Utilización de herramientas para una gestión eficaz de proyectos

Como gerente de proyectos, las herramientas son algunos de los recursos más útiles que tienes a tu disposición. Son esenciales para hacer un seguimiento del progreso, por lo que es importante tenerlas en cuenta durante todo el proyecto.

Profundicemos un poco más de por qué las herramientas son tan útiles y por qué es importante elegir las adecuadas según tus necesidades. Existen muchas herramientas diferentes, las cuales facilitan a un gerente de proyectos o a un equipo la gestión de los recursos y la organización del trabajo. Son útiles porque pueden ayudarte a hacer un seguimiento de información detallada sobre todo tipo de tareas y facilitan la comunicación con muchas personas diferentes. 

Recuerda que la comunicación y el seguimiento eficaces constituyen una parte importante de las responsabilidades diarias de un gerente de proyectos. Piensa en lo difícil que sería tu trabajo sin la ayuda de herramientas de colaboración como el correo electrónico o los documentos digitales creados con Google Docs o Microsoft Word. 

Las herramientas actuales han facilitado mucho el uso compartido de información con los compañeros de equipo. Y lo que es mejor, con las herramientas de gestión de proyectos, el uso compartido de información se da en ambas direcciones. Eso significa que los miembros del equipo también pueden ponerte al día fácilmente sobre sus avances sin necesidad de realizar reuniones o llamadas telefónicas adicionales. 

Cuando eliges la herramienta adecuada para un proyecto, haces que para tus compañeros de equipo sea simple comunicarte si una tarea está dentro del plazo previsto o está retrasada, lo que te permite ver rápidamente cómo cualquier cambio puede afectar al resto del proyecto. 

Las herramientas de gestión de proyectos aumentan la visibilidad y la transparencia para todos, incluidos los interesados. Puedes utilizar una gran variedad de herramientas para lograr muchas cosas diferentes, como el seguimiento del progreso de las tareas, los entregables y los hitos.

Las herramientas también pueden ayudarte a gestionar un presupuesto, crear gráficos y diagramas útiles, gestionar contratos y licencias, y mantener informados a los interesados. 

Las herramientas pueden ser sencillas, como las hojas de cálculo o los documentos digitales, o más sofisticadas, como el software de planificación y gestión del trabajo. 

Es importante pensar en las necesidades del proyecto a la hora de elegir cuál utilizar. Algo que debes tener en cuenta es que si eliges una herramienta más sofisticada, tus compañeros de equipo y los interesados necesitarán algún tiempo para familiarizarse con esta. 

En el caso de los proyectos pequeños, eso puede suponer más problemas de lo que merece la pena. Por eso, para los proyectos pequeños, una herramienta sencilla puede resultar más eficaz. 

Pero si un proyecto tiene un gran alcance, puede merecer la pena que el equipo aprenda y, en última instancia, trabaje con una herramienta de gestión de proyectos más sofisticada. 

También tienes que tener en cuenta que a veces no puedes elegir el tipo de herramientas que utilizarás. 

Si una organización ya ha decidido utilizar una herramienta específica, tendrás que trabajar con ella. Se trata de ser flexible. 

Tanto si son sencillas como sofisticadas, las herramientas tienen el poder de ayudarte a comunicar y gestionar de forma más eficaz.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.