Herramientas comunes de gestión de proyectos

Hay muchos tipos de software de gestión del trabajo que facilitan la planificación y el seguimiento de los proyectos de forma automática y que son mucho más eficaces que el seguimiento manual de los proyectos.

Una herramienta es Asana, que es una plataforma de gestión del trabajo que ayuda a los equipos a planificar y coordinar su trabajo, desde las tareas diarias hasta las iniciativas estratégicas. Asana proporciona un sistema vivo y una fuente de verdad donde reside el trabajo de todos. Con Asana, todo el mundo puede ver, discutir y gestionar las prioridades del equipo y, además, proporciona claridad sobre quién hace cada cosa y cuándo. Es ideal para elaborar planes de proyectos, asignar tareas, automatizar flujos de trabajo, hacer un seguimiento del progreso y comunicarse con los interesados. 

Como gerente de proyectos, puedes utilizar Asana para crear un registro de tareas, como la recopilación de estimaciones de costos de proveedores externos, y asignar una tarea a los miembros del equipo. Todas las tareas son visibles y están organizadas en el formato que elija el gerente de proyectos, como en una lista o en un calendario, y están diseñadas para impulsar la transparencia y la conexión con todas las tareas relacionadas con el objetivo general. 

También es fácil de usar con los interesados externos porque, dentro de Asana, puedes compartir actualizaciones de estado y otras comunicaciones con personas ajenas a tu empresa. 

Otra gran herramienta es la hoja de cálculo. Las hojas de cálculo son sumamente versátiles, y puedes utilizarlas para una amplia gama de tareas, desde la creación de líneas de tiempo y gráficos de facturación hasta la gestión de presupuestos y el seguimiento de tareas. 

Puedes agregar y ver la información del proyecto en una variedad de formatos, según lo que necesites en ese momento. Por ejemplo, supongamos que introduces una lista de tareas, fechas de vencimiento, estados de finalización y propietarios de tareas en una hoja de cálculo. A partir de ahí, es muy sencillo ordenar la lista por fecha de vencimiento para ver qué es lo siguiente que hay que hacer. Entonces, puedes filtrar la lista de tareas por propietario, de modo que solo veas las tareas de las que eres responsable. También puedes resaltar las filas de la hoja en diferentes colores para ilustrar visualmente las tareas con menos progreso. Mediante las hojas de cálculo, puedes transformar, visualizar y manipular la información fácilmente. 

Las hojas de cálculo y las herramientas más completas, como Asana, son solo dos opciones para una gestión de proyectos eficaz, y es una buena idea tener un conocimiento básico de la variedad de opciones de software que existen. 

Por lo tanto, si tu empresa no tiene una herramienta de software estándar, puedes optar por escribir una para las necesidades del proyecto. Ser capaz de recomendar la herramienta adecuada para el trabajo puede ser una excelente manera de agregar valor a tu equipo al principio de un proyecto. 

Sin embargo, ten en cuenta que las opciones de software cambian constantemente. Desde la adición de nuevas funciones hasta el lanzamiento de nuevas herramientas, no hay forma de que conozcas todos los programas disponibles, y ninguna empresa esperaría eso de ti. 

Muchas de estas herramientas tienen funcionalidades similares, como el seguimiento y la asignación de tareas, por lo que, si entiendes a fondo una herramienta, deberías poder adaptarte fácilmente a una nueva herramienta en el trabajo.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.