Los beneficios de la planificación de proyectos

Durante la fase de iniciación, el gerente de proyectos reúne toda la información preliminar necesaria para obtener la aprobación de los interesados y planificar el proyecto. Algunas cosas clave deben ocurrir durante esta etapa.

Primero, se designa al gerente de proyectos. Luego, deben aprobarse los objetivos del proyecto, así como el alcance del proyecto y sus entregables. Varias personas se deberán asignar al proyecto, y tendrás una buena idea de sus roles y responsabilidades. También necesitarás que los interesados aprueben el estatuto del proyecto.

Si se cumplen todos estos criterios, significa que estás listo para comenzar a planificar. La planificación es una parte importante para garantizar el éxito de un proyecto, así que, veamos en detalle por qué es tan importante. La planificación es importante para todos los proyectos. Mientras planificas el proyecto, tú y los otros miembros del equipo definen los procesos y flujos de trabajo necesarios para cumplir con los objetivos, y pensarán ideas sobre cómo hacer que el proyecto sea un éxito.

Al planificar, puedes aprovechar tu experiencia en proyectos anteriores y pensar en nuevas formas de obtener resultados. Cada proyecto es diferente, así que enfoques nuevos y diferentes pueden ser justo lo que necesitas. La planificación tiene muchos beneficios. 

Como hemos comentado, planificar te ayuda a mapear el proyecto completo. Te ayuda a entender el trabajo necesario para lograr los objetivos. La planificación también ayuda a coordinar los esfuerzos y cronogramas con otros equipos, contratistas y proveedores. 

Otro gran beneficio de la planificación es que te da tiempo para identificar y prepararte para los riesgos que puedan afectar el proyecto. Estos pueden incluir cosas como un retraso en el cronograma, la salida de un miembro importante del equipo o un cambio en la dirección del proyecto determinado por uno de los interesados. 

La planificación también te da la oportunidad de pensar en formas de mitigar o abordar esos riesgos. También hay beneficios menos obvios. Por ejemplo, la fase de planificación puede ser útil para obtener la “aceptación” de los miembros clave del equipo. Conseguir la aceptación significa que has obtenido su apoyo para tus planes. 

La planificación también demuestra a las partes interesadas que al equipo le interesa empezar el proyecto con un plan detallado. Pero uno de los beneficios más significativos de la planificación es el trabajo en equipo, lo que te ayudará a impulsar el proyecto hasta cruzar la línea de meta.

Al trabajar juntos en la fase de planificación, los individuos asignados al proyecto pueden convertirse en un equipo sólido una vez que termina la planificación y el trabajo está a punto de empezar. 

Planificar juntos crea un entendimiento compartido entre todas las partes involucradas en el proyecto. En resumen, la planificación tiene muchos beneficios, desde ayudar al equipo a comprender el trabajo necesario para alcanzar sus objetivos, hasta brindar planes de proyecto a los interesados.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.