Consejos para una comunicación efectiva

La comunicación es clave para cualquier proyecto exitoso. Como gerente de proyectos, eres fundamental para esa comunicación, que es un proceso continuo a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Un buen gerente de proyectos debe comunicarse eficazmente con todos los interesados y los miembros del equipo a través de varios medios.

Como gerente de proyectos, es importante desarrollar un plan de comunicación durante el proyecto. Una buena comunicación ayuda a que tu proyecto funcione sin problemas, conduce a mejores resultados y respalda una cultura de equipo saludable. Puedes utilizar estos cuatro consejos para fomentar una comunicación efectiva dentro de tu equipo: 

Reconocer y comprender las diferencias individuales

Puedes fomentar la comunicación abierta e inclusiva al: 

● No hacer suposiciones sobre los antecedentes, identidades o experiencias de tu audiencia.

● Ser consciente de tus propios prejuicios.

● Usar un lenguaje apropiado, profesional y neutral.

● Incluir, respetar y tener curiosidad por diversos puntos de vista. 

Como gerente de proyectos, indudablemente trabajarás con un grupo diverso de miembros del equipo e interesados en cada proyecto. Deberás comprender los antecedentes, las experiencias, las perspectivas y los prejuicios de cada miembro del equipo, así como los tuyos, para comunicarse de manera eficaz. 

Hacer una lluvia de ideas y elaborar el mensaje apropiado.

Comunica el mensaje correcto al pensar en tu público objetivo. ¿Con quién te comunicas? En tus comunicaciones, ten siempre claro los motivos por los que deseas comunicarte: 

● ¿Qué canales puede usar tu audiencia para comunicarse contigo o con el equipo?

● ¿Estás transmitiendo información?

● ¿Estás pidiendo información?

● ¿Estás aclarando algún problema?

● ¿Estás resolviendo algún problema? 

Algunos miembros del equipo pueden requerir información detallada, mientras que otros solo pueden necesitar una descripción general de la situación. Independientemente de tu audiencia, debes asegurarte de identificar el propósito del mensaje, indicar la información o la solicitud de manera clara y concisa, y mantenerte en el tema. 

Entregar tu mensaje.

Mientras redactas tu mensaje, piensa qué métodos están disponibles y son apropiados para comunicarte con varios miembros de tu equipo, ya sea en persona, en una videoconferencia, por teléfono, por correo electrónico o en una reunión. Elegir el método correcto es especialmente importante si tienes miembros del equipo o interesados en diferentes regiones y zonas horarias. Además, asegúrate de: 

● Evitar incluir información confidencial o potencialmente privada.

● Suponer que todos en la empresa recibirán la comunicación. 

Obtener comentarios e incorporarlos en el futuro.

La comunicación no termina cuando entregas tu mensaje, así que asegúrate de hacer un seguimiento con tu audiencia de la siguiente manera: 

● Verificar para asegurarte de que tu mensaje sea claro.

● Pedir comentarios.

● Fomentar la comunicación abierta.

● Responder las preguntas rápidamente. 

En este paso final, obtendrás comentarios de tu audiencia para asegurarte de que tu mensaje se recibió como lo deseabas. 

¡Ahora conoces los pasos para comunicarte de manera efectiva como gerente de proyectos! Has aprendido a fomentar la comunicación abierta e inclusiva al reconocer y comprender las diferencias individuales entre los miembros de tu equipo. Sabes cómo elaborar y transmitir un mensaje apropiado y la importancia de obtener y abordar la retroalimentación. Lo más importante es asegurarte de que tus comunicaciones sean claras, honestas, relevantes y frecuentes. Seguir estas pautas te preparará para una comunicación exitosa en todos tus proyectos.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.