. Esta práctica puede ayudar a crear un espacio para colaborar. También es bueno consultar a los compañeros de equipo acerca de su confianza sobre los temas hablados ese día. Se pregunta cuál es su nivel de confianza en una escala de uno a cinco: uno es “No tengo nada de confianza”, y cinco es “Estoy extremadamente confiado”.

Si no tienen confianza, Les pregunto qué puedo hacer para ayudar a cambiar eso. Esta práctica puede dar al equipo un sentido de respaldo más sólido, porque saben que estás disponible para ayudarlos a superar los obstáculos. Si pruebas esta práctica en las reuniones, asegúrate de cumplir las promesas que hagas.

Tu reputación como gerente de proyectos de cumplir los objetivos y eliminar obstáculos es fundamental para establecer y mantener las relaciones. Así que, para recapitular, la reunión inicial cubrirá las presentaciones, los antecedentes del proyecto, los objetivos y el alcance, los roles, la colaboración etc., y quedará tiempo para las preguntas del grupo al final.

Una vez que hayas finalizado la agenda de la reunión, documenta esta información en una plantilla para agendas, y envíala a los asistentes uno o dos días antes de la reunión.

Como gerente de proyectos, liderarás la mayor parte de esta reunión, y, cuando hablas, es difícil tomar notas y exponer al mismo tiempo. Por lo tanto, al comienzo de la reunión, pide a un compañero de equipo que tome notas sobre los puntos clave explicados durante toda la sesión y que registre los elementos de acción de sus compañeros.

En algunos casos, puede ser beneficioso grabar la reunión para que puedan verla más tarde, especialmente si tienes un equipo grande o desperdigado. Tan solo asegúrate de obtener de antemano el permiso de los asistentes para grabarlos.

Después de la reunión, no te olvides de enviar un correo electrónico de seguimiento al grupo, con un resumen de los puntos clave y resultados de la reunión, así como los elementos de acción de los asistentes.

En el correo electrónico de seguimiento, recuerda invitar también a los asistentes a que te consulten si tienen alguna pregunta adicional.

Si bien la reunión inicial requiere mucho esfuerzo, recuerda que este es un momento emocionante para el equipo y especialmente para ti como el gerente del proyecto. Toda la labor mental y el trabajo duro que has hecho durante la fase de iniciación se combina para formar la base del proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.