¿Por qué la comunicación es fundamental?

Vamos a empezar con un ejemplo. Imagina que has planeado una fiesta sorpresa para el cumpleaños de tu mejor amigo. Llevas un mes trabajando en ello y, finalmente, llegó el gran día. Te presentas en el restaurante donde está desarrollándose la fiesta, pero hay un problema. El anfitrión dice que la reserva se canceló porque nadie confirmó. Aparece un amigo con el pastel de cumpleaños, pero les habías pedido que trajeran cupcakes. Otro amigo te envía un mensaje de texto y dice que esperan ver a todos mañana por la noche. ¿Mañana? Y luego, en medio de toda la confusión, levantas la mirada y te das cuenta de que tu mejor amigo está sentado en el otro extremo del restaurante. No es exactamente la fiesta sorpresa que tenías en mente. ¿Qué sucedió? Hubo mala comunicación.

El amigo que hizo la reserva olvidó avisarte que confirmes con 24 horas de antelación. El amigo que ordenó el pastel nunca vio tu correo electrónico donde pedías que traigan cupcakes, y tú supusiste que todos los del grupo de mensaje de texto se habían enterado de que la fiesta era el viernes, no el sábado. Afortunadamente, tu mejor amigo valoró el esfuerzo y se sorprendió de todos modos. Pero mientras tú y tu mejor amigo se ríen sobre el caos de la planificación de la fiesta, si algo así ocurre en el trabajo, es posible que tu jefe y tus compañeros de trabajo no piensen lo mismo. 

La comunicación es muy importante en cada proyecto. Incluso se diría que es la herramienta más importante para asegurarte de que tu proyecto funcione sin problemas. Muchas veces, lo que contribuye al éxito o el fracaso de un equipo de proyecto se reduce a si todo el mundo entiende o no qué está sucediendo y cómo sus tareas contribuyen a los objetivos del proyecto. Como gerente de proyectos, desempeñas un papel importante en cuanto a asegurarte de que todos sepan cuáles son sus roles y tareas. También eres la persona a la que recurren los miembros del equipo cuando necesitan una respuesta rápida. 

Poder comunicarse de forma clara y eficaz es clave. Es importante recordar que, sin comunicación efectiva, el proyecto corre riesgo de perderse oportunidades importantes o, incluso, fallar por completo. 

Sabemos que la comunicación es muy importante, pero ¿Qué es exactamente la comunicación? En pocas palabras, la comunicación es el flujo de información. Incluye todo lo que se comparte, cómo se comparte y con quién. Una buena comunicación efectiva siempre es clara, honesta, relevante y frecuente, pero no demasiado frecuente. Existe la sobrecarga de información. 

Gracias a la comunicación efectiva, es posible que tu proyecto se ejecute a tiempo y conforme a las expectativas esbozadas en el plan del proyecto. Aprovecha al máximo herramientas como reuniones, correos electrónicos, llamadas telefónicas, documentos escritos y presentaciones formales, y asegúrate de que todos puedan acceder a ellas. 

También es importante recordar que la comunicación no es un evento único ni una ruta de ida. Tiene que suceder a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, partir del equipo del proyecto y los interesados, así como de ti. Asegúrate de aclarar los objetivos y expectativas de los clientes, hacer un seguimiento de los elementos de acción, y comunicar los retrasos conforme avanza el proyecto. Esto te ayudará a evitar problemas y retrocesos. 

Como gerente de proyectos, eres responsable de crear un flujo constante de comunicación durante todo el proyecto, definir el tono de la comunicación en equipo y trabajar para asegurarte de que todos estén en sintonía. Cada paso del camino le da a tu proyecto la mejor oportunidad de tener éxito. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.