Preparar una presentación efectiva

En varios momentos de un proyecto, es probable que tengas que hacer una presentación a los miembros del equipo, a los interesados clave, a los altos dirigentes o a los clientes. Utiliza los siguientes consejos y prácticas recomendadas para ayudarte a preparar una presentación efectiva.

Preparación .

Aclara tus objetivos y el propósito de tu presentación.

Sé claro y específico sobre lo que quieres obtener de la reunión y, a continuación, enmarca el debate con ese objetivo en mente. Por ejemplo, “Necesitamos dos ingenieros que hayan trabajado antes en esta industria”, en lugar de “Necesitamos más recursos”. 

Busca opiniones y establece expectativas.

Pregunta a tu gerente o consulta con los interesados sobre los objetivos de tu presentación. Obtén sus aportes y comentarios con anticipación. Si fuiste invitado a presentar, asegúrate de comprender de antemano exactamente lo que el solicitante espera obtener de tu presentación. 

Crea un plan de entrega.

Identifica un título para cada diapositiva, que es el punto principal de una sola oración que intentas ilustrar con esa diapositiva. 

● Crea un par de puntos de apoyo que agreguen interés al titular, como anécdotas, tablas, datos, etc. 

● Construye señales. Estas son formas de dar pistas al público sobre hacia dónde se dirige y qué esperar de tu presentación. 

● Limita el número de diapositivas en la presentación principal. Al mismo tiempo, considera la posibilidad de crear diapositivas de respaldo para posibles desafíos, preguntas difíciles, compensaciones o soluciones alternativas. Puedes ocultar estas diapositivas de respaldo al final de la presentación si no las necesitas o agregarlas a la presentación si lo necesitas. 

Sé consciente del tiempo de tu público.

Invita solo a los participantes que necesitas que estén presentes. Envía la presentación con anticipación si es posible. 

Desarrolla una estrategia para hacer que tu presentación sea memorable.

Usa historias y repite los puntos clave. Empieza con una introducción sólida. Dedica tiempo adicional a la preparación del inicio. Al principio es cuando los nervios suelen ser mayores, y hacer la presentación con éxito puede ayudarte a ganar confianza con rapidez. 

Práctica.

Guía a tu público a través de tu presentación.

Ayúdalos a notar lo que tú notas y haz la transición entre las diapositivas usando frases como "Partiendo de este punto..." o "Como mencioné antes..." 

Haz un simulacro de presentación con tu equipo.

Si habrá más de un presentador, coordina lo que cubrirá cada persona y cómo gestionarás las transferencias. 

● Practica una sesión de preguntas y respuestas, anticipando el tipo de preguntas que podrían hacer tus participantes para que estés preparado con una respuesta rápida y segura. Además, practica lo que dirás si te hacen una pregunta cuya respuesta no sabes. 

● Debes estar preparado para llevar a cabo toda la reunión tú mismo. Si un copresentador no se presenta, ¿Estás preparado para sustituirlo?

Programa tiempo para practicar.

Una vez que hayas descrito lo que quieres decir, practícalo (idealmente frente a un espejo) o grábate. Esto puede ayudarte a identificar frases incómodas que podrían mejorarse y otros problemas. 

Debes estar preparado para las sorpresas.

Demuestra que puedes adaptarte y que conoces el tema. Si se te acaba el tiempo, ¿Puedes resumir rápidamente los puntos clave? ¿Puedes cambiar el contenido en función de lo que es más importante para tu público? 

Presentación y ritmo.

Ve al grano.

Identifica el problema que estás resolviendo y exponlo desde el principio. 

● Dile al público por qué estás en la habitación con ellos y qué cubrirás. 

● Establece las reglas básicas. Por ejemplo, ¿Cómo deseas manejar las preguntas y los comentarios? ¿Las aceptarás a lo largo de tu presentación o después? 

Controla tu ritmo.

Sé consciente de las pistas de tu público y ajústate en consecuencia. 

Seguimiento.

● Si procede, envía un correo electrónico de seguimiento con notas resumidas, elementos de acción y plazos. 

● Informa a tu gerente o miembros clave del público sobre lo que escucharon de la presentación.  Pregúntales qué ha ido bien y qué podría haber ido mejor. 

● Revisa los próximos pasos. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.