Introducción a los tableros Kanban

Los tableros Kanban son una herramienta visual que se utiliza para administrar tareas y flujos de trabajo. Los tableros Kanban se pueden crear en pizarras, pizarras magnéticas, cartulinas, programas informáticos y más. Las tareas asociadas con el proyecto se escriben en tarjetas. Estas tarjetas se colocan en columnas, que representan el progreso que se ha hecho.

Aunque los tableros Kanban son útiles para todo tipo de proyectos, normalmente son los más adecuados para los equipos de proyectos que trabajan en un enfoque de gestión de proyectos Agile. Quizás recuerdes que la gestión de proyectos Agile es un enfoque iterativo para gestionar proyectos que se centra en lanzamientos continuos e incorpora los comentarios de los clientes en cada iteración. Una vez que te conviertes en gerente de proyectos y has creado tu plan de proyecto, puedes decidir si un tablero Kanban es adecuado para tu proyecto. 

Propósitos de un tablero Kanban

Los tableros Kanban se utilizan para lo siguiente:

● Proporcionar una comprensión visual rápida de los detalles del trabajo e información crítica sobre la tarea. 

● Facilitar las transferencias entre los interesados, como entre los recursos de desarrollo y prueba o entre los miembros del equipo que trabajan en tareas relacionadas. 

● Ayudar a registrar métricas y mejorar los flujos de trabajo. 

Uso de un tablero Kanban.

Antes de crear un tablero, es una buena práctica recopilar la información necesaria y diseñar elementos clave, como tareas, estado, fechas y duraciones. Esta información te servirá cuando crees tu tablero. 

Centrémonos en un ejemplo de tablero Kanban a continuación. Cada rectángulo de color está asociado con una tarea. Las tareas se representan horizontalmente a lo largo del plazo que requiere completar el trabajo. Cada columna representa dónde se encuentra la tarea en relación con su finalización. Entonces, cuando se inicia una tarea, pasará de hacer a en curso. Cuando el proyecto esté casi listo para publicarse o completarse, pasará a estar a prueba, y, cuando se someta a prueba y se apruebe, pasará a estar finalizado. Ten en cuenta que este es solo un ejemplo de un tablero Kanban y, según la herramienta que utilices, como un software o un tablero físico, podrás personalizar tu tablero utilizando distintas columnas y tarjetas. El tablero también puede tener filas para los recursos (equipo o persona), para ayudar a visualizar quién está trabajando activamente en qué.

Creación de tarjetas.

Las tarjetas varían en estilo, incluso puedes usar notas adhesivas en una pizarra, pero la mayoría de las tarjetas contienen algunos detalles clave sobre la tarea que representan. Cuando se usan tarjetas físicas, los equipos suelen usar ambos lados. Esto es lo que deben incluir ambos lados de la tarjeta: 

Parte delantera.

● Título e identificador único: Asegúrate de tener una referencia rápida para las tareas y los números de identificación. 

● Descripción del trabajo: Describe brevemente la tarea por realizar. Recuerda que esto debe registrarse en algo que no sea más grande que una ficha. 

● Estimación del trabajo: Estima la cantidad de trabajo que se necesitará para completar la tarea. Por ejemplo, puedes escribir “poco”, “medio” o “mucho” para indicar la cantidad de trabajo que crees que implicará esa tarea. 

● Quién está asignado a la tarea: Indica quién es responsable de completar la tarea; idealmente, una persona por tarjeta. 

Reverso.

●Fecha de inicio: Incluye la fecha de inicio de la tarea para usar en métricas y seguimiento, y asegúrate de que tu estimación de tiempo sea precisa. 

● Días bloqueados: Indica en qué días las tareas pueden verse interrumpidas. Una tarea puede bloquearse si no se puede seguir trabajando en ella. Por ejemplo, si se suponía que ibas a recibir un entregable y aún no se ha entregado, es posible que ese día esté bloqueado para esta tarea en particular. 

● Fecha de finalización: Al igual que con cualquier plan, es importante saber cuándo se supone que se debe finalizar la tarea. Esto te permite asegurarte de que tu proyecto aún esté en camino de alcanzar el objetivo final. 

Si optas por utilizar una herramienta de software en lugar de un tablero físico, tienes algunas opciones. Asana y Trello son excelentes herramientas de software para usar si estás buscando introducir Kanban en tu proyecto. Hay muchas opciones, así que tómate el tiempo para evaluar cuál es la mejor para ti y tu proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.