Herramientas de comunicación comunes

Exploremos algunas herramientas comunes para comunicarte eficazmente con el equipo del proyecto y los interesados. En esta publicación, nos centraremos en mensajería, reuniones virtuales y herramientas de gestión de trabajo y colaboración.

Comencemos con la mensajería y el correo electrónico. El correo electrónico es común en las comunicaciones empresariales, por lo que es importante optimizar la cantidad de correos electrónicos que envías. Es demasiado trabajo identificar cuáles hay que leer enseguida, cuáles pueden esperar y cuáles exigen una respuesta inmediata. Es importante que entiendas cómo utilizar el correo electrónico en un contexto profesional. Una búsqueda rápida en Internet te brindará muchos consejos y ejemplos. Algunos consejos clave son que elijas cuidadosamente a quién le envías un correo electrónico y, más que nada, que sepas por qué lo envías. Asegúrate de que el campo de asunto indique claramente de qué se trata el correo. Si es urgente o requiere respuesta, indícalo en el asunto y en la primera línea del cuerpo. Tus mensajes deben ser lo más breves posible y ceñirse al tema. Si tienes que compartir demasiada información, puedes consignarla en un documento digital que compartas mediante enlace o adjunto en el correo. A continuación, resume en qué quieres que se centre el que lo lea. Si necesitas una acción específica del destinatario, indícalo claramente para que entienda qué esperas de él y cuándo. Tus elecciones léxicas son importantes, así que no uses jergas, acrónimos ni abreviaturas en lugar de las palabras que serían más apropiadas para un texto. Y algo más: escribe en un tono apropiado para la persona que recibe el correo electrónico. En general, es una buena práctica ser amable, inspirador, claro y específico. 

La mayoría de las personas, especialmente gerentes, directores y ejecutivos, reciben muchos correos electrónicos. Con eso en mente, podrías considerar herramientas de mensajería instantánea, como Google Meet o Slack. Pueden ser una alternativa al correo electrónico cuando solo tienes una pregunta rápida o actualización, o como una forma de alertar a alguien para que revise su bandeja de entrada. La mensajería instantánea te ayuda a reducir la recepción y envío de correos electrónicos o llamadas telefónicas para poder aclarar malentendidos rápidamente o hacerte saber si debes tratar un problema en una reunión y cuándo hacerlo. Ten precaución al decidir cuándo utilizar la mensajería instantánea. Este tipo de comunicación rápida podría llevar a la distracción y a la informalidad. Puede convertirse fácilmente en un medio para compartir información no laboral o información sensible o confidencial. También puede ser difícil rastrear los mensajes instantáneos. Más adelante, si necesitas consultar información que discutiste por chat, es posible que no la encuentres fácilmente en los mensajes instantáneos. 

Es una buena idea preguntar a las personas sus preferencias sobre cómo comunicarse. Si bien la mensajería instantánea es más rápida, alguien puede preferir el correo electrónico. Con experiencia, podrás determinar las formas más eficaces para comunicarte con el equipo. 

A continuación, analizaremos algunas herramientas para las reuniones remotas. Las herramientas de reuniones virtuales, como Google Meet y Zoom, son ideales para comunicarse, especialmente cuando el trabajo remoto se vuelve más común. Mejor aún, todas ellas son de fácil acceso y se aprende a usarlas fácilmente. Las reuniones en línea bien realizadas pueden tener una gran eficacia: les permiten a ti y al equipo interactuar en tiempo real. Esto puede ayudar a aumentar la confianza y crear una sensación de equipo cuando no es posible reunirse en persona. Las reuniones virtuales pueden ser muy atractivas, ya que los participantes pueden acceder y compartir archivos durante la reunión. 

Y luego están las herramientas de gestión de trabajo y colaboración, como Google Drive, Asana y Smartsheet. Este tipo de herramientas facilitan el intercambio de información entre equipos; mejor aún, con herramientas de gestión de trabajo y colaboración, el intercambio de información fluye en ambos sentidos. Los miembros del equipo pueden actualizar fácilmente su progreso sin necesidad de reuniones o llamadas telefónicas adicionales. Estas herramientas pueden lograr muchas cosas, como el seguimiento del progreso en las tareas, los entregables y los hitos. También pueden ayudarte a gestionar un presupuesto, crear gráficos y diagramas útiles, gestionar contratos y licencias y mantener a los interesados informados. 

Las herramientas de gestión de trabajo y colaboración te permiten orientar las comunicaciones en el contexto de tareas específicas, detalles del proyecto y el cronograma. En lugar de escribir un correo electrónico con enlaces a la información correspondiente, cuando trabajas y te comunicas con una de estas herramientas, la información ya está disponible en un lugar para consultarla y tomar decisiones fácilmente. Otro gran beneficio de este tipo de herramientas es que el trabajo se hace en tiempo real.

Estas herramientas permiten a los equipos remotos colaborar y comunicarse como si trabajaran de forma presencial en la misma oficina. Alentar a tus equipos a registrarse y actualizar su progreso regularmente ayuda a la sensación de interactuar con compañeros de trabajo en tiempo real. Hay muchos tipos diferentes de software de gestión de trabajo que facilitan la planificación y el seguimiento de proyectos automáticamente. Y son mucho más eficaces que el seguimiento de proyectos manual. 

Una breve advertencia antes de pasar al uso, acceso o intercambio de información confidencial o que se necesita conocer desde afuera, incluidos los datos financieros y empresariales, los datos del usuario y la información sobre nuestros productos y servicios que suele estar prohibida si no te otorgan permiso explícito. Al compartir con herramientas de gestión de trabajo, distingue a aquellos que quieren y necesitan acceso de aquellos que no, para cumplir tu parte en la protección de datos importantes. 

Hay tantas formas diferentes de compartir información con el equipo, ya sea a través de reuniones, correos electrónicos, mensajes instantáneos, hojas de cálculo y rastreadores. Al familiarizarte con algunas de las herramientas de comunicación más comunes, puedes elegir la más adecuada a las necesidades de tu proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.