Hay muchas formas de elevar un riesgo y es importante establecer estándares de elevación con los interesados antes de comenzar a trabajar en un proyecto. En esta publicación, nos centraremos en la elevación por correo electrónico y repasaremos las mejores prácticas para escribir uno.
Prácticas recomendadas de elevación por correo electrónico.
Todos los proyectos, incluso aquellos administrados por gerentes de proyectos experimentados, ocasionalmente tienen problemas. Tu función como gerente de proyectos es ayudar a resolver problemas y eliminar los obstáculos que impiden que tu equipo avance hacia sus metas. Si bien muchos problemas pueden ser lo suficientemente pequeños como para resolverlos dentro del equipo principal, es posible que otros, como un cambio importante en tu presupuesto o en el cronograma, deban presentarse a los interesados para que tomen una decisión final. Detallar estos problemas, su posible impacto y el apoyo que necesitas en un correo electrónico claro y directo a tu audiencia puede ser una herramienta de comunicación efectiva.
Correos
electrónicos de elevación efectivos:
● Mantener
un tono amistoso.
● Indicar
tu conexión con el proyecto.
● Explicar
el problema.
● Explicar
las consecuencias.
● Hacer una solicitud.
Analicemos estas cinco claves para escribir un correo electrónico de elevación sólido.
Mantener
un tono amistoso.
Cuando redactas una elevación por correo electrónico, puedes sentirte tentado a ir directamente al grano, en especial cuando se trata de un problema estresante y urgente. Sin embargo, debes tener en cuenta que es importante abordar los problemas con gracia. Considera empezar tu correo electrónico con una simple muestra de buena voluntad, como “Espero que estén bien”. Cuando describas el problema, busca un tono irreprochable. Sobre todo, mantén el correo electrónico amigable y profesional. Después de todo, estás pidiendo ayuda al destinatario. Asegúrate de terminar el correo electrónico agradeciendo al destinatario por su tiempo.
Indicar
tu conexión con el proyecto.
Preséntate al comienzo del mensaje si tienes menos confianza con los interesados del proyecto. Asegúrate de indicar claramente tu nombre, función y relación con el proyecto. Esto ayuda al lector a entender por qué te estás comunicando. Mantén tu introducción breve y al grano; una sola oración debería ser suficiente. Si conoces a la persona que recibe la elevación por correo electrónico, simplemente puedes reforzar tu responsabilidad en el proyecto antes de abordar directamente el problema.
Explicar
el problema.
Una vez que saludes al destinatario y te presentes brevemente, explica el problema en cuestión. Indica claramente el problema que necesitas resolver. Proporciona el contexto suficiente para que el lector comprenda el problema, pero trata de mantener el mensaje lo más conciso posible. Evita los párrafos largos y confusos que pueden ocultar tu mensaje y tentar al lector a omitirlos.
Explicar
las consecuencias.
Después de explicar el problema, describe claramente las consecuencias. Describe específicamente cómo este problema está afectando gravemente al proyecto o cómo tiene el potencial de afectarlo gravemente más adelante en el cronograma del proyecto. De nuevo, mantén tu explicación concisa y tu tono amigable.
Proponer
un curso de acción y hacer una solicitud.
Esta es la pieza central de una elevación por correo electrónico sólida. En esta sección, propones una solución (o soluciones) e indicas lo que necesitas del destinatario. Una solución bien pensada acompañada de una solicitud clara permite al destinatario saber cómo puede ayudarte y te lleva a una resolución.
La elevación es una habilidad útil para resolver problemas rápidamente, y enviar una elevación por correo electrónico sólida que aplique estas prácticas recomendadas puede ayudar a que tu equipo reciba la ayuda necesaria.
Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.
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