Desarrollar un plan de comunicación

Conociendo qué es un plan de comunicación y las categorías básicas que lo componen, el siguiente paso es completar tu plan. En esta publicación aprenderás a establecer un plan de comunicación que funcione mejor para las distintas personas involucradas en tu proyecto y qué tipo de información incluir en tu plan, cosas como: ¿Quién necesita participar en la comunicación del proyecto? ¿Cuál es la mejor manera de comunicarse? ¿Por qué te comunicas? ¿Con qué frecuencia debes comunicarte?

Hay algunos beneficios clave para planificar tu comunicación por adelantado. Crear un plan de comunicación ayuda a mejorar la eficacia general de la comunicación, mantiene a las personas comprometidas y motivadas durante el proyecto, e involucra a los interesados en conversaciones efectivas. 

Crear un plan de comunicación ayuda a gestionar los diferentes aspectos de comunicación del proyecto, existen muchos programas al respecto pero puedes hacerlo con una simple hoja de cálculo. Antes que nada, piensa qué tipos de comunicación utilizarás en todo el proyecto. No dudes en volver a consultar tu gráfico RACI y el mapa de interesados, que son herramientas que te ayudarán a averiguar qué tipo de comunicación podría funcionar mejor para cada persona, grupo o función. 

A veces, las reuniones diarias no son posibles, dadas las restricciones de zona horaria u otras obligaciones. No te preocupes, hay otras maneras para mantener la comunicación fluida. A continuación, piensa en quién necesita recibir información sobre tu proyecto. Estos son los destinatarios de comunicaciones. Ayuda a mirar hacia atrás al mapa de interesados y al gráfico RACI de nuevo. Pregúntate ¿Quién necesita participar de los detalles? ¿Quién tiene un gran interés en el proyecto? ¿Quién solo necesita estar informado de los principales hitos? 

Otra mejor práctica es hacer una lista de la información de contacto y zonas horarias en tu plan de comunicación. De esa manera, sabes cuando las personas están disponibles para comunicarse. Siéntete libre de esconder esta columna, ya que contiene información confidencial acerca de las personas involucradas en tu proyecto. Hay otras formas de enumerar información de contacto de forma privada y vincularla para una referencia fácil. 

Si tienes inconvenientes para decidir qué tipo de comunicación usar, una forma de ayudarte a elegir es pensar en la frecuencia.  Si no estás seguro, siempre es bueno preguntar a los interesados qué método de comunicación funciona mejor para ellos. 

Cuando trabajas con tu equipo central en un proyecto, necesitas entrar en más detalles del día a día. Verifica con regularidad y pregunta cómo va todo. ¿Cómo les va en las tareas? ¿Necesitan tu ayuda con algo? 

Reunirse con más frecuencia puede ayudar a desbloquear los problemas y mantener el proyecto en el camino correcto. Esto nos lleva a fechas clave. Enumerar fechas y horas clave son importantes para la coordinación. Por ejemplo, si estás lanzando un producto o un nuevo proceso, o dando una presentación, debes enumerar las fechas clave. Ten en cuenta que no todos los tipos de comunicación requieren que se indique una fecha clave específica. Por ejemplo, con las comunicaciones diarias o semanales, es posible que no necesites especificar la fecha real de cada semana. Podrías hacer una lista todos los lunes o algo así. 

Ahora mencionemos los métodos de entrega, como correo electrónico, reuniones presenciales y virtuales, un documento compartido que se actualiza regularmente, o un informe de avance que se presenta. Decidir la mejor manera de comunicarse es una habilidad. Una cosa que continuamente se necesita adaptar y trabajar para mejorar en la función de gerente de proyectos es la comunicación con los distintos equipos y niveles de autoridad. Un director o ejecutivo solo puede tener cinco minutos, así que se tiene que ser conciso y saber exactamente lo que necesito de ellos. Del mismo modo, se podría estar acostumbrado a comunicarse a través de mensajería instantánea y chat de video con mi equipo principal. Sin embargo, uno de los subgrupos en el proyecto podría responder mejor a los correos electrónicos y comentarios en el documento. Añade estos métodos para el plan de comunicación. 

Los correos electrónicos son una forma muy común de sincronizar a las personas, pero escribes demasiado y puedes perder a tu audiencia. Después de todo, nadie quiere leer un correo electrónico de dos páginas. Una forma de evitar esto es agregar una nota en la parte superior de tu correo electrónico. Esto alertará a los lectores que algunos detalles de un correo electrónico extenso pueden no ser relevantes para ellos. En este tipo de correo electrónico, es necesario mencionar los puntos clave y elementos de acción limitados a dos o tres frases. Luego, incluye una sección más larga en la parte inferior para aquellos que quieran o necesiten detalles adicionales. 

El objetivo de la comunicación es transmitir tu punto de vista de manera efectiva. Piensa detenidamente lo que necesitas lograr con cada tipo de comunicación. Para interesados de alto nivel en particular, constantemente se intenta responder, ¿Y qué? ¿Por qué debería importarles mi proyecto? Lo mismo ocurre con el equipo principal. ¿Qué información les permitirá asegurarse de completar las tareas a tiempo y mantenerse motivados? Pensar en estas preguntas ayuda a centrarse en los fragmentos más importantes de información para compartir. 

El objetivo del boletín mensual para interesados consiste en ofrecer un resumen de actualización de estado. Los objetivos para las reuniones diarias con el equipo central serían presentar informes de actualizaciones de progreso, bloqueadores y determinar los próximos pasos. 

Debes asegurarte de llegar a todos con los que necesites comunicarte. Ayuda si la comunicación es un esfuerzo de equipo, especialmente, en proyectos más complejos. No deberías ser el único que se comunica. Quieres habilitar a otros miembros del equipo para que participen en las comunicaciones, en función de su experiencia en el proyecto. Añade una columna de remitente y propietario para indicar quién es responsable de cada comunicación. Luego resalta el remitente o propietario de cada uno de estos tipos de comunicación. 

Ten en cuenta que siempre es una buena idea ponerse en contacto con todos para asegurarte de que las comunicaciones satisfagan sus necesidades. Todo el mundo absorbe información de manera diferente; quizás lo que funciona bien para ti no siempre es lo mejor para los demás. Algunas personas son más visuales y quieren ver tablas y gráficos, en tanto que otras personas prefieren escuchar información a través de una presentación o una reunión. Algunas personas pueden querer revisar y analizar la información por sí mismos primero, y luego hablar con alguien sobre lo que han leído. 

Si solo presentas información de una o dos maneras, corres el riesgo de involucrar a algunas personas y no a otras. Tu objetivo como gerente de proyecto es optimizar y agilizar las comunicaciones. Una excelente manera de optimizar tus comunicaciones para todos los integrantes del equipo es enviar un breve correo electrónico o una encuesta compuesta por tres preguntas. ¿Qué funciona bien respecto de cómo nos comunicamos contigo sobre el proyecto? ¿Qué no funciona o no es efectivo en nuestras comunicaciones? ¿En qué podemos mejorar nuestra comunicación contigo? Esto te dará un montón de información útil sobre cómo puedes adaptar el estilo de comunicación para atender las necesidades de cada miembro del equipo. 

Los planes de comunicación contienen una gran cantidad de información importante y hay muchas maneras diferentes de diseñarlos, según el tamaño de tu equipo y las necesidades de tu proyecto. Sea cual fuera el sistema que elijas usar, lo más importante es asegurarte de que tu plan de comunicación identifique claramente quién necesita participar en la comunicación del proyecto; qué métodos se están utilizando para comunicarse; por qué te comunicas; y con qué frecuencia lo haces.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.