Realizar un análisis de los interesados

Los principales interesados son personas que se beneficiarán directamente del éxito del proyecto, mientras que los interesados secundarios son afectados indirectamente por el éxito del proyecto.

Tener tantas personas diferentes en un proyecto puede volverse confuso, y es entonces cuando el análisis de los interesados resulta útil.

Esta es una representación visual de todas las partes interesadas. Te ayuda a evitar sorpresas, formas las alianzas necesarias y asegurar que estás involucrando a las personas adecuadas en el momento oportuno. 

Cuando se hace bien, el análisis de los interesados te ayuda a ver todas las oportunidades de éxito y los riesgos potenciales, ilustra qué partes interesadas están asumiendo qué responsabilidades y puede ayudarte a incluir a las personas adecuadas en conversaciones importantes, lo que es clave para obtener el apoyo que necesitas durante todo el proyecto. 

Hay tres pasos clave para iniciar un análisis de los interesados. Primero, haz una lista de los interesados a quienes impacta el proyecto. Luego define el nivel de interés e influencia de cada interesado. Y, por último, evalúa su capacidad de participación y encuentra formas de involucrarlos. 

En el segundo paso, hablamos de la influencia y los intereses. ¿Qué significan esos términos aquí? La influencia mide cuánto poder tiene una parte interesada y la medida en que sus acciones influyen en el resultado del proyecto. 

El interés es más o menos lo que parece: ¿De qué manera las necesidades del interesado son afectadas por las operaciones y los resultados del proyecto? 

La matriz energética es una cuadrícula de dos por dos súper útil que se usa para realizar un análisis de los interesados. Usamos la matriz energética para asignar el nivel de importancia de cada parte interesada para el proyecto, para medir su interés e influencia. 

La posición del interesado en la matriz generalmente determina su función activa en el proyecto. Cuanto mayor sea el interés y la influencia, más importante contribuye el interesado al éxito del proyecto. Sin su apoyo, es poco probable que el proyecto se realice.

Estas personas son nuestras partes interesadas clave. 

Hay cuatro técnicas diferentes que puedes usar para la gestión de las partes interesadas. 

El primer grupo de interesados son los actores clave o los principales interesados. Estas personas se ubican en la esquina superior derecha de la matriz. Para gestionar mejor a los principales interesados, querrás trabajar estrechamente con ellos para alcanzar los resultados deseados. 

Por supuesto, no todo el mundo es un actor clave, pero cada función, incluso los interesados secundarios, ocupan un lugar en la matiz. Ubicarás a los interesados con mayor influencia y menor interés en la esquina superior izquierda de la matriz. Para gestionar a estos interesados, vas a consultar con ellos y satisfacer sus necesidades, sus opiniones y aportaciones son importantes para el proyecto. 

Los interesados con menor influencia e interés alto están en la esquina inferior derecha de la matriz. A estos interesados querrás mostrarles consideración manteniéndolos actualizados sobre el proyecto. Es poco probable que necesiten opinar sobre lo que sucede, pero mantenerlos informados es importante. 

Por último, tenemos interesados con poca influencia y poco interés. Se encuentran en la esquina inferior izquierda. Son las partes interesadas menos significativas, pero esto no quiere decir que no importen. Podría ser que, para este proyecto en particular, no sean vitales. Entonces, para este proyecto, deberás monitorearlos, manteniéndolos al tanto. 

Crear una matriz como esta es una forma efectiva de dar un seguimiento a con quién hay que comunicarse y cuándo. Esta matriz es un ejemplo de cómo podría hacerse en función del proyecto y de los interesados. También es posible que desees crear un comité directivo compuesto por interesados con alto nivel de influencia e interés. Estas personas serán el órgano de toma de decisiones de mayor jerarquía en cualquier proyecto, tienen la autoridad para realizar cambios en el presupuesto y aprobar actualizaciones en el cronograma o el alcance. 

El gerente de proyectos no es miembro del comité, pero sí es responsable de aportar la información correcta del proyecto al comité directivo para que las decisiones se pueden tomar rápidamente. Cómo involucrar a los interesados a partir de este momento depende de su situación particular. 

Hay diferentes formas de involucrar a cada interesado, y debes actuar estratégicamente para brindar información útil y relevante a las personas adecuadas y en el momento oportuno. Vas a querer reunirte con algunos interesados todos los días y a otros solo les enviarás actualizaciones periódicas. 

La aceptación de los interesados es el proceso de involucrar a estas personas en la toma de decisiones para alcanzar un consenso más amplio sobre el futuro de la organización. 

Para lograr que los interesados acepten el proyecto, tendrás que prestar especial atención a los interesados con un alto impacto y asegurarte de que se sientan vinculados, querrás explicarles la manera en que el proyecto les ayudará a lograr sus metas, y vas a querer contar con su apoyo más adelante si surge algún problema. 

Aquí hay algunas cosas importantes para tener en cuenta al comunicarse con los interesados. Si tienes un principal interesado, es probable que esa parte tenga un alto nivel de influencia y necesite una comunicación constante. Pero si estás en un proyecto más grande con varios interesados, no estarán tan involucrados en las tareas diarias. 

En el caso de los interesados que necesitan tiempo para tomar decisiones sobre el proyecto, dales mucha información desde el principio. Por ejemplo, organiza reuniones frecuentes y envía correos electrónicos con los avances al final del día. De esta manera, tienen suficiente tiempo para sopesar las opciones y tomar decisiones. Piensa en el nivel de detalle sobre el proyecto que cada interesado necesita, no vas a dedicarle tiempo a hablar en profundidad con interesados que solo necesitan un resumen del proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.