Mantener el presupuesto de un proyecto

Teniendo en cuenta que tienes una idea de cómo crear un presupuesto, en esta publicación se hablará sobre cómo lo administrarás y se explorarán algunos desafíos que podrías enfrentar, como estar por debajo o por encima del presupuesto.

Es buena idea controlar tu presupuesto con regularidad, ¿Pero qué significa eso exactamente? ¿Qué deberías controlar? ¿Cómo puedes saber si te estás ciñendo al presupuesto o no? Controlar el presupuesto es fundamental para que un gerente de proyectos pueda exigir responsabilidad en términos de gastos. Si controlas tu presupuesto con regularidad, podrás saber si los planes que defines realmente se aplican, tanto a nivel económico como operativo. 

Como recordarás, un hito es un punto importante del cronograma del proyecto que indica progreso y suele corresponder con un resultado entregable o una fase del proyecto. Los hitos sirven para hacer un seguimiento del progreso del proyecto. Los hitos son una buena oportunidad para volver a revisar el presupuesto e identificar si es necesario modificar o revisar algo a lo largo del proyecto. Dicho esto, los hitos sirven como puntos de control para la gestión del presupuesto y los pagos. En el contrato, podrías haber acordado que te pagan al alcanzarse ciertos hitos y no al final del proyecto. 

Los contratos fijos generalmente se pagan cuando se alcanzan ciertos hitos, mientras que los contratos de tiempo y materiales generalmente se pagan mensualmente según las horas trabajadas y otros gastos, como los viáticos y las comidas. Cuando supervisas el presupuesto, es buena idea estar al tanto del control de costos. 

El control de costos es una práctica en la que el gerente del proyecto identifica factores que impactan en su presupuesto y crea acciones efectivas para minimizar las diferencias. En cierta forma, es como una gestión proactiva del presupuesto. Es mucho mejor ser proactivo que reactivo con el presupuesto. Si reaccionas en lugar de anticiparte, quizás ya tengas algún tipo de problema con el presupuesto. Para controlar los costos, debes definir un plan de aprobación e informar a los interesados correspondientes de cualquier cambio que se produzca. Tendrás que preguntarte qué interesados o qué patrocinador aprobarán las hojas de tiempo del contratista o proveedor. 

¿Y las facturas? También deberás asegurarte de que todo cambio en el presupuesto del  proyecto sea acordado. Por ejemplo, no deberías aprobar un costo o una partida nuevos si no se han acordado o si no están dentro del alcance del proyecto y no deberías gastar dinero si los interesados o el patrocinador del proyecto no lo aprueban previamente. También es importante tener un buen argumento comercial antes de presentar el proyecto a un interesado. Además, deberás gestionar los cambios a medida que se realizan. Esto implica actualizar las proyecciones o las estimaciones y rastrear todo. 

Los cambios de presupuesto no deberían tomarte por sorpresa ni es buena idea pedir más dinero a los interesados una y otra vez. Una forma de evitarlo es revisar los números con regularidad. También debes aceptar que el presupuesto inevitablemente tendrá errores. Tu trabajo es que los sobrecostos esperados estén dentro de límites aceptables. Antes de que comience el proyecto, colabora con los patrocinadores y los interesados clave para fijar un límite aceptable. ¿Es 1%? ¿Es 10%? Tendrán que decidirlo juntos. 

Si un proyecto supera el presupuesto, la empresa podría tener menos fondos para otras áreas del negocio. Pero vamos a profundizar un poco más en los efectos para una empresa de gastar menos de lo presupuestado. Aunque parezca que gastar de menos es el sueño de un gerente de proyectos, en realidad, no lo es. Gastar menos de lo presupuestado es un indicador de una gestión de proyectos poco satisfactoria. Estar por debajo del presupuesto indica que posiblemente no hayas hecho un buen trabajo en la estimación inicial. También podría señalar que pudiste haber gastado más en el proyecto, lo que significa que pudiste haber tenido más recursos o resultados de mejor calidad, y puede significar que el presupuesto para proyectos futuros se reducirá. La empresa podría pensar que, dado que el proyecto costó menos de lo esperado, también podrá realizar proyectos futuros con un menor presupuesto, y esa tampoco es una situación totalmente deseable. La mejor opción es evaluar bien, adaptarse y gestionar el presupuesto con el riesgo en mente. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.