Proporcionar “cobertura aérea a tu equipo”

Los gerentes de proyectos crean equipos que cumplen con los objetivos del proyecto de muchas maneras diferentes, desde delegar responsabilidades y priorizar tareas hasta promover la confianza y la seguridad psicológica. 

Pero hay otra destreza que tienen los buenos gerentes de proyectos que cubriremos en esta publicación: la capacidad de proporcionar cobertura aérea para proteger al equipo. La cobertura aérea se refiere al apoyo y la protección de un equipo que brinda el liderazgo frente a solicitudes o críticas fuera del alcance del proyecto.

¿Qué es la cobertura aérea?

Gran parte de la gestión de proyectos implica supervisar el trabajo de los demás, pero también implica gestionar las necesidades y expectativas de los que están por encima de ti. Esas personas son los interesados, los patrocinadores del proyecto y otros líderes dentro de tu organización. 

Si bien las necesidades y solicitudes de los interesados son cruciales para el éxito del proyecto, puede llegar un momento en que tengas que priorizar las necesidades del equipo sobre las necesidades de los interesados. A esto se le llama proporcionar "cobertura aérea" al equipo y es una parte importante de la gestión de un proyecto. La capacidad de proporcionar cobertura aérea de manera efectiva requiere una relación de confianza entre un gerente de proyectos y los interesados. En esta relación, el gerente de proyectos tiene como objetivo demostrar sus destrezas para liderar un equipo y comunicarse de manera efectiva. 

Existe cierto riesgo al proporcionar cobertura aérea. A veces, un gerente de proyectos proporciona cobertura aérea y el equipo igualmente no puede cumplir con los objetivos del proyecto. En este caso, los interesados pueden cuestionar la capacidad del gerente de proyectos para completar los proyectos con éxito. Por lo tanto, cuando te prepares para defender al equipo de solicitudes fuera de alcance, asegúrate del estado de progreso del equipo hacia el objetivo del proyecto. 

Proporcionar cobertura aérea: un caso práctico.

Imagina, por ejemplo, que eres gerente de proyectos para una marca de café que se vende en los supermercados de tu región. A ti y a tu equipo se les ha encomendado la tarea de lanzar tres nuevos sabores de café molido: vainilla, avellana y moca. 

Sin embargo, bien entrada la fase de ejecución, el patrocinador del proyecto pide una reunión contigo para realizar una solicitud fuera de alcance: le gustaría añadir un café con sabor a caramelo a la línea de productos. Tu equipo ya está a su máxima capacidad preparándose para lanzar los sabores acordados, y un cuarto sabor agregaría una cantidad irrazonable de trabajo y estrés al equipo, que ya está muy ocupado. 

Analicemos cómo puedes proporcionar cobertura aérea al equipo en una situación como esta. 

Decir "no" sin decir explícitamente "no".

Una forma de ofrecer cobertura aérea al equipo es decir "no" a la solicitud del patrocinador sin decir explícitamente "no". 

Hay varias maneras de hacerlo:

 ● Puedes rechazarla gentilmente con una explicación cortés de que no será posible completar la solicitud bajo las restricciones actuales (alcance, tiempo y/o costo) del proyecto. 

● Puedes ofrecerte cortésmente a comunicarte más tarde con el interesado para responderle. Esto te da tiempo para comprender mejor la solicitud y para consultar con los miembros del equipo de confianza para exponer los beneficios y los costos de esta solicitud. Y, si tienes suerte, esto incluso podría darle al interesado la oportunidad de reconsiderar su solicitud u olvidarse de ella por completo. 

Ya sea que elijas rechazarla de inmediato o volver a comunicarte con el interesado con la respuesta, es crucial ofrecer soluciones alternativas. Quizás el cronograma del proyecto pueda ampliarse para adaptarse a la solicitud. O tal vez tú y tu equipo tengan una relación sólida con otro equipo de la organización que puede ayudar a cumplir con la solicitud. Sea cual sea la alternativa, hacer una lluvia de ideas sobre otras opciones puede ayudar a suavizar el golpe y brindar nuevas ideas a los interesados. 

Por ejemplo, considera decirle al patrocinador que el cronograma actual del proyecto solo permitirá el lanzamiento de tres nuevos sabores de café y que el lanzamiento de un cuarto sabor solo sería posible si se retrasa la fecha de lanzamiento dos meses. Si respondieras al patrocinador de esta manera, rechazarías amablemente su solicitud y, además, le ofrecerías una alternativa que podría funcionar para el equipo. 

Si bien responder un simple "no" puede frustrar a la persona que hace la solicitud, un rechazo gentil junto con opciones alternativas puede proteger al equipo de recibir más trabajo y, al mismo tiempo, preservar tu relación profesional con los interesados. Si los interesados confían en tu capacidad y perspectiva de liderazgo, será más probable que acepten el rechazo y las soluciones alternativas. 

Intervenir desde detrás de escena.

Otra forma en que los gerentes de proyectos brindan cobertura aérea a sus equipos es dominando el desafío de intervenir delicadamente desde detrás de escena cuando un interesado hace solicitudes poco realistas u ofrece críticas irrazonables. 

Continuando con el ejemplo de la empresa de café, sabes lo duro que ha estado trabajando el equipo para lanzar los nuevos productos. Para evitar el estrés adicional que podría conllevar el conocimiento de que los interesados desean aumentar la carga de trabajo, evita compartir esta solicitud con todo el equipo del proyecto. 

Sin embargo, esto no significa que debas encontrar una solución tú solo. En lugar de convocar a una reunión de equipo para analizar la solicitud de los interesados de una nueva versión de café, solo consultas a dos miembros del equipo de confianza para intercambiar ideas sobre soluciones. Uno de estos miembros del equipo menciona que sabe que dos nuevos sabores se agregarán a la línea de productos de otoño en seis meses y que quizás el sabor caramelo podría lanzarse entonces en lugar de hacerlo con el grupo actual. Esto le daría al equipo más tiempo para trabajar en el desarrollo del producto y, al mismo tiempo, cumplir con la solicitud de los interesados. 

En última instancia, llevas las sugerencias de agregar el sabor a la línea de productos de otoño o retrasar la fecha de lanzamiento de la línea actual al patrocinador del proyecto, y éste acepta la solución de lanzar el nuevo sabor en el otoño. 

Gestionar las expectativas de los interesados y, al mismo tiempo, incluir solo a los compañeros de equipo estrictamente necesarios fue esencial en este caso. Esto permitió que el equipo se concentrara en su trabajo sin la posibilidad de una mayor carga ni una distracción innecesaria. 

Proporcionar cobertura aérea al equipo requiere práctica. Implica un equilibrio cuidadoso de las necesidades de los interesados y las necesidades del equipo del proyecto. A medida que adquieras más experiencia en el liderazgo de proyectos, desarrollarás un sentido más sólido de cómo gestionar situaciones con tantos matices como estas y proporcionarás la cobertura aérea que el equipo necesita para hacer su mejor trabajo. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.